Die Stuttgarter
dmc digital media center bietet ab sofort eine Lösung zur rechtssicheren Archivierung mit der Open-Source-ECM-Suite »Alfresco« und den festplattenbasierten Archivsysteme von
Sun Microsystems an. Zum Einsatz kommt hierbei das »Sun StorageTek 5320 NAS Compliance Archiving System«. Damit steht ein Speichersystem zur Verfügung, das die sichere Archivierung auf Festplattenbasis gewährleistet und das Löschen und Verändern von Dateien auf Hardwareebene verhindert.
Revisionssichere Archivierung wird in Unternehmen immer wichtiger, weil sichergestellt werden muss, dass Dokumente auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden. Mittels der Lösung von dmc und Sun können Regeln für die Archivierung von Dokumenten definiert werden, die automatisch Belege, Verträge oder E-Mails archivieren und nach logischen Kriterien gruppieren. Diese Regeln wirken laut dmc unabhängig davon, ob die Dateien über ein Windows-Gruppenlaufwerk, über das ERP-System oder eine andere Anwendung abgelegt werden.
»Zu einem echten ECM mit flexiblen Open-Source-Komponenten gehört auch die revisionssichere Archivierung«, sagt
Heiko Robert, Director ECM und Portale bei dcm. »Daher binden wir professionelle Lösungen in Alfresco ein und machen es damit zu einer echten Alternative gegenüber klassischen und geschlossenen Systemen. Mit der Möglichkeit, Unternehmensprozesse übergreifend zu optimieren und gleichzeitig revisionssichere Archivierung in allen Anwendungen transparent einzubinden, entsteht ein entscheidender Vorteil.«
In Alfresco gliedert sich der Archivierungsprozess in wenige Schritte. Entweder erkennt eine systemweite Regel bestimmte archivierungswürdige Dokumenttypen oder ein Benutzer markiert ein Dokument oder ein Verzeichnis zur Archivierung. In Alfresco wird das Dokument in den Langzeitarchivierungsstandard PDF/A transformiert. Anschließend wird das Dokument mit einem Aktenzeichen versehen und mit einer konfigurierbaren Laufzeit unveränderbar auf dem Sun-System abgelegt.
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