Raimund Schlotmann, Geschäftsführer, Itella Deutschland
Deutsche Unternehmen verschenken die möglichen Kostenvorteile, die elektronische Rechnungsprozesse bieten. Vier von fünf Unternehmen erhalten mehr als 75 Prozent ihrer Eingangsrechnungen immer noch per Post und noch nicht einmal jede zehnte Rechnung elektronisch. Etwa 70 Prozent der eingehenden Papierrechnungen werden vom Empfänger aufwändig gescannt, in fast 40 Prozent der Fälle jedoch erst nach der Bearbeitung und lediglich zu Archivierungszwecken. Eine effiziente Verarbeitung vom Rechnungseingang bis hin zur Zahlung wird dadurch verhindert.
Dies ergab eine Untersuchung von
Itella im Rahmen der diesjährigen »DMS Expo 2007«. Der Dienstleister für Dokumenten- und Informationslogistik on demand befragte 69 Unternehmen mit einem Mindestumsatz von 50 Millionen Euro im Jahr.
»Es ist kaum nachvollziehbar, dass der Rechnungssteller elektronische Informationen zunächst auf Papier bringt und Portokosten zahlt, nur damit der Empfänger wiederum den Aufwand hat, die Daten manuell in sein eigenes System einzugeben«, kommentiert
Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland.
Fast 90 Prozent der Rechnungen haben nach Angaben der Unternehmen weniger als zehn Positionen und werden auf A4-Standardpapier verschickt. Struktur und Layout variieren nur in wenigen Fällen. »Dies sind eigentlich ideale Voraussetzungen, um sofort auf ein frühes Scanning mit Data-Capturing vor der Bearbeitung der Eingangsrechnungen und dann Schritt für Schritt auf vollelektronische Rechnungen umzustellen. Den Aufwand, den viele Unternehmen scheuen, gibt es nicht, wenn ein Provider den gesamten Prozess bereitstellt«, erklärt Schlotmann.
Papierbasierte Rechnungsprozesse werden nicht vollständig verschwinden, vielmehr kommt es darauf an, dass die Unternehmen alle Kanäle sowohl elektronisch als auch papierbasiert flexibel bedienen können. Auf der Versenderseite beinhaltet dies z.B. den Druck, die elektronische Rechnung inklusive qualifizierter elektronischer Signatur oder den Versand via EDI-Anbindung. Beim Empfänger gilt es, die Rechnungen automatisiert in den Purchase-to-Pay-Prozess zu integrierten.
»Der gesamte Prozess kann ganz einfach bei einem Provider wie Itella als Service gebucht werden: Rechnungsstellung, Signatur und Versand sowie Verifizierung, Scanning und Data-Capturing, Workflows und Archivierung«, sagt Schlotmann. »Dazu stellt der Provider eine zentrale Plattform als Drehscheibe für die Verbindung zwischen den Geschäftspartnern bereit. Empfänger und Versender erhalten somit eine einzige Schnittstelle für alle Kanäle. So ist eine schrittweise Umstellung hin zu elektronischen Prozessen ganz leicht möglich.«
Die neue Studie korreliert in etwa mit einer schon früheren Studie
tns Infratest (
ECMguide.de berichtete).
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