Der Erfolg von Unternehmen hängt zunehmend von dem professionellen Handling und Management der immer größer werdenden Papier- und Datenflut ab. Zahlreiche Vorschriften und Richtlinien wie z.B. »Basel 2«, »ISO 9001« oder »Sarbanes-Oxley Act« (SOX) verpflichten die Firmen außerdem dazu, steuerrelevante Daten und Dokumente gesetzeskonform zu verwalten und langfristig zu archivieren. Der Stuttgarter Software-Spezialist
Hauk & Sasko empfiehlt hierfür das Archivsystem »Ukis«, das Bestandteil eines webbasierten Informationssystems ist, mit dem sämtliche Dokumente, Daten und Informationen platzsparend und ressourcenschonend archiviert und über komfortable Suchfunktionen gefunden werden können.
Die Stuttgarter weisen darauf hin, dass sich Speicherformate, Betriebssystemversionen und Anwendungsprogramme schnell ändern. Alte CAD-Formate, die vor knapp zehn Jahren im Originalformat abgelegt wurden, können bereits heute nicht mehr richtig gelesen werden. Eine langfristige Sicherung unternehmensrelevanter Daten und Informationen sei daher zwingend notwendig.
Das Ukis-Archivsystem sorge für eine lückenlose, transparente Dokumentation der Abläufe und eine sichere, fristorientierte Aufbewahrung von relevanten Dokumenten wie z.B. Belegen, Kundenverträgen und E-Mails inklusive deren Anhänge. Diese werden dabei in einem für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente geeigneten Format abgelegt, wie z.B. dem ISO-Standard PDF/A. Je nach Konfiguration ist auch eine zusätzliche Konvertierung nach DXF, TIFF oder JPG möglich.
Der Benutzer kann festlegen, in welchen Abständen das System die Daten automatisch archivieren soll. In der Archivsuche kann u.a. nach bestimmten GDPdU-Attributen, der Firma, dem Bearbeiter oder nach beliebigen anderen Attributen gesucht werden.
Hauk & Sasko >>