Mutiger Schritt. Die
Stadtverwaltung Jena setzt auf ein nahezu papierloses Büro. Und umgesetzt wird diese Strategie mit dem Archiv- und Dokumenten-Management-System »OS.5 ECM« von
Optimal Systems.
Im Bürgeramt sorgt das elektronische Archiv nach Angaben des Berliner ECM-Spezialisten schon seit 2004 für einen papierlosen Arbeitsalltag. Bis jetzt seien bereits 5,2 Millionen Blatt Papier – darunter Fahrzeug-, Pass-, Melde- und Fahrerlaubnisakten – in elektronischer Form archiviert worden. Im nächsten Schritt sollen nun die Stadtkasse und das Bauaktenarchiv auf das neue System umgestellt werden. Auch eine virtuelle Poststelle der Stadtverwaltung auf Basis der OS-Lösung geplant.
»Mit dem System lassen sich Tätigkeiten wie das Heraussuchen, Verteilen, Weiterleiten, Ablegen und Kopieren von Dokumenten extrem abkürzen – wofür in Verwaltungen sonst 20 Prozent der Arbeitszeit investiert würden«, erläutert
Tom Albertin, stellvertretender Leiter des Bürgeramtes und verantwortlich für die Einführung des »eGovernment-Verfahrens« in der Verwaltung. »Die Kooperation der Mitarbeiter hat sich verbessert; wir haben an Transparenz und an Kundenzufriedenheit gewonnen.«
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