Gewerblich-technische Schulen (GTS) Offenbach werden papierfrei
Die
Gewerblich-technischen Schulen (GTS) Offenbach haben sich dafür entschieden, das Dokumenten-Management-System (DMS) »ArcFlow« zur papierlosen Verwaltung ihrer Dokumente einzusetzen. Damit reduziert die Schule nach Angaben des gleichnamigen Herstellers
ArcFlow ihren Administrationsaufwand erheblich und die Mitarbeiter sind in der Lage, sämtliche Unterlagen schnell und einfach wieder zu finden – unabhängig von der Person, die sie abgelegt hat.
Rund 1.700 Schüler besuchen die GTS in Offenbach am Main. Jedes Jahr verlassen ca. 500 Schüler die Einrichtung und etwa ebenso viele kommen neu dazu. Mit jedem neuen Schüler legen die Verwaltungsmitarbeiter der GTS eine aktuelle Schülerakte an, die alle wichtigen Dokumente zu der jeweiligen Person enthält, wie beispielsweise Anmeldungen, Korrespondenzen und Zeugnisse.
Bisher heftete die Schule sämtliche Unterlagen manuell in Ordnern ab. Durch die steigende Zahl an Dokumenten jedoch – zu den derzeit 140.000 abgelegten Dokumenten kommen pro Jahr ca. 17.000 neue hinzu – wurde es für die Bildungseinrichtung immer schwieriger, den Überblick zu behalten und bestimmte Dokumente zeitnah wieder zu finden. Hinzu kommt, dass die Schulverwaltung Zeugnisse 50 Jahre lang aufbewahren muss, um den Schülern bei Bedarf eine Kopie zur Verfügung zu stellen.
Neben der schnellen Suche sei die einfache Anwendung des Systems ausschlaggebend gewesen für die GTS, sich für Arcflow zu entscheiden. »Arcflow hilft uns, den Überblick zu bewahren und die zunehmende Anzahl an Dokumenten in den Griff zu bekommen«, erklärt GTS-
Schulleiter Klaus-Dieter Zebisch. »Wir finden sämtliche Unterlagen zu allen Vorgängen zeitnah wieder – selbst wenn der dafür zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist. Darüber hinaus sparen wir sehr viel Zeit, da wir nicht mehr alle Unterlagen manuell in Ordnern ablegen müssen. Somit können wir unsere Effizienz mit Arcflow erheblich steigern.«
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