Zur Optimierung und Steuerung des Kerngeschäftes sowie der Rechnungsbearbeitung nutzt die
Investitionsbank Berlin IBB die ECM-Standardplattform »nscale« von
Ceyoniq in Verbindung mit der Erfassungs- und Klassifizierungssoftware »
Kofax Ascent Capture« und »Xtrata Pro«. Das ECM-Gesamtprojekt ist in unterschiedliche Teilprojekte gegliedert.
Als Basis des Gesamtprojekts wurde die vorhandene IT-Infrastruktur inklusive »Ceyoniq Ceterna«-Anwendung und
SAP-Archivierung auf nscale konsolidiert. Mit der Einführung des Nscale-Desktops als Basisapplikation wurde den Sachbearbeitern der umgestellten Themenbereiche die elektronische Akte mit Dokumenten-Management, Workflow und Recherchefunktionen zur Verfügung gestellt. Auch die elektronisch erzeugten geschäftsrelevanten Informationen aus den Office-Applikationen können seitdem laut Ceyoniq zentral in der elektronischen Akte archiviert werden.
Parallel sei das Teilprojekt »Elektronischer Postkorb« realisiert worden. Dieser umfasse das Scannen der Eingangspost mit der Freiformerkennungssoftware Kofax-Xtrata-Pro für ein Volumen von jährlich ca. 600.000 Seiten. Die gescannte Tagespost wird anschließend zur Weiterverarbeitung in der elektronischen Akte im Nscale-Desktop an die Fachabteilungen verteilt.
Beachtlich erscheint das Teilprojekt »Altaktenklassifizierung«. Innerhalb eines Monats seien ca. 2,5 Millionen Seiten über ein iteratives Verfahren klassifiziert und an Nscale übertragen worden. Das Projekt umfasst insgesamt ca. zehn Millionen Seiten Altakten, die erkannt und revisionssicher archiviert werden, um anschließend den Fachbereichen im Nscale-Desktop zur Recherche zur Verfügung zu stehen.
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