Tags unter »MatchPoint für Records Management« (Bild: Itsystems)
Der Sharepoint-Spezialist
itsystems stellt eine neue Lösung für die Verwaltung von Geschäftsprozessen und elektronischen Akten vor. Mit »MatchPoint für Records Management« sollen Unternehmen die Zusammenarbeit bei Geschäften oder Projekten ohne Zusatzarbeit der Mitarbeiter einfach strukturieren, organisieren und in Einklang mit Standards wie MoREQ, DOMEA, GEVER und ELAK revisionssicher verwalten können. Mitarbeiter sollen so jederzeit eine Übersicht über alle laufenden Prozesse und Informationen haben, wodurch sie jede Information problemlos finden und zuordnen können.
Die neue Lösung verfolgt einen völlig neuen Ansatz bei der Verwaltung von Geschäften und elektronischen Akten (Schweiz: Dossiers). Auf der Basis von
Microsoft-Sharepoint und der intelligenten Metadatenverwaltung von »MatchPoint« werden alle Informationen und Vorgänge der Geschäftsverwaltung auf einer zentralen, auf Microsoft Standard-Produkten basierenden Plattform abgebildet. Die Geschäfte werden über Metadaten, Statusinformationen und rollenbasierte sowie kontextbezogene Sichten gesteuert und kommen gänzlich ohne komplizierte, starre Workflows aus.
Im Mittelpunkt eines jeden Geschäfts bzw. Projekts steht laut Itsystems ein virtueller Arbeitsraum: die elektronische Akte. Alle Aufgaben und Fristen, die Kommunikation und Zusammenarbeit laufen über diese Akte. Hier werden Dokumente und E-Mails zum Geschäft abgelegt und eindeutig zugeordnet. Die Strukturierung der elektronischen Akten kann nach frei wählbaren Kriterien umgesetzt werden. Hierbei können z.B. Hierarchieebenen der Akten, die Zuteilung von Geschäften pro Akte oder die Einteilung in Akten und Sub-Akten festgelegt werden.
»Neu an diesem Ansatz ist, dass Metadaten nicht mehr direkt auf Informationen vergeben, sondern über beliebige Strukturen vererbt werden«, erläutert
Patrick Püntener, Mitglied der Geschäftsleitung bei Itsystems. »Die Struktur kann aufgrund der individuellen Anforderungen einzelner Organisationseinheiten unterschiedlich sein. Wichtig ist es nur, sicher zu stellen, dass die relevanten Metadaten vorhanden sind. ‚Matchpoint für Records Management’ unterstützt damit unterschiedliche Arbeitsweisen und Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform mit prozessübergreifender Sicht und Kontrolle.«
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