Unternehmen müssen sicherstellen, dass die digitalen Abbilder von Papier-Dokumenten unverändert dem Original entsprechen. Dies übernimmt eine Signaturlösung, die, wenn bereits in die Scan-Software integriert, Zeit und Kosten bei der rechtssicheren Datenerfassung sparen soll.
Die Einbindung elektronischer Signaturen in Geschäftsprozesse soll dazu beitragen, Arbeitsabläufe sicherer und effizienter zu machen. »Im Rechnungswesen beispielsweise gewährleisten mit elektronischen Signaturen versehene elektronische Rechnungen, dass die Vorsteuer abgezogen werden darf (UstG §14) sowie umfangreicher Papieraustausch und Aufwendungen dafür (Portokosten und spätere Lagerung) vermieden werden«, erklärt
Angelo Grodzki,
Marketing- und Vertriebsmanager beim
Satz-Rechen-Zentrum (SRZ).
Eine elektronische Signatur ist der Beweis, dass das digitalisierte Abbild mit dem Original auf Papier übereinstimmt. Daher wächst die Bedeutung auch in den Bereichen Datenerfassung und -archivierung. Die Umwandlung bereits beim Posteingang und anschließende Archivierung in einem elektronischen Archiv ist in vielen Firmen bereits ein gängiges Verfahren zur Vermeidung von Papierbergen.
So verlangt beispielsweise §36 der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV) unter anderem, dass die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen sind, wenn sie vor Ablauf der entsprechenden Aufbewahrungsfrist vernichtet werden sollen«, sagt Grodzki. »Auch im Rahmen der GDPdU existieren Vorgaben bezüglich der Archivierung elektronischer Dokumente, die unter Handels- und Steuerrecht fallen.« Demnach sei neben dem direkten recherchierenden Datenzugriff beim Steuerpflichtigen und der Überlassung elektronischer Informationen auch der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur gefordert.
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