Jens Büscher, Geschäftsführer, Docuportal
Der Bremer ECM-Spezialist
DocuPortal hat seine ECM-Suite »DocuPortal 7« kräftig aufgemotzt. In der aktualisierten Version gibt es u.a. neue Updates zur E-Mail-Archivierung sowie eine komplett überarbeitete Windows-Dateisystem-Integration. Die Suite vereint bekanntermaßen in einer einzigen Software-Komponente für Dokumentenmanagement, Collaboration, Informationsmanagement, Workflow in Form digitaler Umlaufmappen, Input- und Outputmanagement sowie Langzeitarchivierung (Records Management).
Als besondere Highlights der Suite gelten die schnelle Einsatzfähigkeit, die Flexibilität und vor allem die einfache Erlernbarkeit der webbasierten Oberfläche. In der neuen Suite wurden nicht nur Funktionen ergänzt, sondern laut Anbieter auch die Suchperformance deutlich optimiert. Dies gilt auch für die E-Mail-Archivierung »DocuPortal Outlook«, die als Add-On zur aktuellen Outlook-Version installiert wird.
Komplett neu entwickelt wurde die Integration ins Windows-Dateisystem. Diese steht auf modernen Windows-Betriebssystemen zur Verfügung und ermöglicht über den bekannten Windows-Explorer den direkten Zugriff auf Dateien und Informationen der Suite. Der Zugriff erfolgt, wie im Browser, über eine Web-Verbindung.
Das Bremer Softwarehaus betont, dass durch stabile und sichere Architektur die Suite bereits in vielen sensiblen Bereichen im Einsatz ist, z.B. in der biochemischen Industrie, im Pharma- und Kraftwerkswesen, bei Versicherungen und Banken. Die Lösung sei ideal geeignet für die allgemeinen Unternehmenskommunikation, im Qualitätsmanagement, zur Projektdokumentation und für digitale Akten.
Die Nutzung sei vor allem für unerfahrene PC-Benutzer ideal und effektiv, da es quasi keinen Lernaufwand gebe. Nach Eingabe der Verbindungsdaten stellt Docuportal Dateien und Ordner bereit. Als Besonderheit würden zudem einfache Informationen, beispielsweise Notizen oder Adressen, angezeigt. Über Kontextmenüs können Inhalte gelöscht, archiviert, kopiert oder verschoben werden.
»Eine pure Office-Integration war uns zu einseitig. Denn ein Unternehmen nutzt in der Regel nicht nur eine Office-Version, sondern beispielsweise auch CAD- oder Grafikanwendungen«, sagt Docuportal-
Geschäftsführer Jens Büscher. »Unser Ziel ist, dass die Benutzer mit jeder Anwendung zeit- und ortsunabhängig arbeiten können. Die Windows-Dateisystem-Integration ist zwar technisch aufwändig, aber die Arbeit hat sich gelohnt. Wir konnten die Akzeptanz einer DMS-Lösung bei den Mitarbeitern unserer Kunden damit deutlich erhöhen.«
Docuportal stellt jetzt das Update für Bestandskunden mit Update-Vertrag sowie eine Testversion der Suite für Interessenten zum Internet-Download zur Verfügung.
Download des Updates bzw. Testversion für Interessenten >>ECMguide.de-Interview mit Docuportal-Geschäftsführer Jens Büscher über »ECM im Mittelstand« >>Docuportal Deutschland >>.