John Mancini, President, AIIM
Dass die Informations- und damit auch die Dokumentenflut in Unternehmen exponentiell wächst, ist schon lange Fakt. Trotzdem gibt es nach wie vor zahlreiche Unternehmen, die strategielos Unmengen an Dokumenten horten oder über die Verwaltung von Dokumenten und Inhalten debattieren. Um zu veranschaulichen, dass es keine Diskussion mehr darüber geben braucht, »ob« der Einsatz eines Dokumenten- und Content-Management-Systems sinnvoll ist, sondern höchstens noch »welches«, hat
John Mancini, President des ECM-Branchenverbandes
AIIM International, einige aussagekräftige Zahlen zusammengetragen.
Die Zahlen basieren zwar auf Erhebungen in den USA, sind aber nach Meinung des AIIM durchaus weltweit adaptierbar. Die Fakten-Liste von Mancini umfasst zehn Punkte:
► Die Ablage eines Dokuments kostet Unternehmen 20 US-Dollar. Wurde es falsch abgelegt, kostet das Wiederauffinden 120 US-Dollar. Und gar 220 US-Dollar müssen Unternehmen investieren, wenn sie ein Dokument wieder herstellen wollen.
► 7,5 Prozent aller Dokumente gehen verloren, weitere 3 Prozent werden falsch abgelegt.
► Mitarbeiter verbringen bis zu 50 Prozent ihrer Zeit mit der Informationssuche, dagegen nur zwischen 5 und 15 Prozent mit dem Lesen von Informationen.
► Ein Geschäftsdokument wird durchschnittlich 19 Mal fotokopiert.
► Über vier Billionen Papierdokumente haben sich allein in US-Unternehmen angesammelt, und ihre Zahl wächst laut
PricewaterhouseCoopers jährlich um 22 Prozent.
► Durchschnittlich 18 MByte an E-Mails gingen in 2007 täglich bei Mitarbeitern ein. Bis 2011 soll diese Menge auf 28 MByte ansteigen.
► Nach einer Untersuchung der
Radicati Group versenden und empfangen Anwender durchschnittlich 133 E-Mails am Tag.
► Ein einziges Faxgerät im Unternehmenseinsatz kostet 6.200 US-Dollar (z.B. von
Captaris) im Jahr. Der manuelle Versand einer Fax-Nachricht schlägt mit durchschnittlich acht Minuten Arbeitszeit zu Buche.
► Der Versand eines Päckchens per Kurier kostet durchschnittlich zwischen 8 und 15 US-Dollar.
► Allein in 2008 sind die Kosten für Büroräume weltweit um durchschnittlich 19 Prozent gestiegen.
»Spätestens beim Lesen dieser Zahlen müssen bei sämtlichen Unternehmen die Alarmglocken schrillen«, meint
Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA der
AIIM Europe. »"Das sind Fakten, die wirklich jeden betreffen. Angesichts der aktuellen Wirtschaftskrise sind ungenutzte Einsparpotenziale ein Luxus, den sich kaum noch einer leisten kann.«
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