Jens Büscher, Geschäftsführer, Docuportal
Nicht nur die Abwrackprämie bei Autos zeigt Wirkung, auch im Bausektor sind anscheinend eine Vielzahl von Projekten gestartet worden. Und die daraus resultierende steigende Nachfrage nach ECM-Lösungen zur Umsetzung der neuen Projekte spürt man langsam im hause des ECM-Spezialisten
DocuPortal. »Wir haben bereits mehrere Anfragen von Interessenten erhalten, die akute Bauprojekte realisieren müssen und dafür nach einer geeigneten Lösung zum effizienten Informations- und Dokumenten-Management suchen«, erklärt Docuportal-
Geschäftsführer Jens Büscher. »Voraussetzung ist, dass sie kostengünstig ist und ohne lange Installations- und Schulungsphasen auskommt.«
Insbesondere im Bausektor gilt es, viele involvierte Partner an unterschiedlichen Orten möglichst effizient in den Informationsfluss einzubinden und eine rasche, kostengünstige und effiziente Abwicklung der Projekte zu gewährleisten. Optimale Unterstützung biete hierbei die vollständig webbasierte ECM-Lösung »Docuportal« des gleichnamigen Bremer Anbieters. Über ein Web-Portal können Projektbeteiligte damit gemeinsam auf benötigte Informationen zugreifen, diese austauschen und untereinander kommunizieren. Dabei sei die Software einfacher zu administrieren und auch preisgünstiger als die meisten Wettbewerbsprodukte.
»Mit ECM-Systemen lassen sich nicht nur die üblichen Office-Dokumente und kaufmännischen Belege verwalten, sondern auch heterogene Dokumentbestände, wie sie bei Bauprojekten anfallen«, betont Büscher. »Sie beschleunigen den gezielten Zugriff auf Informationen und erleichtern die Zusammenarbeit im Team.«
Die Docuportal-Software beinhaltet weitreichende Funktionen im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement, Workflow, Collaboration und Langzeitarchivierung. Die Dateisystemintegration sowie die E-Mail-Archivierung unterstützen dabei den Aufbau von digitalen Projektakten mit zahlreichen Strukturierungsmöglichkeiten sowie einer Volltextsuche und Dateivorschau Hunderter Dateiformate. Der Zugriff auf Dateien und Informationen wird über Berechtigungen geregelt, beispielsweise für Sub-Auftragnehmer. Medienbrüche und Zeitverzug sollen damit vermieden werden. Über den integrierten Benachrichtigungsservice erhalten alle Beteiligten eines Projektes − Mitarbeiter, Kunden, Sub-Auftragsnehmer und Außendienstmitarbeiter und Baubüros vor Ort − sofort Nachricht über neue und geänderte Inhalte. Darüber hinaus erlaube die integrierte Vorgangsbearbeitung beispielsweise Architekten und Bauleitern vor Ort, über mobile PCs Geschäftsvorgänge zu initiieren. Dies ermögliche die Einbindung von Sub-Auftragnehmern ohne Zeitverzug, beispielsweise im Fall von Schadensmeldungen oder Materialnachbestellungen. Reports ermöglichen eine sofortige Statusübersicht über die Aufgaben.
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