Der DMS-Lösungsspezialist
Henrichsen hat auf Grundlage der
Docutec-Software »Xtract for Documents« (X4D) eine umfangreiche Systemlösung bei der
CG Car-Garantie Versicherungs-AG installiert. Das Besondere: Die neue Lösung extrahiert und verarbeitet die KFZ-Schadensabrechnungen in einer hohen Verarbeitungstiefe.
Täglich erhält der Garantie-Spezialversicherer etwa 800 Rechnungen von KFZ-Werkstätten aus ganz Europa – Tendenz steigend. Das Freiburger Unternehmen bearbeitet im Rahmen seines Kerngeschäftes Schadensrechnungen aus dem Bereich der KFZ-Garantieversicherung.
»Mit der neuen Lösung können wir heute die eingehenden Rechnungen tagesaktuell erfassen und automatisiert in die nachfolgenden Bearbeitungsprozesse einschleusen. Das war vor der Einführung nicht möglich«, sagt
Klaus Herzog, Leiter Recht/Garantie bei der Car-Garantie. »Neben diesem Effizienzgewinn in unserem Kernprozess kann ich durchweg von sehr zufriedenen Anwendern berichten. Für mich auch ein ganz wichtiges Ergebnis in der erfolgreichen Zusammenarbeit mit Henrichsen und Docutec.«
»Die Herausforderung an uns war von Beginn an klar«, berichtet
Gesamtprojektleiter Holger Lubrich von Henrichsen. »Es musste ein System sein, das in der Lage ist, Posten auf Einzelpositionsebene zu extrahieren und ihrer Art nach zusammen zu fassen.« Die Installation eines solchen Systems gilt als gelungen. »Die unterschiedliche Behandlung der verschiedenen Rechnungsposten war eine gänzlich neue Anforderung an eine für Materialpositionen optimierte Rechnungsverarbeitung«, freut sich
Jan Sendler, der das Projekt auf Docutec-Seite betreut hat. »Im Rahmen des Projektes haben wir diese Anforderung aber erfolgreich gelöst.«
Anhand von hinterlegten Validierungsregeln werden Datenfelder wie »Rechnungssteller«, »Schadensmeldung«, »Materialkosten« oder »Vertragspartner« von der Docutec-Software identifiziert und erkannt. Gerade diese Funktion mache X4D für die Car-Garantie so wichtig: Durch die Extraktionsregeln, die der Software zugrunde liegen, ist der Garantieversicherer jetzt in der Lage, seine täglich rund 800 eingehenden Rechnungen mit den typischen Angaben von Material- und Dienstleistungsposten plus Begleitdokumente wie Wartungsbelege oder sonstige Anlagen effizient und schnell zu verarbeiten. Denn zum einen liegen die eingehenden Rechnungen jetzt tagesbezogen im System vor, zum anderen können die Mitarbeiter – oft auch standortübergreifend – schneller auf die benötigten Dokumente zugreifen.
Als weiteren Vorteil führt man bei Docutec an, dass die bearbeiteten Originalrechnungen vernichtet werden können. Die gescannten Rechnungen werden revisionssicher im elektronischen Archiv verwahrt. »Ziel ist es nun«, sagt
Frank Tiedt, Director Partner Sales bei Docutec, »genau diese Art von Leistung – nämlich das Verarbeiten von unternehmensspezifischen Eingangsdaten – jetzt auch anderen Firmen zur Verfügung zu stellen.«
Docutec >>Henrichsen >>Aktuelles ECMguide.de-Interview mit Docutec-Manager Frank Tiedt über »DMS im Mittelstand« >>Mehr über DMS-Systeme im ECMguide.de-Schwerpunkt >>Mehr über »ECM im Mittelstand« im ECMguide.de-Schwerpunkt >>Car-Garantie >>