Der Arbeitsmappenbaum im »ArcFlow«-DMS (Bild: Arcflow)
Der DMS-Spezialist
ArcFlow hat mit der 3.0er Version ihres gleichnamigen DMS-Pakets ein Major-Release vorgestellt. »ArcFlow 3.0« integriert neue Funktionen zur Steuerung von Ereignissen, mit denen Anwender das DMS flexibel an ihre individuellen Anforderungen anpassen können. Darüber hinaus umfasst die neue Version erweiterte Funktionen zur E-Mail-Archivierung.
Die neue Version erlaubt es beispielsweise, eigene Scripte zu schreiben, die anschließend mit Ereignissen verknüpft werden können. Auf diesem Weg lassen sich bestimmte Ereignisse über Funktionen steuern. So kann der Administrator z.B. einrichten, dass alle eingehenden E-Mails vor ihrer Archivierung überprüft werden, ob sie den zuvor definierten Kriterien entsprechen. Als Spam definierte E-Mails lassen sich dabei aussortieren, oder wahlweise in einem separaten Bereich des Systems archivieren. Denkbar ist auch, dass bei Eingang einer bestimmten elektronischen Nachricht ein Workflow ausgelöst oder eine Aufgabe in einem bestimmten Intervall durchgeführt wird. Die Ereignissteuerung erlaubt es somit laut Anbieter, die Software vollständig an individuelle Anforderungen anzupassen, ohne dabei die Update-Fähigkeit des DMS zu beeinträchtigen.
Der Hersteller hat jetzt auch die Zahl der Mailservices in der neuen Version erweitert. Dadurch könne das DMS flexibler an die vorhandenen Mailkonstellationen wie beispielsweise Firewalls angepasst werden. Daneben sei es beispielsweise möglich, für verschiedene Domains innerhalb eines Unternehmens oder einer Firmengruppe unterschiedliche Zuordnungsregeln einzurichten.
Auch das Rechtesystem wurde in der neuen Version noch weiter differenziert. Jetzt kann der Administrator laut Arcflow gezielt definieren, welche Berechtigungen Anwender auf Dokumente und Mappen erhalten. So kann ein Anwender beispielsweise vollen Zugriff auf die Dokumente in einer Mappe haben, ohne die Mappe selbst ändern zu können. Die vergebenen Rechte lassen sich auch automatisch auf alle Untermappen übertragen. Dabei kann der Administrator die Rechtevergabe durch wenige Klicks realisieren.
Erweitert wurde auch die TAPI-Schnittstelle. Bisher konnten Arcflow-Anwender bei eingehenden Telefonaten sämtliche Informationen zum Anrufer auf dem Bildschirm sehen sowie Telefonate aus dem DMS ansteuern. Die neue Version ermöglicht jetzt zusätzlich, Konferenzschaltungen per Mausklick oder Tastendruck einzuleiten.
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