Jens Büscher, Geschäftsführer, Docuportal
, der Anbieter und Hersteller der gleichnamigen ECM-Lösung, kündigt nun offiziell die Version 8 seines Pakets an. Die Auslieferung des Major-Release ist für Juni 2009 vorgesehen. So viel schon mal vorab: Zu den Highlights gehören ein Versionsvergleich mit Zusammenfassung, die automatisierte Eliminierung von Datenredundanzen sowie eine integrierte Echtheitsprüfung.
»Gerade jetzt sollten Unternehmen schnellstmöglich für Transparenz, Effektivität und Nachvollziehbarkeit sorgen«, meint Docuportal-
Geschäftsführer Jens Büscher. »Wir gehen davon aus, dass wir mit der Version 8 einen neuen Meilenstein für ein erfolgreich geprüftes, sofort einsatzfähiges, schnell erlernbares und vor allem bezahlbares Enterprise-Content-Management im Mittelstandssektor setzen werden.«
Die neue Version beschleunige beispielsweise durch den neuen Versionsvergleich jetzt erheblich die Arbeit mit geänderten umfangreichen Dokumenten, wie sie beim Vertragsmanagement, in Rechtsabteilungen, im Marketing oder im Qualitätsmanagement typischerweise vorkommen. Mitarbeiter sollen beliebige Versionen einer Datei inhaltlich miteinander vergleichen können. Gelöschte oder hinzugefügte Inhalte werden farbig markiert angezeigt.
Dabei biete der Versionsvergleich seine Ergebnisse wahlweise über das komplette Dokument dargestellt oder über einen besonderen Änderungsextrakt, der Summary, an. Mitarbeitern sei es damit möglich, selbst bei sehr umfassenden Dokumenten wie Gesetzestexten kleine Änderungen sofort zu erkennen und die notwendigen Maßnahmen daraus abzuleiten.
Ein weiteres Highlight ist die Doublettenprüfung. Denn redundante Daten zu vermeiden nimmt mittlerweile einen hohen Stellenwert in Unternehmen ein. Doppelte Arbeit und unnötige Verschwendung von Ressourcen sollen damit beendet werden. Docuportal unterstützt diese Strategie jetzt mit einer integrierten, optionalen Doublettenprüfung. Gleiche Dateien werden beim Hinzufügen in die Ablagestrukturen übergreifend erkannt und vermieden. Ergänzend kann laut Anbieter die Doublettenprüfung sogar beim ersten automatischen Import bestehender Datei- und Ordnerstrukturen in eine ECM-Lösung genutzt werden. So sollen sich evtl. bereits redundant vorliegende Inhalte von Anfang an eliminieren lassen, was die Arbeit der Administratoren deutlich erleichtere.
Ein weiteres interessantes Feature ist die Echtheitsprüfung. Hier kommt zum Tragen, dass digitale Signaturen in vielen Bereichen gefordert sind, aber aus Zeit-, Kosten- und Komplexitätsgründen nicht eingeführt werden. Derzeit findet zudem eine Überarbeitung von Europäischen Gesetzgebungen statt, z.B. für die Anerkennung elektronischer Rechnungen auch ohne digitale Signatur. Docuportal unterstützt seine Kunden durch eine integrierte, automatische Echtheitsprüfung bei der Einhaltung rechtlicher Normen. Überprüft werden sämtliche Dateiarten während des Lebenszyklus im ECM-System. So ließen sich Änderungen von Dateien auf dem Festplattensystem und in der Datenbank aufdecken. Manipulierte Inhalte lösen Sicherheitsmeldungen aus, werden protokolliert und für die weitere Bearbeitung gesperrt. Für Auditoren und Steuerprüfer seien Manipulationen von Inhalten so jederzeit nachvollziehbar. Ebenso könne manuell die Echtheit einer Datei geprüft werden.
Neben diesen Highlights bietet die Version 8 zahlreiche weitere neue und optimierte Funktionen im Bereich Handling, Reporting und Schnittstellen. Die laut Anbieter Out-of-the-Box einsatzfähige Lösung besitzt alle wesentlichen ECM-Komponenten für Dokumentenmanagement, Informationsmanagement, Workflow-Steuerung durch digitale Umlaufmappen sowie Langzeitarchivierung (Records Management).
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