Klaus Tenderich, Business Manager Automation Services, Basware
Die Wettbewerbsvorteile durch den Versand elektronischer Rechnungen werden hierzulande kaum genutzt. »Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen lässt sich viel Geld sparen, denn es entstehen keine Kosten für Papier, Druck, Umschläge oder Porto und auch der Personalaufwand wird reduziert« erklärt
Klaus Tenderich, Business Manager Automation Services beim E-Invoicing-Spezialisten
Basware. »Dennoch hinken deutsche Unternehmen ihren europäischen Nachbarn in Sachen E-Invoicing deutlich hinterher.«
In Ländern wie Finnland oder Schweden würden bereits über zwölf Prozent der Unternehmen digitalisierte Rechnungsbearbeitung nutzen, in Deutschland hingegen setzen erst ein bis vier Prozent auf den Versand elektronischer Rechnungen, so eine Studie von
Billentis. Basware gibt nun Tipps, welche Schritte bei der Einführung zu beachten sind:
► Durchblick bewahren im Gesetzesdschungel: Bevor ein Unternehmen auf E-Invoicing umstellen kann, muss der Empfänger zuerst der elektronischen Übermittlung zustimmen. Weiterhin sind einige Regeln zur elektronischen Signatur zu beachten: Damit Rechnungsempfänger in Deutschland den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen können, müssen die Rechnungen mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Die Signatur ist dabei entweder Teil des Rechnungsdokuments oder aber eine eigenständige Datei. Unternehmen können ihre Rechnungen entweder mithilfe eines Zertifikats, einer Chipkarte und eines Lesegeräts rechtskonform verschlüsseln. Geht die elektronische Rechnung an ein ausländisches Unternehmen, sollten die dortigen juristischen Bestimmungen für die Signatur beachtet werden. In den meisten europäischen Ländern reicht eine einfachere Signatur (»fortgeschrittene elektronische Signatur«) allerdings aus. Der Empfänger ist zudem verpflichtet, die Signatur zu prüfen und das Ergebnis dieser Prüfung zu dokumentieren.
► Regeln zur Archivierung beachten: Das Protokoll der Signaturprüfung muss zusammen mit der Rechnungsdatei sowie dem verwendeten Schlüssel archiviert werden. Dabei schreibt die GDPdU-Richtlinie vor, dass alle Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren lesbar und zugleich revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Die Empfänger sind also verpflichtet, ein elektronisches Archiv aufzubauen – das Ablegen der E-Mails mit den Rechnungen im Postfach reicht dafür leider nicht aus.
► Das richtige Werkzeug besorgen: Möchte das Unternehmen das gesamte E-Invoicing selbständig abwickeln, benötigt es eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Signaturkarte, eine spezielle Software sowie ein Lesegerät.
Freilich hält Basware eine Alternative parat für all diejenigen, denen die gesetzlichen Vorgaben zu kompliziert erscheinen: einen E-Invoicing-Spezialisten an Bord holen. Ein solcher Dienstleister übernimmt auf Wunsch die Koordination mit dem Rechnungssteller, um ihm das Versenden von elektronischen Dokumenten zu ermöglichen. Dazu gehören das Scannen der Rechnung und das Auslesen der Daten. Die gewonnenen Informationen werden zusammen mit dem Rechnungsbild direkt an das Rechnungssystem des Empfängers übermittelt. Für den Rechnungsempfänger kann der Dienstleister die Prüfung der Signatur übernehmen, ein Prüfprotokoll erstellen und alle nötigen Daten den regulatorischen Vorgaben entsprechend archivieren. Besonderer Vorteil: Outsourcing-Partner können in der Regel eine Vielzahl verschiedener Signaturformate verifizieren.
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