Für HanseNet übernimmt der Dienstleister die tägliche Eingangspost von Kunden (Bild: Corinna Scholz)
Die Aufgabe, die der Dienstleister
Alpha Com rund ums Dokument übernimmt, umfasst den täglichen Posteingang mit zeitkritischer Ausführung und Sachbearbeitung, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Migration von Altakten oder Mikroverfilmung fürs Langzeitarchiv. Am Standort Hamburg, dem größten der zehn bundesweit verteilten Produktionen, ist Alpha Com täglich für zirka 500 Kunden aktiv. Das macht im Schnitt rund 800.000 Datenseiten, die mehr als 110 Mitarbeiter Tag für Tag verarbeiten. An allen Standorten zusammen werden täglich mehr als eine Million Seiten digitalisiert.
Nach dem Motto »Selbst erleben bringt mehr als tausend Worte« hat
ECMguide.de einen Rundgang durch die Hamburger Niederlassung absolviert. Das zu scannende Material holt Alpha Com meistens selbst beim Kunden ab und transportiert es in verschließbaren Containern aus Feuer hemmendem Metall. Ein fester Personalstamm fährt die Behälter auf definierten Routen. Die meisten Auftraggeber verlangen diesen Sicherheitsstandard.
Als nächstes dokumentieren die Mitarbeiter die Belegübergabe, d.h. sie machen einen Check-in für die bereits eingerichteten Abläufe. Sie arbeiten vornehmlich mit digitalen Lieferscheinen – das Pendant aus Papier ist selten und unpraktisch, da Alpha Com die gesamten Prozesse elektronisch steuert. Ist eine Jobnummer vergeben, begleitet sie die dazugehörigen Papiere über den gesamten Weg durch die Produktion. Die Verarbeitung erfolgt in Losen mit 250 bis 500 Blatt.
Sind alle Daten schließlich erfasst, erfolgt die Übergabe an den Kunden. Je nach Wunsch ganz unterschiedlich: Auf CD, DVD und Festplatte im verschließbaren Koffer oder per Standleitung mit Verschlüsselung. Bei zeitkritischen Aufträgen, wie dem elektronischen Posteingang, vergehen vom Eingang der Belege bis zur Übergabe nur wenige Stunden.
Lesen Sie die ganze ECMguide.de-Fallstudie: So arbeitet der DMS-Dienstleister Alpha Com >>Alpha Com >>Mehr über digitale Postbearbeitung und Postbearbeitungsdienstleister im ECMguide.de-Schwerpunkt >>.