Andreas Schulz, Leiter internationales Produktmarketing, ELO Digital Office
Ein Mittelständler, der sich prinzipiell für eine ECM-Lösung interessiert, fragt noch nicht nach einem Komplettsystem. Der Trend geht anscheinend zunächst eher zu Einzellösungen oder Einstiegspakete, die zu einer ECM-Gesamtlösung ausgebaut werden können.
Wir sprachen mit Andreas Schulz, Leiter internationales Produktmarketing beim Stuttgarter Softwarehaus ELO Digital Office, über die Herausforderungen, wie der Mittelstand für eine ECM-Lösung zu begeistern ist, und welche Schritte ein Mittelständler beachten sollte.
Wenn sich ein Mittelstandsunternehmen für ein ECM-System interessiert, wird dann eher eine Komplettlösung nachgefragt? Oder eher zunächst ein Basissystem, das sich mit Komponenten, z.B. für BPM, nachrüsten/erweitern lässt?
Schulz: Unterschiedliche Kundenanforderungen stellen an das Lösungsangebot die verschiedensten Anforderungen. Es gibt sowohl ELO-Kunden, die den maximalen Funktionsumfang nutzen, als auch Kunden, welche die ELO-Software im Hintergrund integriert mit anderen Anwendungen betreiben. Allgemein ist zu sagen, dass eine DMS/ECM-Lösung über offene und standardisierte Schnittstellen angesprochen werden muss, um eine nahtlose Integration in die Unternehmenslandschaft und führende bzw. wichtige Anwendungen wie ERP, CRM und E-Mail zu gewährleisten.
Wie vertraut sind Mittelstandsunternehmen mit der ECM-Thematik? Müssen Sie noch viel Basisarbeit leisten?
Schulz: Das Thema DMS/ECM und die Sensibilisierung hierfür gewinnen zunehmend an Bedeutung. Betrachtet man die Durchdringung der Thematik im Mittelstandssegment, dann ist hier jedoch sicherlich noch viel Aufklärungsarbeit zu leisten. DMS/ECM ist komplex und hat viele unterschiedliche Facetten. Die DMS/ECM-Branche hat mit ihren vielen Abkürzungen bzw. Akronymen und vermeintlichen Synonymen mehr für Verwirrung als für Aufklärung gesorgt. In vielen Unternehmen ist der Begriff Dokumenten-Management vertrauter und geläufiger und eine genaue Abgrenzung zu ECM eher unterrepräsentiert. Allgemein ist zu beobachten, dass viele Unternehmen in Bezug auf die durchgängige elektronische Arbeitsweise noch am Beginn stehen.
Ein ECM-System kann sicherlich nicht »so nebenbei« eingeführt werden. Was empfehlen Sie Unternehmen, die in Sachen ECM vorangehen wollen?
Schulz: Allgemein hängt die erfolgreiche Einführung einer Anwendung immer von verschiedenen Faktoren ab. Aus Herstellersicht sind mindestens zwei Dinge anzumerken: Zum einen ist die frühzeitige Einbindung des Fachbereiches bzw. der Anwender ein wichtiger Erfolgsfaktor. Teilweise erleben wir bereits im Rahmen von Ausschreibungen und Präsentationen erste Tests mit potenziellen Anwendern. Zum anderen ist die gesamte Planung des Projektes von entscheidender Bedeutung. Daher lautet die Empfehlung, klein zu starten und die große Lösung dabei im Hinterkopf zu haben, um nicht Gefahr zu laufen, zu große und komplexe Projekte gegen die Wand zu fahren.
Mit welchen Trends rechnen Sie auf der kommenden »DMS Expo«?
Schulz: Aus unserer Sicht stehen die Themen Mobilität, Prozessintegration und Enterprise-Search im Fokus – und damit auch auf unserer Agenda. Mit der Integration von Smartphones wie dem ‚Apple iPhone’ in das ELO-ECM-System bieten wir einen Lösungsansatz für die wachsende Mobilität der Informationsarbeiter. Die Integration in die Geschäftsprozesse auf Basis der nahtlosen Verzahnung mit führenden Geschäftsanwendungen wie ERP-Systemen ist ein weiterer Trend, der geschäftskritisch und von längerer Dauer sein wird. Abschließend sehen wir die intelligente Unternehmenssuche im Intranet im Zusammenspiel mit den unterschiedlichsten Anwendungen und Datenbeständen als wettbewerbsentscheidendes Thema.
Erste Anbieter offerieren eine Art Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung, also eine Art DMS-as-a-Service bzw. ECM-as-a-Service. Ist das ein Trend, der sich durchsetzen kann? Oder eher ein Hype mit letztendlich wenig Aussichten auf größere Marktanteile?
Schulz: Das Thema SaaS gewinnt weltweit an Bedeutung, wobei Deutschland sich hier nicht gerade in der Vorreiterrolle befindet. Gerade ERP-Anbieter wie Sage und Lexware gehen bereits erste Schritte in diese Richtung; von daher ist es mehr als sinnvoll, diese Schritte auch im DMS-Bereich zu vollziehen. Künftig dürfte es eine Koexistenz von ‚desktopbasierten’ und ‚internetbasierten’ Rich-Clients geben. Gerade die Entwicklungstechnik im webbasierten Bereich bietet immer neue Werkzeuge an, die den leistungs- und funktionsstarken Aufbau einer ‚Rich-Internet-Anwendung’ erlauben.
Ist aus Ihrem Hause mit einem Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung zu rechnen bzw. offerieren Sie schon etwas?
Schulz: Wir beobachten den Markt sehr intensiv und führen entsprechende Gespräche mit unseren Kunden. Erste Pilotprojekte sind hier bereits in der konkreten Planungs- bzw. Umsetzungsphase. Sobald die Zeit dafür wirklich reif ist, werden wir erste Angebote auf breiter Basis zur Verfügung stellen.