Jörg Bothmann, Geschäftsführer, Alpha Com Deutschland
Ein Mittelständler, der sich prinzipiell für eine ECM-Lösung interessiert, fragt noch nicht nach einem Komplettsystem. Der Trend geht anscheinend zunächst eher zu Einzellösungen oder Einstiegspakete, die zu einer ECM-Gesamtlösung ausgebaut werden können.
Wir sprachen mit Jörg Bothmann, Geschäftsführer bei Alpha Com Deutschland, über die Herausforderungen, wie der Mittelstand für eine ECM-Lösung zu begeistern ist, und welche Schritte ein Mittelständler beachten sollte.
Wenn sich ein Mittelstandsunternehmen für ein ECM-System interessiert, wird dann eher eine Komplettlösung nachgefragt? Oder eher zunächst ein Basissystem, das sich mit Komponenten, z. B. für BPM, nachrüsten/erweitern lässt?
Bothmann: Die Motivation zur Optimierung des Informationsflusses kommt oft von einer einzelnen Abteilung, die ein ganz konkretes, praktisches Problem hat. Dazu sucht man eine passende Lösung und setzt sie um. Wenn sich die Lösung bewährt, wird sie erweitert. Ergo: Eine unternehmensweite Herangehensweise ist im Mittelstand bei weitem nicht so ausgeprägt wie bei großen Konzernen. Daher sollte man eine Lösung wählen, die sich skalieren bzw. um weitere Module ergänzen lässt.
Wie vertraut sind Mittelstandsunternehmen mit der ECM-Thematik? Müssen Sie noch viel Basisarbeit leisten?
Bothmann: Die Auswahl passender Hard- und Software ist nur die »halbe Miete«. Es geht doch auch um die Gestaltung optimaler Abläufe mit dem Ziel, Papier gänzlich zu vermeiden und einen durchgängigen Datenfluss zu erreichen. Und alles mit einer möglichst hohen Akzeptanz der Nutzer. Das halte ich für die eigentliche Herausforderung.
Ein ECM-System kann sicherlich nicht »so nebenbei« eingeführt werden. Was empfehlen Sie Unternehmen, die in Sachen ECM vorangehen wollen?
Bothmann: Nach unserer Erfahrung dauert die Einführung von DMS/ECM in der Regel länger als anfangs geplant. Schließlich müssen alle beteiligten Mitarbeiter noch ihre tägliche Arbeit schaffen. Und die Krux steckt im Detail. Von daher raten wir, mit einem überschaubaren Einsatzbereich zu starten. Das passt genau zur üblichen Vorgehensweise, siehe Antwort 1.
Mit welchen Trends rechnen Sie auf der kommenden »DMS Expo«?
Bothmann: Die nachgefragten Dienstleistungen werden komplexer. Der Kunde möchte Leistungen nach dem Motto »Alles aus einer Hand« haben und sich selbst nicht mit den täglichen Details beschäftigen. Das liegt einerseits an der nötigen Konzentration auf die Kernkompetenz, weil der Wettbewerbsdruck ständig zunimmt. Andererseits sind externe Leistungen rund um’s Dokument in der Regel deutlich günstiger als die interne Abwicklung. Wir reagieren darauf, in dem wir unser Partnernetzwerk ausbauen mit Beratern, Systemintegratoren oder Softwareherstellern, die unser Portfolio sinnvoll ergänzen.
Erste Anbieter offerieren eine Art Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung, also eine Art DMS-as-a-Service bzw. ECM-as-a-Service. Ist das ein Trend, der sich durchsetzen kann? Oder eher ein Hype mit letztendlich wenig Aussichten auf größere Marktanteile?
Bothmann: Der SaaS-Ansatz für DMS ist die logische Konsequenz, wenn der Kunde nicht nur den elektronischen Posteingang auslagern will, sondern auch die nötige Archivierung. Denn DMS oder ECM-Lösungen gehören in der Regel nicht zum Standardrepertoire der eigenen IT-Abteilung.