Jürgen Biffar, Vorstand Produkte & Finanzen, Docuware
Ein Mittelständler, der sich prinzipiell für eine ECM-Lösung interessiert, fragt noch nicht nach einem Komplettsystem. Der Trend geht anscheinend zunächst eher zu Einzellösungen oder Einstiegspakete, die zu einer ECM-Gesamtlösung ausgebaut werden können.
Wir sprachen mit Jürgen Biffar, Vorstand Produkte & Finanzen bei Docuware, über die Herausforderungen, wie der Mittelstand für eine ECM-Lösung zu begeistern ist, und welche Schritte ein Mittelständler beachten sollte.
Wenn sich ein Mittelstandsunternehmen für ein ECM-System interessiert, wird dann eher eine Komplettlösung nachgefragt? Oder eher zunächst ein Basissystem, das sich mit Komponenten, z.B. für BPM, nachrüsten/erweitern lässt?
Biffar: In der Regel besteht ein konkreter Bedarf, etwa Papierberge abzubauen oder Eingangsrechnungen elektronisch zu bearbeiten. Sollen Papierunterlagen unterschiedlichen Formats an zentraler Stelle elektronisch archiviert werden, kommt jedoch schnell der Wunsch auf, elektronische Daten aus Drittanwendungen – wie kaufmännischen Systemen – gemeinsam mit den Schriftstücken abzulegen. Eine Dokumenten-Management-Lösung sollte deshalb schon im Standard über einen großen Funktionsumfang verfügen, sich einfach ausbauen lassen und eine simple Integration in bestehende IT-Umgebungen ermöglichen.
Wie vertraut sind Mittelstandsunternehmen mit der ECM-Thematik? Müssen Sie noch viel Basisarbeit leisten?
Biffar: Allein der Begriff ECM ist nur wenigen Mittelständlern bekannt, wenn überhaupt, befassen sie sich mit dem Thema Dokumenten-Management. Dass noch viel Basisarbeit geleistet werden muss, zeigt die gegenwärtige Marktdurchdringung von ECM/DMS von unter 20 Prozent. Es gibt noch viel zu tun, vor allem aber ist die Akzeptanz eine große Hürde. Anwender sind an ihre Ordner/Papierablagen und so weiter gewöhnt, und haben im Vorfeld keine Vorstellung von der Entlastung, die auf sie zukommt. Sie erkennen auch den großen Nutzen (Zeit, Platz, Kosten sparen, Service verbessern) nicht auch Anhieb.
Ein ECM-System kann sicherlich nicht »so nebenbei« eingeführt werden. Was empfehlen Sie Unternehmen, die in Sachen ECM vorangehen wollen?
Biffar: Ein strukturiertes Vorgehen bei der ECM-Einführung ist entscheidend für den Erfolg. Dazu gehört beispielsweise, die Dokumentarten und Prozesse zunächst zu dokumentieren und dann die Abbildung im System vorzunehmen. Die einfache Integration unterschiedlicher Anwendungen in das DMS spart Zeit und Kosten. Um eine reibungslose Einführung zu garantieren, sollte ein IT-affiner Mitarbeiter als Projektleiter abgestellt werden.
Mit unserem neuen Online-Medium, dem Nutzen-Konfigurator (
ECMguide.de berichtete), lassen sich Vorteile für das eigene Unternehmen ganz individuell ermitteln – zugeschnitten auf einzelne Abteilungen, typische Dokumente und spezielle Arbeitsabläufe.
Mit welchen Trends rechnen Sie auf der kommenden »DMS Expo«?
Biffar: Ich bin davon überzeugt, dass den auf Basis neuester Technologien entwickelten Online-Anwendungen die Zukunft gehört. Es werden sich jedoch nur Lösungen etablieren, die viel Komfort bei einfachster Bedienung und ein sofortiges Arbeiten gewährleisten.
Außerdem wird die Nachfrage nach vollständigen Lösungen rund um das integrierte Dokumenten-Management weiter steigen. Beispielsweise gewinnt die Verwaltung dokumentenbasierter Prozesse zunehmend an Bedeutung und die Anforderungen an das Records-Management wachsen. Dazu gehören die revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanter Unterlagen und Daten, die Steuerung und Protokollierung der Zugriffe einerseits und der Aufbewahrungsfristen andererseits.
Erste Anbieter offerieren eine Art Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung, also eine Art DMS-as-a-Service bzw. ECM-as-a-Service. Ist das ein Trend, der sich durchsetzen kann? Oder eher ein Hype, mit letztendlich wenig Aussichten auf größere Marktanteile?
Biffar: Mittelfristig wird SaaS auch bei Dokumenten-Management-Lösungen stark an Bedeutung gewinnen und sich langfristig, das heißt in zehn bis 15 Jahren, durchsetzen. Wir merken bereits jetzt eine steigende Nachfrage.
Ist aus Ihrem Hause mit einem Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung zu rechnen bzw. offerieren Sie schon etwas?
Biffar: Wir bieten seit kurzem »DocuWare SaaS« über unsere autorisierten Partner in zwei Varianten an. Kunden können ihre Dokumente zum Backup und zur Langzeitarchivierung ins Rechenzentrum exportieren oder alternativ ihr DMS-Projekt komplett auslagern. Der Zugriff auf die elektronischen Archive erfolgt via Web (
ECMguide.de berichtete).
Die Option, ihre On-Premise-Lösung um eine SaaS-Komponente zu ergänzen, ist vor allem für unsere Bestandskunden interessant. Sie arbeiten mit ihrem zentralen Dokumenten-Pool inhouse wie gewohnt und nutzen beispielsweise zum Backup und zur Langzeitarchivierung ein oder mehrere Archive als gehostete Lösung. Zu im Kundensystem festgelegten Zeiten werden die Inhouse-Daten synchronisiert. Unveränderliche Geschäftsdokumente sind sicher außerhalb der eigenen Räumlichkeiten archiviert und über unseren Web-Client von jedem Ort aus im Zugriff.
Alle Aufgaben rund ums Backup und um die Langzeitarchivierung sowie die Migration auf neue Speichermedien übernimmt das Rechenzentrum. Auf Wunsch wird zusätzlich auch ein selbsttragendes, systemunabhängiges Archiv inklusive Datenbank, Volltext, Recherchemodul und Dokumente auf einer USB-Festplatte ausgeliefert. Darauf kann zu jeder Zeit und an jedem Ort ohne Einsatz eines Docuware-Clients zugegriffen werden. Kunden haben somit selbst bei einem Programmwechsel die Möglichkeit, Recherchen schnell durchzuführen.
Beim komplett ausgelagerten DMS-Projekt ist der Lösungsumfang vergleichbar mit dem eines gekauften Systems. Die Server-Komponenten laufen im Docuware-Rechenzentrum auf einem dem Kunden fest zugeordneten Server, die Client-Software wird im Unternehmen installiert. Datenbank und Speichersystem stellen wir innerhalb unseres Rechenzentrums als Dienst bereit, den wir rein volumenabhängig abrechnen. Bei dieser Variante sind Anwender von den Infrastruktur-Aufgaben vollständig entlastet und kennen ihre laufenden Kosten sehr genau. Gerade Unternehmen, die ihre Serverlandschaft sukzessive reduzieren wollen, um den Personalaufwand für deren Administration abzubauen, interessieren sich für diese Lösung.