Andreas Ahmann, Bereichsleiter Business Development, Ceyoniq Technology
Ein Mittelständler, der sich prinzipiell für eine ECM-Lösung interessiert, fragt noch nicht nach einem Komplettsystem. Der Trend geht anscheinend zunächst eher zu Einzellösungen oder Einstiegspakete, die zu einer ECM-Gesamtlösung ausgebaut werden können.
Wir sprachen mit Andreas Ahmann, zuständig fürs Business Development bei Ceyoniq Technology, über die Herausforderungen, wie der Mittelstand für eine ECM-Lösung zu begeistern ist, und welche Schritte ein Mittelständler beachten sollte.
Wenn sich ein Mittelstandsunternehmen für ein ECM-System interessiert, wird dann eher eine Komplettlösung nachgefragt? Oder eher zunächst ein Basissystem, das sich mit Komponenten, z.B. für BPM, nachrüsten/erweitern lässt?
Ahmann: Wenn sich ein Unternehmen erstmalig mit dem Thema befasst, kommt es zumeist aus einer konkreten Anforderung. Oft ist dies E-Mail-Archivierung oder ein Rechnungseingangsprüfungsprozess. Schnell wird dann deutlich, dass es besser ist, gleich auf ein Produkt zu setzen, was auch in die Anforderungen von morgen skalierbar ist. Schon allein aus Gründen der Handhabbarkeit wird dann aber meist die Lösung an der Stelle begonnen, an der die initiale Nachfrage war und dann später auf andere Bereiche ausgedehnt.
Wie vertraut sind Mittelstandsunternehmen mit der ECM-Thematik? Müssen Sie noch viel Basisarbeit leisten?
Ahmann: Unter »Dokumenten-Management« und »Archivierung« können sich viele etwas vorstellen, und oft wird in diesem Zusammenhang der Begriff »Enterprise Content Management« als Synonym verstanden. Was sich in den letzten zehn Jahren in diesem Bereich getan hat, das ist sicher eine Aufklärungsarbeit, die noch geleistet werden muss und häufig im laufenden Projekt stattfindet.
Ein ECM-System kann sicherlich nicht »so nebenbei« eingeführt werden. Was empfehlen Sie Unternehmen, die in Sachen ECM vorangehen wollen?
Ahmann: Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden, nicht jedes Papier gescannt. Nicht jede Ausnahmeregel muss designed sein. Unternehmen sollten Ihre Mitarbeiter nicht in völlig unnötige Rahmen zwängen. Es empfiehlt sich das System am Anfang so simpel wie möglich zu halten. Gleichzeitig gilt es zu berücksichtigen, dass das System auch die volle Bandbreite der Anforderungen von morgen unterstützt. Nur muss diese Bandbreite nicht gleich vom ersten Tag an abgebildet werden.
Mit welchen Trends rechnen Sie auf der kommenden »DMS Expo«?
Ahmann: Aktuelle Trends sind alternative Bedienkonzepte und Energiesparen. Auf unserem Messestand (H7/E011) bieten wir wieder Einblicke in die Forschung: Der Besucher kann sowohl an einem Multi-Touch-Tisch, als auch mit 4-Achsen-Maus als Eingabemöglichkeit einen »Flug« über Informationen wagen. Wir zeigen, dass nicht alle Dokumente sortiert werden können und wie durch lose Stapel Abhilfe geschaffen werden kann. Acht TByte Speicher mit nur 1,5 Watt betreiben und weitere Wege des »Low Power Consumption«-Hypes, sind bei uns zu finden. Außerdem verschmelzen wir Web-Content-Management und Dokumenten-Management zu einer sinnvollen Synergie.
Erste Anbieter offerieren eine Art Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung, also eine Art DMS-as-a-Service bzw. ECM-as-a-Service. Ist das ein Trend, der sich durchsetzen kann? Oder eher ein Hype mit letztendlich wenig Aussichten auf größere Marktanteile? Ist aus Ihrem Hause mit einem Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung zu rechnen bzw. offerieren Sie schon etwas?
Ahmann: Das machen wir mit unseren Partnern bereits seit fast zehn Jahren. Wenn Kunden das gerne machen möchten – und es gibt gute Argumente dafür –, ist das eine interessante Alternative. Allerdings gibt es auch viele gute Gründe für den Einsatz klassischer Systeme. Als Hype ist es zu dem Zeitpunkt avanciert, an dem reine SaaS-Anbieter, die keine klassischen Systeme anbieten können, auf dem Markt erschienen sind.