Pierre de Muelenaere, Präsident & CEO, I.R.I.S. Group
Ein Mittelständler, der sich prinzipiell für eine ECM-Lösung interessiert, fragt noch nicht nach einem Komplettsystem. Der Trend geht anscheinend zunächst eher zu Einzellösungen oder Einstiegspakete, die zu einer ECM-Gesamtlösung ausgebaut werden können.
Wir sprachen mit Pierre de Muelenaere, Präsident & CEO der belgischen I.R.I.S. Group sa, über die Herausforderungen, wie der Mittelstand für eine ECM-Lösung zu begeistern ist, und welche Schritte ein Mittelständler beachten sollte.
Wenn sich ein Mittelstandsunternehmen für ein ECM-System interessiert, wird dann eher eine Komplettlösung nachgefragt? Oder eher zunächst ein Basissystem, das sich mit Komponenten, z.B. für BPM, nachrüsten/erweitern lässt?
de Muelenaere: Anhand unserer Erfahrungen in der Praxis kann man diese Frage sicherlich nicht allgemeingültig beantworten, da dies auch immer von den Strukturen und Voraussetzungen des jeweiligen Unternehmens abhängt. Mit ihren umfangreichen Funktionen eignen sich ECM-Lösungen zunehmend als Plattform für abteilungsübergreifende Content-Strategien. Statt eine wachsende Zahl abteilungsspezifischer Lösungen für unterschiedliche Dokumenten- und Content-Anforderungen zu beschaffen und diese dann auch zu betreiben und gegebenenfalls miteinander integrieren zu müssen, entscheiden sich Unternehmen aber zunehmend, die Vielfalt ihrer Content-Systeme zu konsolidieren und eine Content-Infrastruktur auf Basis einer ECM-Suite zu schaffen, die möglichst viele Content-Anforderungen abdeckt.
Wie vertraut sind Mittelstandsunternehmen mit der ECM-Thematik? Müssen Sie noch viel Basisarbeit leisten?
de Muelenaere: Trotz der Vorteile eines ECM-Systems verarbeiten immer noch die wenigsten Unternehmen ihre eingehenden und bestehenden Dokumente automatisiert und elektronisch. Denn: Viel zu wenige Firmen haben den Missstand bereits erkannt, geschweige denn etwas dagegen unternommen. Allgemeine Schätzungen gehen davon aus, dass weniger als 25 Prozent aller Unternehmen bereits auf das elektronische Verarbeiten von Dokumenten umgestellt haben.
Die Gründe für die teils extreme Zurückhaltung sind vielfältig: Fehlende IT-Infrastruktur, psychologische Hemmschwelle, mangelnde Bereitschaft zur Auflösung bestehender Prozesse, Unkenntnis oder Unsicherheit bezüglich der regulatorischen Anforderungen sind nur einige der Dinge, die oft der Einführung eines elektronischen ECMs entgegen gestellt werden. Daher müssen Unternehmen wie wir, die sich im DMS-Sektor bewegen, viele potenzielle Kunden erst einmal von den Vorteilen eines ECM-Systems überzeugen.
Ein ECM-System kann sicherlich nicht »so nebenbei« eingeführt werden. Was empfehlen Sie Unternehmen, die in Sachen ECM vorangehen wollen?
de Muelenaere: Auf Grund der vielen funktionalen Ausrichtungen kann die Einführung eines ECM-Systems natürlich kaum »nebenbei« erledigt werden. Einige Mühe ist schon angesagt. Die Einrichtung eines ECMs empfiehlt sich daher in systematischer Form und mit managementgetriebenen Akzenten. So eignet sich beispielsweise als bewährte Methodik ein erster Workshop mit allen Beteiligten.
Jedes Veränderungsprojekt hat natürlich seine Tücken, die man kennen und beherrschen muss. Eine Investition – und um eine solche handelt es bei der Einführung eines ECMs ja – kann nur erfolgreich sein, wenn man die Voraussetzungen für die Entfaltung ihrer Wirkung kennt und/oder herstellen kann. Auch lebt ein solches Projekt von der Motivation seiner Protagonisten und der Erwartung an die konkreten Effekte, die sich durch seine Umsetzung einstellen sollen. Gleichzeitig müssen sich Entscheider einer Sache bewusst sein: Der größte Anteil der personellen und finanziellen Ressourcen ist nicht in die Technik, sondern vielmehr in die organisatorischen Aufwendungen zu investieren.
Mit welchen Trends rechnen Sie auf der kommenden »DMS Expo«?
de Muelenaere: Aktueller Trend: Lösungen statt Technologie sowie Investitionssicherheit bei der Anschaffung von ECM-Systemen in viele Unternehmensprozesse hinein sind gefragt. Zukünftiger Trend: Informationen in Wissen und Entscheidungshilfen einflieﾟen lassen.
Erste Anbieter offerieren eine Art Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung, also eine Art DMS-as-a-Service bzw. ECM-as-a-Service. Ist das ein Trend, der sich durchsetzen kann? Oder eher ein Hype mit letztendlich wenig Aussichten auf größere Marktanteile?
de Muelenaere: Wir verfügen über nachhaltige Erfahrung im Angebot von ECM-Lösungen als Managed-Services. Wir sind bereits vor Jahren mit dieser Anfrage konfrontiert worden, insbesondere im Bereich von kleinen und mittleren Organisationen, die Anwendung und Server nicht selbst verwalten wollten, weil sie nicht über die notwendigen IT-Ressourcen verfügten. Daher gehen wir davon aus, dass DMS-as-a-Service kein Hype, sondern ein realer Bedarf in einigen Marktsegmenten ist. Wir sehen dies jedoch als eine weitere Art und Weise, dem Kunden dieselben Technologien zu präsentieren und voran zu treiben. Der Kunde behält die Wahl zwischen den Ansätzen Lösungen und Managed-Services. Managed-Services ist ein wichtiger Markttrend, dabei dürfen jedoch keine unrealistischen Erwartungen geschaffen werden.
Ist aus Ihrem Hause mit einem Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung zu rechnen bzw. offerieren Sie schon etwas?
de Muelenaere: Wir bieten bereits vielfältige Lösungen als Managed-Services an, beispielsweise spezielle ECM-Lösungen. Zukünftig treiben wir sicherlich weitere Lösungen im Bereich Dokumentenerfassung und -management als Managed-Services vorantreiben.