Thomas Rick, Geschäftsführer, Behrens & Schuleit
Der Markt für Postbearbeitungslösungen wird neuerdings mehr denn je durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe getrieben. Das hat Auswirkungen auf den Maschinenpark von Unternehmen jeder Größenordnung.
Wir sprachen mit Thomas Rick, Geschäftsführer bei Behrens & Schuleit, über neue Technologien, Strategien und Produkte sowie Einsatzszenarien neuer Postbearbeitungslösungen.
Wenn sich Firmen derzeit für neue (digitale) Postbearbeitungslösungen entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Rick: Sowohl als auch. Unternehmen integrieren eine digitale Postbearbeitungslösung, um ihre Prozesse zu optimieren und damit Kosten zu senken. Damit stellen sie gleichzeitig die Weichen für die Zukunft. Sie profitieren zusätzlich von mehr Transparenz, sicherem Dokumentenzugriff und einem verbesserten Kundenservice.
Gibt es Branchen, die leichter für eine Postbearbeitungslösung zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Rick: Vor allem sind es – branchenunabhängig – größere Unternehmen, sie sich eher mit dem Thema Postbearbeitung auseinandersetzen. Sie haben schließlich in der Regel ein größeres zu verarbeitendes Dokumentenvolumen. Bei den Branchen sehen wir die Finanzdienstleister vorn.
Wodurch wird der Markt für Postbearbeitungslösungen getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Rick: Primär sind es die Anbieter, die den Markt mit neuen Lösungen und Konzepten vorantreiben. Trends sind ein immer höherer Automatisierungsgrad durch ständig leistungsfähigere Systeme (z.B. im Bereich der Genauigkeit von OCR-Anwendungen) sowie die Erhöhung der Prozess-Sicherheit.
Postbearbeitungslösungen unterliegen ja einem gewissen technologischen Wandel. Würden Sie evtl. einem Kunden z.B. Leasing-Modelle empfehlen, damit der Gerätepool stets auf dem aktuellen Stand der Technik ist?
Rick: Leasing-Modelle sind aus kaufmännischer und nicht aus technischer Sicht immer empfehlenswert. Der Initialaufwand lässt sich so über einen größeren Zeitraum verteilen, so dass die Liquidität des Unternehmens nicht zu hoch beansprucht wird.
Ist möglicherweise ein Dienstleister für Postbearbeitungslösungen für einen Kunden eine gangbare Alternative?
Rick: Auf jeden fall, so kann sich das Unternehmen weiter auf seine Kernprozesse konzentrieren. Ein externer Dienstleister ist skalierbar und kann somit bedarfsweise »gebucht werden«. Das Unternehmen muss nicht dafür sorgen, dass seine Geräte auf aktuellem Stand bleiben, braucht kein zusätzliches Personal und hat keine Ausfallzeiten.
Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert – es hört sich einfach an, aber gibt es wirklich schon so einfache und praxistaugliche Systeme?
Rick: Sicherlich sind solche Systeme vorhanden, das Problem steckt eher in den Köpfen, sprich dem Festhalten an gewohnten Arbeitsmethoden.
Beim Briefschreiben macht sich ein Anwender eigentlich kaum Gedanken, welche Kosten ein einziger Brief – abgesehen von den Versandkosten – verursacht. Wie teuer kommt ein Brief tatsächlich in der Regel, wenn man alle Faktoren berücksichtigt?
Rick: Je nachdem, welchen Inhalt der Brief hat, betragen die Kosten von fünf bis 15 Euro.
Wenn wir jetzt z.B. Rechnungseingangslösungen betrachten – welche Kosten ergeben sich hier typischerweise für ein Unternehmen? Und: Welche Einsparpotenziale gibt es hier?
Rick: Wenn man hier mit einem Dienstleister zusammenarbeitet, sind die Einsparpotenziale sofort erkennbar. Die Kosten sind klar skalierbar und werden fair nach Stückzahlen abgerechnet.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im Postbearbeitungs-Segment zu rechnen?
Rick: Es ist davon auszugehen, dass sich immer mehr Unternehmen aus dem Mittelstand mit der digitalen Postbearbeitung auseinandersetzen und mit Unterstützung eines Dienstleisters integrieren.