Ulrike Rieß, Redaktion speicherguide.deHersteller und Anwender scheinen gleichermaßen gelangweilt, wenn es um das Thema E-Mail-Archivierung geht. Ja, da haben wir eine Lösung, das bieten wir an. Natürlich sichern wir unsere E-Mails. Müssen wir denn schon wieder darüber reden?
Ja. Wir müssen. Denn E-Mails haben einen so enormen Stellenwert angenommen, dass man ihn kaum noch wirklich ermessen kann. Und somit ist es auch schwierig den wahren Wert einer guten E-Mail-Archivierungslösung auf Anhieb zu erkennen. Gern betrachtet man das Thema losgelöst von allen anderen IT-Belangen und pocht wiederholt auf Compliance und die Wichtigkeit des absoluten Suchwerkzeugs. Aber das reicht nicht.
Der Zwang zum Sichern der E-Mails war nie größer als heute – eine Änderung des Trends ist nicht in Sicht. E-Mails sind mittlerweise relevante Geschäftsunterlagen, selbst wenn sie keine Vertragsinformationen oder Geschäftsabsprachen enthalten. Oftmals verbergen sich in vielen dieser digitalen Briefe wertvolle Schätze internen Unternehmens- oder Marktwissens, die zu sichern sich lohnt. Dabei sollte der EDV-Verantwortliche nicht versuchen, hermetisch geschlossene Archiv-Inseln zu schaffen, die nur aus E-Mails bestehen. Vielmehr muss es eine Verknüpfung zu anderen Informationen geben. So lassen sich kontextuelle Suchprozesse durchführen, die mit der Mail verbundene relevante Auskünfte zutage bringen können. Breit aufgestellte Unternehmensexpertise lässt sich nur so auch innerhalb der gesamten Firma nutzen. Auch die Klassifizierung ist hier ein wichtiger Baustein innerhalb des Archivierungsgebäudes.
E-Mail-Archivierung bedeutet längst nicht mehr nur das Ablegen der Daten oder das Wiederfinden einzelner Dokumente oder Schriftwechsel-Schnipsel. Vielmehr entsteht die zwingende Notwendigkeit, E-Mail-Vorhaltung als Teil der gesamten IT-Strategie zu betrachten und entsprechend zu implementieren. Das hebt die Daseinsberechtigung von E-Mail-Archiven über das Erfüllen gesetzlicher Vorgaben hinaus. Noch immer ist ein Umdenken erforderlich, nicht nur beim IT-Manager, sondern auch beim einzelnen Anwender. Jeder, der auch seine individuelle Organisation von Mails ändert, hilft dabei, Licht ins Dickicht der digitalen Informationen zu bringen.
In dem Sinne sollte Mail-Archivierung nicht als Zwang, sondern als Chance begriffen werden. Eine Chance, das eigene Unternehmen mit einem unschätzbaren Wissen auszustatten und somit fit zu halten für Geschäftsprozesse und Marktentwicklungen.
Ihre Ulrike Rieß, Redaktion ECMguide.de