Das Jahr der Krise verläuft für die ECM-Branche relativ glimpflich. Anstelle zu klagen, betonen viele Hersteller, dass die Krise zahlreiche Unternehmen zum Umdenken bei den internen Geschäftsabläufen zwingt. Mit steigenden Datenbeständen wächst auch der Bedarf nach sinnvoller Verwaltbarkeit, Integration in Geschäftsabläufe und schnelles Wiederfinden. Es bedeutet für manche Firmen Wettbewerbsfähigkeit und qualitativ hohe Service-Level. Der generelle Trend geht in Richtung Zusammenfassung – sprich Konsolidierung – von Technologien und Arbeitsschritten sowie in Richtung umfassender Digitalisierung vormals papierbestimmter Vorgänge.
Schwerer Weg zum papierlosen Geschäftsprozess
Seit es vermehrt rechtliche Anforderungen an Langzeitspeicherung geschäftsrelevanter Dokumente gibt, entscheiden viele Firmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen, ihre Papiervorgänge zu digitalisieren. Allerdings ist die Umstellung auf ein nahezu papierloses Büro nicht einfach und kann bei den ersten Schritten auch viel Aufwand bedeuten. Anwender, die »mal eben so« alles digital sichern möchten, was vormals auf Papier im Archiv schlummerte, müssen erkennen, das Vorhaben wird schnell zum Riesenprojekt. Trotzdem verzeichnen die Scanner-Hersteller klare Nachfragen nach effizienten Erfassungsgeräten, die zudem Formate liefern, die sich nahtlos in den bestehenden Workflow einbinden lassen. In diesem Umfeld gewinnen nun auch Signaturen an Bedeutung. Am Ende der Datenlebenskette sind Systeme gefragt, die eine Unveränderlichkeit der Daten und zuverlässige Langzeitaufbewahrung gewährleisten. Dieser Fluss vom Eingang der Information bis zur sicheren Speicherung wird den Markt auch 2010 treiben. Die Umsetzung erfolgt nicht über Nacht, daher sind Einzelprojekte der Beginn einer solchen Transformation, sei es die Anschaffung revisionssicheren Speichers, weil die Papierakten zu viel Lagerplatz beanspruchen oder leistungsstarke Scanner für optimales Input-Management. Aber der Weg hin zum papierlosen Geschäftsprozess wird ohne Frage im Jahr 2010 noch weiter forciert als vorher, nicht zuletzt auch durch rechtliche Vorgaben und Richtlinien.
Noch mehr Rechtsnormen zu erfüllen
Ende 2009 läuft die Frist für die neue Dienstleistungsrichtlinie der EU aus. Dabei müssen alle behördlichen Informationen über einen einheitlichen Ansprechpartner stets und aktuell zur Verfügung stehen, bis hin zu Formularen und Genehmigungen. Allein diese Vorgabe zwingt öffentliche Einrichtungen, interne Prozesse zu verändern und zu digitalisieren. Auch müssen nun viele einzelne Stellen miteinander verknüpft werden, um den regen Informationsaustausch und -abgleich zu gewährleisten.
Ebenso werden Firmen vermehrt zu Signaturen greifen, um die Authentizität der Dokumente nachvollziehen zu können. Der Grund dafür liegt wiederum in rechtlichen Anforderungen. Allerdings gibt es auch eine Signaturverordnung, die eingehalten werden muss. Steigt im nächsten Jahr die Anzahl der Signatur-Projekte, muss es eine Lösung sein, die auch hier die gesetzliche Norm einhält.
Durch das Zusammenwachsen der europäischen Staaten müssen viele Unternehmen nicht nur deutsche Regeln, sondern eben landesspezifische und europäische Vorgaben berücksichtigen. Die EU bessert jedes Jahr nach und schafft neue Verordnungen, daher reißt die Welle nach der so genannten Compliance-Konformität nicht ab.
Sharepoint-Neuauflage
Microsoft startet 2010 eine Großoffensive im Bereich unternehmensweite Zusammenarbeit sowie Inhaltsverwaltung und -austausch. Dafür wurde »SharePoint 2010« mit weitern Funktionen und Schnittstellen ausgestattet, die eben eine umfassende Integration einzelner Prozesse, Informationen und Abteilungen in eine übergreifende Unternehmensplattform garantieren sollen. So werden Datenbanken besser unterstützt, revisionssicheres Speichern aus Sharepoint heraus ermöglicht und eine optimierte Aktenverwaltung gewährleistet. Damit will sich Sharepoint endgültig als die zentrale IT-Plattform etablieren. Darüber hinaus wurden sämtliche »Office«-Produkte überarbeitet. Der Hersteller hat zudem die Integration von Office in Sharepoint erweitert, so dass der Anwender wirklich alle Funktionen verschiedener Welten verbinden und optimal nutzen kann.
Diese neuen Produkte verdeutlichen nur, dass sich auch 2010 die Arbeitswelt und -methoden weiter verändern. Standort und Gerät des Zugriffs sind immer mehr vernachlässigbar. Entsprechende Standards sorgen dafür, dass Informationen quasi stets und von jedem beliebigen Arbeitsplatz oder Arbeitsgerät aus verfügbar sind. So sind Formate und Inhalte abrufbar, ohne das sonst notwendige Programm auf dem Abrufsystem vorhalten zu müssen, beispielsweise ist mit Sharepoint über Web-Browser Excel oder Powerpoint ohne installiertes Office-Programm auf dem Mobilgerät oder PC lesbar.
Sharepoint wird in 2010 also für den notwendigen Druck sorgen, um noch mehr Marktakzeptanz zu erlangen. Natürlich kommen auch weiterhin die Sharepoint-Partner mit ihren individuellen Lösungen zum Zuge. Die Oberhoheit in der Infrastruktur behauptet Microsoft aber für sich. Und so wird es auch sicherlich eine kleine Gemeinde geben, die eine unternehmensweite Verknüpfung von Informationsquellen und Wissen weiterhin mit anderen Anbietern löst und sich Sharepoint verweigert.
Im Unternehmen zusammenwachsen
Der größte Trend ist wohl die weitere Vernetzung und das Zusammenwachsen aller geschäftsbedingten Prozesse bzw. aller Informationsquellen. Intranet, Extranet und Internet sind keine Inseln mehr, auf denen die Bewohner unterschiedliche Sprachen sprechen. Vielmehr wird es ein großes Rückgrat in Form einer Datenbank mit angeschlossener Kommunikations- und Kollaborationsplattform geben. Entscheidend werden hier zudem intelligente Suchmaschinen sein, die vielfältige Suchmodi zulassen. Nach wie vor fehlt die Zeit, die Daten zu klassifizieren und kategorisieren. Diese Metadaten sind aber mit eine Voraussetzung, damit beim Verschmelzen der Informationsquellen kein Chaos entsteht. Somit müssen leistungsstarke Suchmaschinen zum Einsatz kommen, um der Informationsflut Herr zu werden.
Ebenso wichtig bei der Verknüpfung einzelner Abteilungen zu einem großen Informationssystem sind die Schnittstellen. Hier wird in Zukunft noch mehr auf Standards gesetzt, damit eine schnelle Integration und optimale Interoperabilität möglich ist. Dieser Trend spiegelt deutlich wider, welchen Stellenwert die Unternehmen mittlerweile ihrem Geschäftswissen und dementsprechend dem Wissensmanagement zuordnen.
ECM nicht mehr nur Stiefkind im Unternehmen
Ganz deutlich zeichnet sich ab, dass die Notwendigkeit einer Informationsverwaltung existiert. Dokumenten-Management und ECM befreien sich immer weiter von ihrem Stiefkinddasein. Unternehmen erkennen nun, dass Wettbewerbsfähigkeit heißt, all seine Informationen im Griff zu haben. Dabei wird die Quelle, das Format, der Standort und die zu Grunde liegende Hardware keine Rolle mehr spielen. IT-Entscheider müssen künftig nicht mehr auf die Systemeffizienz achten, sondern viel mehr darauf, welchen Nutzen es für den Geschäftsablauf bringt. Somit entwickelt sich das klassische ECM, von vielen als reines Dokumentenmanagement verstanden, hin zum unternehmensweiten Informationsmanagement. Die zahlreichen Facetten forcieren weiterhin den Wunsch nach Konsolidierung und Vereinfachung. Mobile Mitarbeiter, weltweite Standorte, unterschiedliche rechtliche Anforderungen und verschiedenste Hardware machen die Herausforderung seitens ECM nur größer. IT-Plattformen, die hierfür als zentrale Instanz im Unternehmen operieren, stehen hoch im Kurs. Auch 2010 wird ein Jahr, in dem IT-Verantwortliche versuchen, mittels sinnvollen ECM-Lösungen die Informationsflut zu beherrschen.