Karl Fröhlich,
Redaktion ECMguide.de
Was prägt einen herkömmlichen Büroarbeitsplatz? Richtig, vor allem Papier. Zwischen Tatstatur, Maus und Monitor, diversem Kleinkram und Bildern der Liebsten türmen sich Papiere, Zettel, Haftnotizen, Zeitungsausschnitte und dergleichen mehr. Das papierlose Büro ist und bleibt für viele nur ein Mythos. Vordergründig unternimmt die Industrie einiges, um Firmen und Anwender von dem Papierballast zu befreien. Genau genommen ist aber kein Drucker- und Scannerhersteller daran interessiert Papierdokumente abzuschaffen. Die einen leben gut von den Verbrauchsmaterialien um diese zu erstellen, die anderen benötigen möglichst viele Papierdokumente zum Digitalisieren.
Grundsätzlich möchte man meinen, dass Papierdokumente rückläufig sein müssten, da ohnehin nur noch per E-Mail kommuniziert wird. Aber weit gefehlt: Untersuchungen zufolge nehmen Informationen auf Papier sogar noch zu. Die Anbieter von Erfassungslösungen haben quasi noch gar nicht damit begonnen, den Markt zu erschließen. Der Nutzwert erscheint logisch: Digitale Dokumente entlasten den Schreibtisch, stehen auf Knopfdruck auch mehreren Mitarbeitern zur Verfügung, erleichtern so den Arbeitsfluss und beschleunigen Geschäftsprozesse.
So weit so gut, doch wie kommt die Information vom Papier in den Rechner? Wie wird sie wieder gefunden? Was passiert dann mit dem Papierdokument? Wie wird sichergestellt, dass die digitale Version identisch ist mit der auf Papier? Wer darf überhaupt scannen? Soll jeder selber scannen oder macht das lieber eine zentrale Stelle? Entsprechende Fragen bringt jedes Projekt mit sich und sie sind in der Regel nur eine Sache der Organisation.
Allerdings denken viele Unternehmen gar nicht soweit. Meist geht man davon aus, der Kauf eines Scanners genüge vollkommen. Dem ist nicht so. Zwar sind die Geräte qualitativ bedeutend besser geworden und übernehmen mittlerweile sehr viele Funktionen automatisch, nur die Hardware (samt mitgelieferter Software) genügt aber nicht. Vereinfacht gesagt wird eine Verwaltungsinstanz, sprich Software, benötigt, die das digitalisierte Dokument erfasst, klassifiziert, wiederauffindbar ablegt und archiviert. Hier wird es dann kompliziert und kostet auch nicht nur ein paar 100 Euro. Ergo: ein entsprechendes Projekt wird nur zögerlich angegangen oder gar nicht. Vor allem weil nun eher über Einsparungen als Investitionen verhandelt wird.
Die Digitalisierung wäre für viele Geschäftsprozesse förderlich und die dazu nötige Technik automatisiert die meisten Schritte. Trotzdem ist die Botschaft im Vergleich nur einigen wenigen Firmen bekannt. Hier wartet nach wie vor viel Aufklärungsarbeit auf die Branche.
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Karl Fröhlich, Redaktion ECMguide.de