Mit durchdachten Output-Konzepten sparen Firmen speziell im Druckbereich einiges an Kosten ein. Gleichzeitig müssen Strategien weiter gefasst sein und elektronische Formate mit einbeziehen. Auch gilt es applikationsübergreifend zu planen und den Entstehungsweg von Dokumenten zu berücksichtigen.
von Karl Fröhlich
Kyocera »TASKalfa 500ci«
Noch immer ist für viele Firmen Output-Management gleichbedeutend mit Drucken. In der Vergangenheit gab es sicherlich keine Alternative zu Papier, im Zeitalter von E-Mail, PDF-Dokumenten und Powerpoint-Präsentationen ist dies jedoch anders. »Der Begriff Output-Management steht nicht nur für reine Druck- und Kopiererlösungen, sondern für ein ganzheitliches Konzept, mit dem die Ausgabestrukturen im Unternehmen effizient gestaltet werden«, erklärt
Frank Strotmann,
Produktspezialist Lösungen bei
Kyocera Mita. »Kaum ein Kostenblock ist heute eine ähnlich unbekannte Größe wie der Output-Bereich.« Untersuchungen des Marktforschungsinstituts
Info Trends ergeben, dass Unternehmen durch bessere Überwachung und besseres Management die Output-Kosten um bis zu 19 Prozent senken können.
Ziel eines modernen Konzepts ist es, alle erdenklichen Ausgabekanäle in gleich hoher Qualität schnell und sicher zu unterstützen. Selbstverständlich unabhängig von den Applikationen und sinnvollerweise personalisiert pro Anwender bzw. Abteilungen. »In den Unternehmen selbst wird das Thema in erster Linie über Druckkosten definiert und hat nicht mehr den hohen Stellenwert wie noch vor wenigen Jahren«, meint Bernd Klüber, Regional Sales Director Central Europe bei eCopy. »Nach neuerer Auslegung umfasst Output-Management das Erstellen, Verwalten, Scannen, Verteilen und Drucken von Informationen auf Papier und dementsprechend sollte es eine sehr hohe Priorität einnehmen.« Allerdings werde der Umgang mit Papierdokumenten noch unterschätzt, sie stellen nicht nur einen Unsicherheitsfaktor dar, sondern verursachen große Kosten. Dementsprechend sollten Unternehmen die Handhabung dieser Dokumente unter die Lupe nehmen.
Durchdachte Output-Konzepte garantieren Einsparungen
Trotz aller gegenteiligen Vorhersagen hat sich das Druckvolumen in Unternehmen Jahr für Jahr erhöht. Dies belegt eine von OKI in Auftrag gegebene Studie des cebr (centre for economics and business research): Demnach geben deutsche Unternehmen jährlich rund elf Milliarden Euro für ausgelagerte Druckaufträge und über 22 Milliarden für das Drucken im Haus aus. »Durchdachtes internes Output-Management und die Integration bisher extern vergebener Druckaufträge könnten hier Kosteneinsparungen von bis zu zehn Prozent mit sich bringen«, sagt Erik Piepenburg, Commercial Solutions Manager bei Oki. »Für ausgewählte Branchen wie Gesundheitswesen, Banken/Finanzdienstleistung, Einzelhandel, Bau- oder Bildungswesen würde dies Einsparungen in deutlich dreistelliger Millionenhöhe mit sich bringen.«
Vor dem Hintergrund dieser facettenreichen Einflussfaktoren und Potenziale sowie der derzeit schwierigen wirtschaftlichen Marktbedingungen sollte Output-Management eigentlich an Bedeutung gewinnen. »Wir beobachten, dass Unternehmen bestrebt sind, ihre Prozessketten umfassender zu betrachten und dabei zusätzliche Aspekte der Erzeugung und Verarbeitung von Output mit einzubeziehen«, konstatiert Manfred Iske, Key Account Manager bei Group 1 Software, Pitney Bowes. »Hierzu gehören insbesondere die intelligente Zusammenführung von Daten aus verschiedensten Vorsystemen, die Sicherstellung der Datenqualität, die medienneutrale Erstellung und Verwaltung von Druckvorlagen und Effizienzsteigerungen sowie die Erschließung von Einsparpotenzialen bei der Nachverarbeitung.« Der weiter gefasste Begriff des Output-Managements verlasse dabei seine Nische und nehme eine wichtige Rolle im Unternehmen ein. Insbesondere Kernapplikationen und Fachabteilungen definieren hier die Anforderungen.
Trend: Outsourcing und elektronische Formate
»Wir beobachten in den Unternehmen eine Verlagerung der so genannten Batch-Verarbeitung vom Druck hin zu elektronischen Formaten«, erläutert Group-1-Manager Iske. »Insbesondere die Anbieter im Telekommunikationsmarkt sind hier die Vorreiter mit dem Abruf von Rechnungen aus Selbstbedienungsportalen. Sie bereiten die Grundlage für die Akzeptanz und Nutzung elektronischer Kommunikation auf der Basis von PDF, E-Mail und SMS in weiteren Einsatzbereichen.«
Zusätzlich versuchen Unternehmen die interaktive Erzeugung von Dokumenten stärker zu standardisieren, vor allem um Kosten einzusparen. Insbesondere veraltete Host- und ausufernde Winword-Anwendungen stehen hier im Fokus der Betrachtung. »Dabei ist es Unternehmen wichtig, keine neuen Anwendungsinseln aufzubauen, sondern die Prozesse für die Erzeugung von Batch- und interaktiven Dokumenten gleichzeitig und mit gemeinsam genutzten Ressourcen zu realisieren«, weiß Iske.
Im Druckbereich sehen Hersteller wie Kyocera in Managed-Print-Services einen wichtigen Trend bei der Vermarktung von Druckern und Multifunktionssystemen. »Dies bedeutet, dass der Drucker- und Kopiererlieferant in Zukunft Leistungen übernimmt, die bisher vom eigenen Personal in den Unternehmen erbracht wurden. Das Dienstleistungs-Angebot reicht von der Verbrauchsmaterialverwaltung über die Prozessoptimierung bis zur Refinanzierung.« Dies beinhalte die Bereiche Beratung, Umsetzung, Services und Weiterentwicklung.