Output-Management eine ganzheitliche Strategie

Ein Output-Management verwaltet alle Dokumente – egal ob sie aus den Applikationen, Office-Systemen oder Großrechnern kommen. Fertig-Lösungen gibt es jedoch nicht. Problemstellungen im Unternehmen sind meist unbekannte Prozesse und der zu große Fokus auf das Drucken.

von Karl Fröhlich

Bereiche Output-Management (Grafik: Kyocera)

Zu den Aufgaben eines solchen Systems gehören unter anderem:

	Konvertierung von applikationsspezifischen Datenströmen in ein Format, das für den jeweiligen Ausgabekanal geeignet ist (Drucker- bzw. Faxtreiber, PDF-Generierung),
	Konvertierung von Druckdatenströmen (z.B. PCL à PostScript),
	bi-direktionale Kommunikation mit Ausgabegeräten (IPDS, SNMP, PJL),
	Statusmeldungen an das aufrufende System (Erfolg/Misserfolg, Papierstau),
	Verwaltung von Ausgabegeräten (Anlegen von Druckerqueues, Rechtevergabe),
	dynamische Ausgabeprozesse, z.B. automatische Umleitung auf einen anderen Drucker im Fall eines Fehlers.

Hersteller wie Adobe verstehen Output-Management als einen Dienst, der Transaktionsdaten aus beliebigen Anwendungen liest und daraus formatierte Datenströme für eine Vielzahl von Ausgabekanälen erzeugt. Schwerpunkte sind:

	Integration mit Anwendungssystemen (SAP) zur Datenübernahme,
	Werkzeuge zur Interpretation von Eingangsdaten (Spool, Records, XML, anwendungsspezifisch, formatiert),
	Werkzeuge zur Erstellung von Ausgabeformaten (Document-Composition = Seitenaufbereitung für Drucker oder elektronische Formate, XML, Email, SMS),
	Kommunikationskanäle (Druckspooler, Message Queueing, SMS, E-Mail-Protokolle, http, Web-Services),
	hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit,
	Post-Processing für Druckausgabe.

Grundsätzlich sind beide Sichtweisen komplementär und überlappen sich nur bei der Druckausgabe. Peter Körner, Senior Business Development Manager bei Adobe Systems, erklärt den Unterschied anhand einer Post-Analogie: »Lösungen wie unsere agieren wie eine Sekretärin. Das heißt, sie bereiten Daten in einem geeigneten Format auf und sind auch in der Lage, sie intelligent anzureichern. Sie adressieren und kuvertieren die Ausgabe und werfen sie in den Briefkasten. Andere Systeme reagieren wie die Post nur auf den Briefumschlag. Sprich, sie liefern die Ausgabe an die angegebene Adresse, geben Informationen über eine erfolgte Lieferung und leiten Briefe weiter. Aus diesem Grund sind bei vielen Firmen beide Ausprägungen von Output-Management im Einsatz.«

Output-Prozesse: Unternehmen verschenken Geld

Kernproblem in den Unternehmen: Prozesse, Anforderungen und anfallende Kosten sind sehr häufig nicht bekannt. Dies belegt unter anderem eine Output-Studie von Kyocera Mita. Die stammt zwar aus dem Jahr 2007, Marktbeobachter sehen jedoch keine eindeutige Verbesserung. Untersucht wurde der Wissensstand und Nutzungsgrad von softwaregestützten Lösungen im Output-Management.

»Im Ergebnis ist vor allem festzustellen, dass mit 44 Prozent fast die Hälfte der Befragten das Druckvolumen nicht kennt«, erklärt Frank Strotmann, Produktspezialist Lösungen bei Kyocera. »Ein erster Umdenkprozess hat allerdings eingesetzt, 80 Prozent der Studien-Teilnehmer planen in entsprechende Lösungen zu investieren. Deutsche Unternehmen verlieren durch das unzureichende oder nicht vorhandene Output-Management immer noch jährlich viel Geld. Die Studie zeigt aber auch, dass viele Firmen und Behörden das Potenzial effektiver Output- Lösungen erkennen und in Zukunft entsprechend investieren möchten.« Wichtig sei allerdings, dass hierfür integrative Lösungen angeboten werden, bei denen Hardware, Software und Service nahtlos ineinander greifen.

Fast die Hälfte der Befragten (44 Prozent) gaben an, dass sie das Druckvolumen in ihrem Unternehmen oder ihrer Verwaltung nur vage bis gar nicht kennen. Damit ist die Mehrheit über das Druckvolumen zwar einigermaßen im Bilde, aber dennoch ist die Rate der Unternehmen, die hier über keine gesicherten Daten verfügen, sehr hoch. Bei den Unternehmen und Behörden, die über mehr als 5.000 PCs verfügen, ist mit 60 Prozent sogar die Mehrheit über das Druckvolumen nicht genau informiert.

Fast 90 Prozent der teilnehmenden Firmen und Verwaltungen budgetieren die Output-Kosten nicht gesondert. Am häufigsten wird eine genaue Planung noch in den großen Unternehmen durchgeführt. Hier gaben zumindest 34 Prozent an, dem Output-Bereich eigene Budgets zuzuweisen. Die meisten Teilnehmer gehen zwar davon aus, dass die Kosten in den vergangenen drei Jahren gestiegen sind, schätzen aber gleichzeitig die Einsparpotenziale von bis zu 19 Prozent (Gartner) nicht richtig ein.

Strotmann sieht verstärkte Investitionsbereitschaft bei Security- und Management-Lösungen: »Accounting-Systeme werden heute zum Großteil erst in Teilbereichen genutzt und zwar vor allem von größeren Unternehmen. Bereichsübergreifende Lösungen sind bisher nur bei zehn Prozent der Teilnehmer im Einsatz. Insgesamt verwenden bisher 40 Prozent überhaupt keine Accounting-Systeme, genauso viele denken über einen entsprechenden Einsatz nach. Generell planen sogar über 80 Prozent, Output-Management-Lösungen einzusetzen bzw. ziehen es in Erwägung. Von den größeren Firmen sind sogar 93 Prozent zu Investitionen in diesem Bereich bereit. Besonders oft werden in diesem Zusammenhang neben Kostenerfassungstools Sicherheits- und Print&Follow-Lösungen genannt.«

Grundvoraussetzungen von Output-Management

Letztendlich ist Output-Management ein Zusammenspiel von verschiedenen Lösungen. Es deckt Aspekte von der Anbindung an Applikationssysteme über Dokumenten-Design bis hin zur Kontrolle von Endgeräten ab.

»Papierdokumente stellen eine große Herausforderung dar«, erklärt Bernd Klüber, Regional Sales Director Central Europe bei eCopy. »Noch zirka 30 Prozent aller Dokumente liegen in Papierform vor und müssen in den digitalen Workflow integriert werden. Nun ist vielen Anwendern und Entscheidern aber gar nicht bewusst, dass das einfache Scannen von Papierdokumenten sehr arbeitsaufwendig ist und damit hohe Kosten verursacht.« Daher sei der Einsatz einer Scan-Lösung, die Informationen vom Papier direkt in die digitalen Unternehmensanwendungen integriert, eine sinnvolle Investition. Obwohl ein Scanner in die Kategorie Input fällt, besteht eine enge Verzahnung mit der Output-Strategie.

»Eine sinnvolle Output-Management-Lösung sollte sich eng in die vorhandenen Infrastrukturen integrieren und von den Mitarbeitern des Unternehmens einfach anzuwenden sein«, erklärt Manfred Iske, Key Account Manager bei Group 1 Software, die Grundvoraussetzungen. »Dabei sollten IT-Entscheider abwägen, ob für ihr Unternehmen eher das breite und vollständige Lösungsportfolio eines einzelnen Anbieters oder eine Implementierung nach dem Best-of-breed-Ansatz in Frage kommt.«

Intelligentes Zusammenspiel senkt Gesamtkosten

Kosten Output-Management (Grafik: Kyocera)

Diese Ist-Analyse ermittelt die im Unternehmen anfallenden Druckanwendungen, das gesamte Dokumenten-Management, die Beschaffung der jeweiligen Stellplätze für Drucker, Kopierer, Multifunktions- und Faxgeräte sowie räumliche Gegebenheiten und Größe der Arbeitsgruppen.

»Zudem sollten IT-Entscheider darauf achten, dass der Beschaffungswert aller vorhandenen Systeme in die Betrachtung mit einfließt«, sagt Erik Piepenburg, Commercial Solutions Manager bei OKI. »Dies schließt auch bestehende (Service-)Verträge mit Herstellern und Dienstleistern im Bereich Output-Management ein sowie den Einkauf von Verbrauchsmaterialien, inklusive Papier.« Bei der anschließenden Konzepterarbeitung für ein erfolgreiches, Kosten senkendes Output-Management empfiehlt Piepenburg IT-Verantwortlichen folgende 7-Punkte-Regel zu beachten:

	Vereinheitlichung der Systemlandschaft - Reduzierung der Modellvielfalt
	Leistungsanpassung und -verteilung-Welche Aufgaben sollen die Systeme abdecken?
	Zentraler Ansprechpartner für alle Services - Synergien nutzen
	Vor-Ort-Service - klar definierte Service-Level-Agreements und professioneller Support
	Zentrales Monitoring - Schnelle Bearbeitung im Servicefall
	Automatisierte Verbrauchsmaterialbestellung- Lagerung und Lieferung der Verbrauchsmaterialien über Dienstleister
	Vergabe von Druckrechten- Zuordnung des Druckaufkommens auf einzelne Kostenstellen

»Vor der Umsetzung eines Output-Management-Konzepts empfiehlt sich, dieses auf die Praxistauglichkeit hin zu überprüfen«, konstatiert Oki-Manager Piepenburg. »So sollten bestehende Arbeitsprozesse optimiert und nach Möglichkeit beibehalten werden.«

Auf welche Standards können IT-Entscheider bei Output-Management setzen?

Kritiker bemängeln, dass ohne fehlende Standards das Thema auf die Dauer ein Stiefkind der IT bleiben wird. Immerhin statten immer mehr Hersteller ihre Output-Systeme mit offenen Schnittstellen aus. Einstimmig erklärt die Branche, dass Output-Management modular und offen sein und sich nach den Anforderungen richten muss und nicht umgekehrt. Gleichzeitig ist es vor allem bei Printer-Herstellern erklärtes Geschäftsmodell, mit Rundum-Sorglos-Paketen alle Eventualitäten rund um die Druckerlandschaft abzudecken.

»Bei der Einführung von Output-Management-Systemen sollte die Einhaltung von Standards keinesfalls höher bewertet werden als die kosteneffiziente Erreichung der definierten Ziele«, fordert Group-1-Manager Iske. »Akzeptierte und sinnvolle Standards im Sinne der Integration derartiger Lösungen sind aber sicher die Unterstützung von XML zum Austausch von Daten, eine serviceorientierte Architektur auf Basis von J2EE und SOAP sowie die vollständige Unterstützung der gängigen Druck-Produktionsformate wie AFP, AFPDS, PostScript und PCL.«

»Für ein Output-Management beim Kunden bestehen keine definierten Standards«, stellt Kyocera-Manager Strotmann klar. Wichtig sei eine umfassende Analyse der individuellen Situation und des Bedarfs des jeweiligen Unternehmens. Nach der Erfahrung aus erfolgreichen Projekten sollte ein Unternehmen bei der Planung auf folgende Punkte achten:

	Datensammlung für die Analyse erfolgt nicht nur elektronisch,
	Vor-Ort-Begehung ist unerlässlich,
	räumliche Strukturen werden analysiert,
	Anforderung der Anwender werden protokolliert,
	bestehende Prozesse eines Unternehmens werden berücksichtigt,
	zukünftige Unternehmensziele werden erfasst (z.B. Expansion).

»Nur mit einer Auswertung dieser Informationen lässt sich ein erfolgreiches Output-Management-Konzept umsetzen«, meint Strotmann. Der Erfolg eines solchen Konzepts begründe sich nicht nur in der Reduzierung von Druckkosten und Drucksystemen, sondern auch stark durch die Effizienzsteigerung der Mitarbeiter und der Optimierung von Prozessen.