Output: Manfred Iske, Key Account Manager, Group 1 Software
Unternehmen müssen damit beginnen, Output-Management nicht ausschließlich mit Drucken zu verbinden. Der Rahmen muss weiter gespannt werden und einerseits auch elektronische Dokumente beinhalten wie auch die Anbindung von Applikationen und die Erschließung von Einsparungspotenzialen.
Wir sprachen mit Manfred Iske, Key Account Manager bei Group 1 Software, Pitney Bowes Business Insight Division.
Noch immer ist für viele Output-Management gleichbedeutend mit Drucken. Welchen Stellenwert hat das Thema Output-Management aktuell in Unternehmen? Wie wichtig sollte es sein?
Iske: Über die Jahre war das Thema Output-Management direkt mit Druck- und Spool-Systemen verbunden, weil die Druckdaten häufig direkt aus den Kernanwendungen erstellt wurden. Aus diesem Grund war das Thema oft in der alleinigen Verantwortung der Druck- und Output-Zentren angesiedelt.
Wir beobachten heute, dass Unternehmen bestrebt sind, ihre Prozessketten umfassender zu betrachten und dabei zusätzliche Aspekte der Erzeugung und Verarbeitung von Output mit einzubeziehen. Hierzu gehören insbesondere die intelligente Zusammenführung von Daten aus verschiedensten Vorsystemen, die Sicherstellung der Datenqualität, die medien-neutrale Erstellung und Verwaltung von Druckvorlagen und Effizienzsteigerungen sowie die Erschließung von Einsparpotenzialen bei der Nachverarbeitung.
Der weiter gefasste Begriff des Output-Managements verlässt dabei seine Nische und nimmt eine wichtige Rolle im Unternehmen ein. Insbesondere neue Kernapplikationen und die Fachabteilungen definieren hier die Anforderungen.
Wo sehen Sie die aktuellen Problemstellungen in mittelständischen Unternehmen? Wo gilt es anzusetzen? Welchen Vorteil bringt ein Output-Management-System?
Iske: Unser Software-Lösungs-Portfolio richtet sich an alle Unternehmen, die große Mengen an Output in kürzesten Verarbeitungsfenstern produzieren müssen. Die Problemstellungen kleinerer Firmen unterscheiden sich dabei nicht so sehr von denen großer Unternehmen. Der Unterschied liegt häufig nur in der zu verarbeitenden Menge. Hier liegt auch der Schlüssel für den Einsatz von Output-Management-Lösungen. Ob sich die Einführung einer Lösung rechnet, sollte durch die gesamtheitliche Betrachtung der möglichen Einsatzbereiche sowie der Nutzen- und Einsparpotenziale bewertet werden.
Welche Grundvoraussetzungen sollte eine sinnvolle Output-Management-Lösung erfüllen? Worauf sollten IT-Entscheider bei der Planung achten?
Iske: Eine sinnvolle Output-Management-Lösung sollte sich eng in die vorhandenen Infrastrukturen integrieren und von den Mitarbeitern des Unternehmens einfach anzuwenden sein. Dabei sollten IT-Entscheider abwägen, ob für ihr Unternehmen eher das breite und vollständige Lösungsportfolio eines einzelnen Anbieters oder eine Implementierung nach dem »Best of breed«-Ansatz in Frage kommt.
Auf welche Standards können IT-Entscheider bei Output-Management-Systemen setzen?
Iske: Bei der Einführung von Output-Management-Systemen sollte die Einhaltung von Standards keinesfalls höher bewertet werden als die kosteneffiziente Erreichung der definierten Ziele. Akzeptierte und sinnvolle Standards im Sinne der Integration derartiger Lösungen sind aber sicher die Unterstützung von XML zum Austausch von Daten, eine SOA-Architektur auf Basis von J2EE und SOAP, sowie die vollständige Unterstützung der gängigen Druck-Produktionsformate wie AFP, AFPDS, PostScript und PCL.
Mit welcher technologischen Entwicklung ist in den kommenden Jahren zu rechnen? Welche Trends werden das Output-Management beeinflussen?
Iske: Wir beobachten in den Unternehmen eine Verlagerung der so genannten Batch-Verarbeitung vom Druck hin zu elektronischen Formaten. Insbesondere die Anbieter im Telekommunikationsmarkt sind hier die Vorreiter mit dem Abruf von Rechnungen aus Selbstbedienungsportalen. Sie bereiten die Grundlage für die Akzeptanz und Nutzung elektronischer Kommunikation auf der Basis von PDF, E-Mail und SMS in weiteren Einsatzbereichen.
Zusätzlich versuchen Unternehmen die interaktive Erzeugung von Dokumenten wieder stärker zu standardisieren und hier Kosten einzusparen. Insbesondere veraltete Host-Anwendungen und ausufernde Winword-Anwendungen stehen hier im Fokus der Betrachtung. Dabei ist es Unternehmen wichtig, keine neuen Anwendungsinseln aufzubauen, sondern die Prozesse für die Erzeugung von Batch- und interaktiven Dokumenten gleichzeitig und mit gemeinsam genutzten Ressourcen zu realisieren.
Wie definieren Sie Output-Management? Mit welchen Produkten und Lösungen adressieren Sie den Markt?
Iske: Unser Output-Management-Portfolio ermöglicht die gesamtheitliche Implementierung der Prozesskette – von den Eingangsdaten bis zum Versand und der Archivierung. Kunden können sich für den Einsatz einzelner Lösungsmodule oder die Einführung einer integrierten End-to-End-Lösung entscheiden.
Im Sinne einer Best-of-breed-Betrachtung sind hier die CDQ-Plattform für die Datenqualität mit Integration in Back-End-Systeme wie SAP und Siebel, die »DataFlow«-Lösung für die Zusammenführung heterogener Daten sowie die »DOC1/EngageOne«-Lösungen für die Dokumentenformatierung hervorzuheben.