Output: Bernd E. Klüber Regional Sales Director Central Europe, Ecopy
Unternehmen müssen damit beginnen, Output-Management nicht ausschließlich mit Drucken zu verbinden. Der Rahmen muss weiter gespannt werden und einerseits auch elektronische Dokumente beinhalten wie auch die Anbindung von Applikationen und die Erschließung von Einsparungspotenzialen.
Wir sprachen mit Bernd E. Klüber Regional Sales Director Central Europe bei Ecopy.
Noch immer ist für viele Output-Management gleichbedeutend mit Drucken. Welchen Stellenwert hat das Thema Output-Management aktuell in Unternehmen? Wie wichtig sollte es sein?
Klüber: Wie Sie schon bemerken, das Problem liegt in dem Begriff Output-Management (OM) und meiner Meinung nach, wird es auch noch immer auf das Drucken reduziert. Es ist sicher auch ein Unterschied, ob Sie einen Druckerhersteller oder einen Lösungsanbieter fragen. In den Unternehmen selbst, wird das Thema in erster Linie über Druckkosten definiert und hat nicht mehr den hohen Stellenwert, wie noch vor wenigen Jahren. Nach neuerer Auslegung umfasst OM das Erstellen, Verwalten, Scannen, Verteilen und Drucken von papierbasierten Informationen und dementsprechend sollte es eine sehr hohe Priorität einnehmen. Bei näherer Betrachtung wird der Umgang mit Papierdokumenten noch unterschätzt, sie stellen nicht nur einen Unsicherheitsfaktor dar, sondern verursachen einen großen Kostenfaktor. Dementsprechend sollten Unternehmen das Handling dieser Dokumente unter die Lupe nehmen.
Wo sehen Sie die aktuellen Problemstellungen in mittelständischen Unternehmen? Wo gilt es anzusetzen? Welchen Vorteil bringt ein Output-Management-System?
Klüber: Gibt es das überhaupt, ein Output-Management-System? Meines Erachtens ist es das Zusammenspiel von verschiedenen Lösungen. Aus unserer Sicht stellen Papierdokumente, wie schon erwähnt, eine große Herausforderung dar. Noch circa 30 Prozent aller Dokumente liegen in Papierform vor und müssen in den digitalen Workflow integriert werden. Nun ist vielen Anwendern und Entscheidern aber gar nicht bewusst, dass das einfache Scannen von Papierdokumenten sehr arbeitsaufwändig ist und damit hohe Kosten verursacht. Der Einsatz einer Scan-Lösung, die die papierbasierten Informationen direkt in die digitalen Unternehmensanwendungen integriert, ist eine sinnvolle Investition.
Welche Grundvoraussetzungen sollte eine sinnvolle Output-Management-Lösung erfüllen? Worauf sollten IT-Entscheider bei der Planung achten?
Klüber: Ich kann hier nur für Scan-Lösungen sprechen und diese sollten auf vorhandene Soft- und Hardware aufsetzen. Wichtige Faktoren für die Entscheidung sind einfache Implementierung und Administrierbarkeit, intuitive Bedienung und nicht zuletzt die Einhaltung von Compliances.
Auf welche Standards können IT-Entscheider bei Output-Management-Systemen setzen?
Klüber: Das Output-Management-System muss so modular und offen sein, dass es sich nach den Anforderungen richtet und nicht umgekehrt.
Wie definieren Sie Output-Management? Mit welchen Produkten und Lösungen adressieren Sie den Markt?
Klüber: Wie eingangs schon erwähnt, umfasst Output-Management das Erstellen, Verwalten, Scannen, Verteilen und Drucken von papierbasierten Informationen. Unser »ShareScan« ist eine intelligente Lösung zur elektronischen Erfassung von gedruckten Dokumenten mit Multifunktionsgeräten oder Scannern, unabhängig vom Hersteller, wie sie in jedem Büro zum Einsatz kommen. Und weil sich die digital erfassten Dokumente über so genannte Connectoren in alle führenden Dokumentenmanagementsysteme und Business-Anwendungen wie zum Beispiel Microsoft »SharePoint«, EMC »Documentum« oder Open Text »Livelink« übernehmen lassen, werden sämtliche Geschäftsprozesse erheblich beschleunigt. Derzeit stehen mehr als 200 Connectoren zur Verfügung.