Output: Erik Piepenburg, Commercial Solutions Manager, OKI Systems (Deutschland)
Unternehmen müssen damit beginnen, Output-Management nicht ausschließlich mit Drucken zu verbinden. Der Rahmen muss weiter gespannt werden und einerseits auch elektronische Dokumente beinhalten wie auch die Anbindung von Applikationen und die Erschließung von Einsparungspotenzialen.
Wir sprachen mit Erik Piepenburg, Commercial Solutions Manager bei OKI.
Noch immer ist für viele Output-Management gleichbedeutend mit Drucken. Welchen Stellenwert hat das Thema Output-Management aktuell in Unternehmen? Wie wichtig sollte es sein?
Piepenburg: Output-Management geht weit über das reine Drucken hinaus. Leider kennen bislang nur wenige Unternehmen überhaupt ihr Druckaufkommen geschweige denn, die daraus resultierenden Kosten. Zugleich steigt trotz vermehrt eingesetzter Dokumentenmanagement- und Archivierungssysteme die Anzahl gedruckter Dokumente in Unternehmen. Darüber hinaus wird die Hardware häufig abhängig vom Anschaffungspreis eingekauft, ohne dabei die Folgekosten zu betrachten. Obendrein führt eine oft mangelnde langfristige IT-Strategie bei der Output-Infrastruktur zu einem Hardware-Wildwuchs mit verschiedenen Verbrauchsmaterialien sowie Service-Verträgen und erhöhten Gesamtkosten.
Eine aktuelle Studie des »cebr« (»centre for economics and business research«) in unserem Auftrag unterstreicht dieses Szenario eindrucksvoll: So geben deutsche Unternehmen jährlich rund elf Milliarden Euro für ausgelagerte Druckaufträge und über 22 Milliarden für Inhouse-Printjobs aus. Durchdachtes internes Output-Management und die Integration bisher extern vergebener Druckaufträge, könnten hier beeindruckende Kosteneinsparungen von bis zu zehn Prozent mit sich bringen. Für ausgewählte Branchen wie Gesundheitswesen, Banken/Finanzdienstleistung, Einzelhandel, Bau– oder Bildungswesen würde dies Einsparungen in deutlich dreistelliger Millionenhöhe mit sich bringen.
Vor dem Hintergrund dieser facettenreichen Einflussfaktoren und Potenziale sowie den derzeit schwierigen wirtschaftlichen Marktbedingungen gewinnt Output-Management mehr und mehr an Bedeutung. Speziell im Unternehmensumfeld sind hierfür ganzheitliche Lösungsansätze gefragt.
Wir haben uns frühzeitig auf diese Entwicklung eingestellt und im Mai 2008 mit dem »Print Optimizer« als erster Hersteller in enger Zusammenarbeit mit Fachhandelspartnern und Systemhäusern ein ganzheitliches und sogar Hersteller übergreifendes Output-Management-Vertragsmodell auf den Markt gebracht. Bis heute erhalten wir äußerst positive Resonanz darauf und die unternehmensseitige Nachfrage steigt stetig. Insbesondere mittelständische Unternehmen überzeugen die damit zu erzielenden klaren Einsparungs- und Optimierungspotenziale in Druckerinfrastruktur und Workflow.
Wo sehen Sie die aktuellen Problemstellungen in mittelständischen Unternehmen? Wo gilt es anzusetzen? Welchen Vorteil bringt ein Output-Management-System?
Piepenburg: Die größten Herausforderungen zur Implementierung eines ganzheitlichen Output-Managements bei mittelständischen Unternehmen sehen wir in den gewachsenen heterogenen Drucklandschaften, einem entsprechenden Wirrwarr an Ausgabegeräten und Modelltypen, mit ebenso vielen verschiedenen Lieferanten und schwierigen Beschaffungswegen. Weitere Ansatzpunkte sehen wir bei anfallenden Aufwendungen für Support, Netzwerkadministration sowie bei Kosten durch Ausfallzeiten.
Ebenso bergen Hardware und Verbrauchsmaterialien, deren Verwaltung und Handhabung, einen großen Kostenfaktor in sich. So verursacht etwa die Beschaffung der Verbrauchsmaterialien für Druck- und Faxgeräte über 40 Prozent der anfallenden Gesamtkosten. Dies ist gerade vor dem Hintergrund erschreckend, dass rund 25 Prozent der eingekauften Materialien dann auf Lager liegen, um zu jederzeit die Druckprozesse aufrecht zu erhalten.
Ein durchdachtes Output-Management-Konzept setzt genau an diesen Kostenfallen an, mit dem Ziel, die Gesamtkosten einer gewachsenen Infrastruktur langfristig zu senken und Optimierungspotenziale im Workflow zu heben. All dies bei maximaler Kostentransparenz sowie Planungs- und Servicesicherheit. Je nach Infrastrukturgröße können hierbei Kosteneinsparungen im gut zweistelligen Prozentbereich erzielt werden.
Welche Grundvoraussetzungen sollte eine sinnvolle Output-Management-Lösung erfüllen? Worauf sollten IT-Entscheider bei der Planung achten?
Piepenburg: Am Anfang einer sinnvollen Output-Management-Lösung steht mit unserer Printing-Solutions zunächst eine Real-Analyse bzw. ein individuelles Output-Infrastrukturkonzept. Diese Ist-Analyse ermittelt die im Unternehmen anfallenden Druckanwendungen, den gesamten Dokumenten-Management-Workflow, die Beschaffung der jeweiligen Stellplätze von Druckern, Kopieren, Multifunktions- und Faxgeräte sowie räumliche Gegebenheiten und Größe der Arbeitsgruppen.
Zudem sollten IT-Entscheider darauf achten, dass der Beschaffungswert aller vorhandenen Systeme sowie bestehende (Service-) Verträge mit Herstellern und Dienstleistern im Bereich Output-Management sowie der Einkauf von Verbrauchsmaterialien, inklusive Papier, in die Betrachtung mit einfließen. Bei der anschließenden Konzepterarbeitung für ein erfolgreiches, Kosten senkendes Output-Management sollten IT-Verantwortliche am besten eine »7 Punkte Regel« beachten:
1. Vereinheitlichung der Systemlandschaft
- Reduzierung der Modellvielfalt
2. Leistungsanpassung und -verteilung
- welche Aufgaben sollen die Systeme abdecken
3. Zentraler Ansprechpartner für alle Services
- Synergien nutzen; redundante Leistungen vermeiden
4. Vor-Ort Service
- klar definierte Service-Level-Agreements und professioneller Support
5. Zentrales Monitoring
- Schnelle Bearbeitung im Servicefall
6. Automatisierte Verbrauchsmaterialbestellung
- Lagerung und Lieferung der Verbrauchsmaterialien über Dienstleister
7. Vergabe von Druckrechten
- Zuordnung des Druckaufkommens auf einzelne Kostenstellen
Vor der Umsetzung eines Output-Management-Konzeptes empfiehlt sich, dieses auf die Praxistauglichkeit hin zu überprüfen. So sollten bestehende Arbeitsprozesse optimiert und nach Möglichkeit beibehalten werden.
Auf welche Standards können IT-Entscheider bei Output-Management-Systemen setzen?
Piepenburg: Die Frage nach den Marktstandards lässt sich für uns nur schwer beantworten, da wir unsere Ziele hinsichtlich Kundenorientierung höher als die im Markt gängigen Standards setzen. So arbeiten wir bei unserem Print-Optimizer als erster Hersteller eng mit Fachhandelspartnern und Systemhäusern zusammen und bieten sogar ein Hersteller übergreifendes Output-Management-Vertragsmodell an. Gleichzeitig setzen wir auch hinsichtlich des Services hohe Maßstäbe. Bereits seit fünf Jahren bieten wir in Deutschland eine dreijährige Garantie, inklusive kostenlosem Vor-Ort- und Next-Day-Service und Techniker.
Darüber hinaus profitieren Unternehmen innerhalb eines Rahmenvertrags für das Rundum-Sorglos-Paket von attraktiven Finanzierungslösungen sowie der Kompetenz eines zentralen Ansprechpartners für alle Belange rund um die Druckerlandschaft. Nicht zuletzt gewähren wir Anwendern die Möglichkeit eines Technologiewechsels während der Vertragslaufzeit, um die Systemlandschaft jederzeit an veränderte Anforderungen anpassen zu können. Rein hardwareseitig sehen wir auf jeden Fall integrierte Netzwerkkarten und PCL/Postscript-fähige Geräte als Standard.
Mit welcher technologischen Entwicklung ist in den kommenden Jahren zu rechnen? Welche Trends werden das Output-Management beeinflussen?
Piepenburg: Der große Erfolg unseres Print-Optimizers zeigt, dass gerade die Einbindung Hersteller übergreifender Infrastrukturen auf großes Interesse vor allem bei mittelständischen Unternehmen stößt. In diesem Sinne wird der Faktor Flexibilität mit Output-Management die immer größer werdenden Kundenansprüche bestimmen. Dieser Trend wird sich eindeutig dahingehend fortsetzen, dass über die Integration von Fremdgeräten hinaus vermehrt auch das ebenso einfache Einbinden jeglicher Dokumenten-Management-Lösungen sowie unterschiedlichster Business-Applikationen, einschließlich Software on-demand, ein Muss ist. Dies geht einher mit dem entsprechenden Bedarf an offenen Schnittstellen innerhalb eines ganzheitlichen Output Managements.
Wie definieren Sie Output-Management? Mit welchen Produkten und Lösungen adressieren Sie den Markt?
Piepenburg: Output-Management bedeutet ist für uns, Unternehmen in die Lage zu versetzen, ihre Druckerinfrastruktur bei maximaler Kostentransparenz sowie Planungs- und Servicesicherheit an einen Partner auszulagern, der den Betrieb und das Management dieser zu monatlich fest kalkulierbaren Kosten übernimmt.
Um langfristig erfolgreich die Gesamtkosten einer gewachsenen Druckerinfrastruktur zu senken und ein breites Spektrum an Einsparungsmöglichkeiten zu erschließen, bedarf es eines umfassenden ganzheitlichen Gesamtkonzeptes, welches wir mit dem Print-Optimizer anbieten. Damit gewähren wir Unternehmen Verträge mit größtmöglicher Flexibilität hinsichtlich Konfigurierbarkeit und Abrechnungsmodalität. Anwendern stehen je nach Wunsch und wirtschaftlichen Anforderungen sowohl Seitenpreis basierte Varianten als auch Service-Lieferverträge über benötigte Verbrauchsmaterialien zur Verfügung. Auch können Unternehmen über die Fixierung von Service-Level-Agreements die Output-Management-Konzepte nach ihren Anforderungen gestalten – etwa hinsichtlich der Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Vor-Ort-Support oder auch Wartung und Controlling per Remote-Überwachung.