Im Interview: Kyocera Mita

Strotmann: Der Begriff Output-Management steht nicht nur für reine Druck- und Kopiererlösungen, sondern für ein ganzheitliches Konzept, mit dem die Output-Strukturen im Unternehmen effizient gestaltet werden. Kaum ein Kostenblock im Unternehmen ist heute eine ähnlich unbekannte Größe wie der Output-Bereich. Jüngste Untersuchungen des Marktforschungsinstituts Info Trends haben ergeben, dass Unternehmen bis zu 19 Prozent der Output-Kosten durch bessere Überwachung und besseres Management senken können.

Strotmann: Wir haben im Jahre 2007 eine Output-Studie bei mittelständischen und großen Unternehmen durchgeführt, um die Problemstellungen bei den Kunden zu ermitteln. Darüber hinaus wurde auch untersucht, wie der Wissensstand und Nutzungsgrad von softwaregestützten Output-Management-Lösungen ist. Im Ergebnis ist vor allem festzustellen, dass mit 44 Prozent fast die Hälfte der Befragten das Druckvolumen nicht kennt. Ein erster Umdenkprozess hat allerdings eingesetzt, 80 Prozent der Studien-Teilnehmer planen in entsprechende Lösungen zu investieren.
Deutsche Unternehmen verlieren durch das unzureichende oder nicht vorhandene Output-Management immer noch jährlich viel Geld. Die Studie zeigt aber auch, dass viele Unternehmen und Behörden das Potenzial eines effektiven Output-Managements inzwischen erkannt haben und in Zukunft in entsprechende Lösungen investieren möchten. Wichtig ist allerdings, dass den Kunden hierfür integrative Lösungen angeboten werden, bei denen Hardware, Software und Service nahtlos ineinander greifen.
Fast die Hälfte der Befragten (44 Prozent) gab an, dass sie das Druckvolumen in ihrem Unternehmen oder ihrer Verwaltung nur vage bis gar nicht kennt. Damit ist die Mehrheit über das Druckvolumen zwar einigermaßen im Bilde, aber dennoch ist die Rate der Unternehmen, die hier über keine gesicherten Daten verfügen, sehr hoch. Bei den Unternehmen und Behörden, die über mehr als 5.000 PCs verfügen, ist mit 60 Prozent sogar die Mehrheit über das Druckvolumen nicht genau informiert.
Von fast 90 Prozent der teilnehmenden Firmen und Verwaltungen werden die Output-Kosten auch nicht gesondert budgetiert. Am häufigsten wird eine genaue Planung noch in den großen Unternehmen durchgeführt. Hier gaben zumindest 34 Prozent an, dem Output-Bereich eigene Budgets zuzuweisen. Die meisten Teilnehmer gehen zwar davon aus, dass die Kosten in den vergangenen drei Jahren gestiegen sind, schätzen aber gleichzeitig die Einsparpotenziale von bis zu 19 Prozent (Gartner Group) nicht richtig ein. Für die Hersteller heißt dies vor allem, dass bei den Kunden vermehrter Beratungsbedarf besteht.
Verstärkte Investitionsbereitschaft bei Security- und Management-Lösungen: Accounting-Systeme werden heute zum Großteil erst in Teilbereichen genutzt und zwar vor allem von größeren Unternehmen. Bereichsübergreifende Lösungen sind bisher nur bei 10 Prozent der Teilnehmer im Einsatz. Insgesamt verwenden bisher 40 Prozent überhaupt keine Accounting-Systeme. Allerdings scheint hier ein Umdenken stattzufinden. 40 Prozent denken darüber nach, in Zukunft Accounting-Systeme einzusetzen. Generell planen bzw. planen unter Umständen sogar über 80 Prozent Output-Management-Lösungen einzusetzen. Von den größeren Unternehmen sind sogar 93 Prozent zu Investitionen in diesem Bereich bereit. Besonders oft werden in diesem Zusammenhang neben Kostenerfassungstools Sicherheits-und Print&Follow-Lösungen genannt.

Strotmann: Die Unternehmen benötigen eine ganzheitliche Strategie. Zunächst muss eine saubere Analyse und Bestandsaufnahme der bestehenden Output-Struktur durchgeführt werden. Der Aufwand für die Auswertung, Analyse und Verbesserung der untersuchten Dokumentenprozesse hängt vom Volumen sowie Beschaffenheit des Output-Parks ab. Unternehmen mit vielen versteckten Kostentreibern wie alte Geräte, Stand-Alone-, Tintenstrahl- oder neue Systeme, die nicht genügend ausgelastet sind, erhöhen sicherlich die Investitionen beim Kunden. Innerhalb einer langfristig angelegten Optimierungsphase werden die Gesamtkosten für das Output-Management erheblich gesenkt. Nach Einschätzungen des Marktforschungsinstitutes Infotrend ist nachhaltiges Wachstum durch die reine Verbesserung der Geräteeigenschaften, wie schnellere Geschwindigkeit oder höhere Auflösung, kaum noch zu erreichen. Wir setzen deswegen verstärkt auf eine intelligente Kombination von Software und Hardware.

Strotmann: Für ein Output-Management beim Kunden bestehen keine definierten Standards. Wichtig ist eine umfassende Analyse der individuellen Situation und des Bedarfs des jeweiligen Unternehmens. Wir bieten seit einigen Jahren für die Erstellung einer ganzheitlichen Unternehmensbetrachtung ein Analyse-und Beratungskonzept ("KYOconsult") an. Aus unserer Erfahrung aus erfolgreichen Projekten und der resultierenden Kundenzufriedenheit sollte ein Unternehmen bei der Planung auf folgende Punkte achten:
• Datensammlung für die Analyse erfolgt nicht nur elektronisch,
• Vor-Ort-Begehung ist unerlässlich,
• räumliche Strukturen werden analysiert,
• Anforderung der Anwender werden protokolliert,
• bestehende Prozesse eines Unternehmen werden berücksichtigt,
• zukünftige Unternehmensziele werden erfasst (z.B. Expansion).
Nur mit einer Auswertung dieser Informationen lässt sich ein erfolgreiches Output-Management-Konzept umsetzen. Der Erfolg eines solchen Konzeptes ist nicht nur in der Reduzierung von Druckkosten und Drucksystemen begründet, sondern auch stark durch die Effizienzsteigerung der Mitarbeiter und der Optimierung von Prozessen abhängig.

Strotmann: Managed-Print-Services wird in der Zukunft bei der Vermarktung von Druckern und Multifunktionssystemen eine immer wichtigere Rolle einnehmen. Managed-Print-Services bedeutet, dass der Drucker- und Kopiererhersteller in Zukunft Leistungen übernimmt, die bisher vom Personal der Kunden erbracht worden sind.
Das Service-Angebot reicht vom Verbrauchsmaterialmanagement über die Prozessoptimierung bis zur Refinanzierung. Es beinhaltet die Bereiche Beratung, Umsetzung, Services und Weiterentwicklung.

Strotmann: Bei Kyocera verstehen wir unter Output-Management, dem Kunden ein wirtschaftliches Gesamtkonzept anzubieten, das auf die Aufgaben und Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Der Kunde erhält von uns immer eine optimale und wirtschaftliche Gesamtlösung.
Diese beinhaltet auch geeignete Softwarelösungen. Für die optimale Kosten-und Druckkontrolle bieten wir die Lösung Kyocount an. Wir haben auch den Sicherheitsaspekt in diesem Bereich nicht vernachlässigt und ergänzt diese durch die Lösung "KYOcontrol".
Mit Kyocount stellen die Unternehmen das reine Kostenmanagement sicher. Kyocontrol dagegen bietet darüber hinaus ein ganzheitliches Konzept für den Sicherheits- und Controllingbereich.
Kyocount sammelt automatisch alle Zählerstände der im Netz eingebundenen Systeme an zentraler Stelle und zeigt an, ob Systeme Fehlermeldungen verursacht haben oder in nächster Zeit Toner nachgefüllt werden sollte. Außerdem analysiert Kyocount die Auslastung der Systeme und erstellt detaillierte Auswertungen. Per Maus-Klick lassen sich diese Auswertungen schnell und einfach für ein professionelles Berichtswesen grafisch aufbereiten. Der Administrator ist immer aktuell über die Zählerstände der im Netzwerk eingebundenen Maschinen informiert. Er erhält eine E-Mail über aufgetretene Fehler oder bevorstehende Wartungen vom Gerät und kann unter Umständen reagieren, noch bevor das System ausfällt. Selbst die Nachbestellung von Toner lässt sich mit Kyocount automatisieren.
Diese Hilfsmittel dienen einem Unternehmen zur Überprüfung und Sicherung von Druckvolumen im Netzwerk, sowie zur Optimierung von Arbeitsprozessen. Darüber hinaus bieten wir mit dem Beratungskonzept "KYOconsult" eine ganzheitliche Überprüfung der Outputkosten einer Firma an. In diesem Fall werden nicht nur die Druckkosten ermittelt und optimiert, sondern auch Unternehmensprozesse und Mitarbeiterproduktivität berücksichtigt.