Mit PDF/A das »lebende Archiv« verwirklichen

Viele Unternehmen und Organisationen sind aus gesetzlichen oder historischen Gründen verpflichtet, Dokumente über längere Zeiträume aufzubewahren. Aus unserer Beratungspraxis wissen wir, dass der Aufbau eines »lebenden Archivs« in Fragen der Langzeitarchivierung eine ebenso zentrale Rolle spielt. Unternehmen suchen Lösungen, die ihnen die schnelle Wiederverwertbarkeit von einmal erzeugten wertvollen Informationen sicherstellen.
Der von der ISO neu definierte Standard PDF/A stellt hierbei einen wichtigen Fortschritt dar. Mit dem PDF/A-Format können erstmals Dokumente auch in Zukunft mit konsistenten und verlässlichen Ergebnissen abgerufen werden. Ungeachtet der Anwendung, mit der ein Quelldokument erstellt wurde, können Wiedergabetreue und Integrität uneingeschränkt gewahrt bleiben.

PDF/A besitzt als Archivierungsformat gegenüber den Bildformaten TIFF, JPEG oder GIF große Vorteile. So speichert es strukturierte Objekte (wie Texte und Vektorgrafiken) in kodierter Form und verbessert somit deren Zugänglichkeit. Inhalt, der im PDF/A-Format gespeichert ist, kann deshalb leichter durchsucht werden. PDF/A-Dateien sind in der Regel kompakter und benötigen nur einen Bruchteil des Speicherplatzes einer entsprechenden TIFF-Datei, bei oftmals besserer Qualität.
Metadaten wie Titel, Autor, Schlagworte usw. können direkt in das PDF/A-Dokument eingebettet werden. Dadurch wird eine automatische Klassifizierung ermöglicht. Die Seiteninhalte in einem PDF-Dokument sind in der Regel geräteunabhängig, das heißt auch unabhängig von der Rasterauflösung oder dem Farbsystem. PDF/A-Dokumente können damit vom technologischen Fortschritt der Ausgabegeräte wie Drucker oder Bildschirm profitieren. Alle genannten Aspekte sind für ein effizientes Output-Management unverzichtbar.

Die PDF/A-Spezifikationen legen strenge Maßstäbe an. So dürfen PDF/A-Dokumente nur einheitliche Farbräume benutzen, gemischte Farbräume sind nicht erlaubt. Die Beschreibungen aller verwendeten Schriften (Fonts) und Zeichen müssen in der Datei enthalten sein. Verschlüsselungen und Komprimierungen sind in PDF/A ebenso untersagt wie eingebettete Programmierobjekte. Gleiches gilt für das Starten von Webseiten, Multimedia-Objekten oder Programmen.
Für einige Archivierungsanwendungen könnten diese eingeschränkten Funktionalitäten problematisch sein. Man denke nur an Kataloge im Publishing oder im Pharmabereich an zulassungsrelevante Dokumente, die im Rahmen von Medikamentenzulassungen erstellt werden. Beide Applikationen leben von Links und Kreuzverweisen in ihren Dokumenten, eine Funktionalität, die bei PDF/A verboten ist.

Für den Markterfolg von PDF/A ist es nicht nur entscheidend, dass möglichst viele Anwender und Anbieter PDF/A als geeignetes Archivformat anerkennen, sondern auch, dass bei der Generierung von PDF/A-Dateien die Spezifikationen möglichst präzise eingehalten werden. Wie oft zu beobachten, wird es auch eine Reihe von Produkten geben, welche PDF/A-Konformität für sich beanspruchen, sie in Wirklichkeit aber nicht hundertprozentig einhalten.

PDF/A ist keine Eintagsfliege. Im Gegenteil: PDF/A wird sich nach unserer Einschätzung langfristig als neues Format bei der Langzeitarchivierung etablieren. Erste Werkzeuge für PDF/A-Anwendungen sind bereits auf dem Markt, weitere werden im Verlauf des Jahres folgen.
Bei allem Enthusiasmus bleibt jedoch zu bedenken: PDF/A allein garantiert keine Langzeitarchivierung. Um ein PDF/A-konformes Archiv zu implementieren, bedarf es der Berücksichtigung einer ganzen Reihe weiterer Aspekte. Dazu gehören unternehmensweite Standards und Prozeduren, Qualitätsmanagement und auf den Anwendungszweck zugeschnittene Anforderungen. Vor allem die Migration der bestehenden Papier- und TIFF-Archive in PDF/A-konforme Archive ist keine unbedeutende Aufgabe und muss sorgfältig geplant und umgesetzt werden.

Alexander Tryba, Geschäftsführender Gesellschafter von neeb & partner