Knapp ein Jahr ist Sharepoint 2010 nun für Anwender verfügbar. Seither konnten auch Lösungs- und Integrationsanbieter Erfahrung mit der neuen Version sammeln. Trotz zahlreicher Verbesserungen in Sharepoint 2010 gibt es immer noch genügend Bereiche, in denen ergänzende Lösungen gefragt sind, oder sich von vornherein Alternativlösungen anbieten.
Sharepoint beliebt als Portallösung (Bild: Microsoft)
Sharepoint ist ein echter Allrounder. Es gilt als Collaboration-Tool, Web-Content-Management- und Dokumentmanagementlösung. Rund um dieses »Supergebilde« docken zahlreiche Anbieter ihre Produkte an, um Sharepoint zu ergänzen und zu erweitern. Ein Beispiel ist »Hyper.Net« von Coextant Systems, das in seiner nun verfügbaren Version die Distribution und Dokumentation von Dokumenten unterstützt und neue Funktionen für die rechtssichere Umwandlung und Speicherung von Dokumenten in Ablage- und Archivsystemen für Sharepoint 2010 bereithält. Darüber hinaus verdienen viele Systemintegratoren an der Implementierung von Sharepoint in den Unternehmen. Sharepoint ist somit nicht nur ein Umsatzträger von Microsoft, sondern auch von zahlreichen anderen Anbietern. Was neben Coextant beispielsweise Alegri, DocuWare, OpenText, Optimal Systems und windream rund um Sharepoint offerieren, lesen Sie unter anderem in den jeweiligen Interviews.
Aus Sicht von Bernd Hennicke, Portfolio Manager Microsoft Solutions von Opentext, bietet Sharepoint bereits wesentliche Teile, mit denen sich ECM-Strategien in den Unternehmen realisieren lassen: »Unser Unternehmen nutzt diese Basis und insbesondere den Portal-Ansatz von Sharepoint und bringt dadurch sämtliche Unternehmensinformationen einheitlich in die Welt von Sharepoint. Sharepoint kann folglich durchaus als »Enabling Technology« betrachtet werden.« Noch stärker auf den Punkt bringt Jürgen Biffar, Vorstand von Docuware, die Bedeutung von Sharepoint für sein Unternehmen: »Es entsteht ein neues Marktsegment und wir können dadurch neue Kunden generieren.«
Größere Funktionsvielfalt und -tiefe
Die Stärke von Sharepoint ist darüber hinaus, nicht nur den internen Mitarbeitern eine Plattform zu bieten, sondern auch den externen. »Unserer Erfahrung nach sind diejenigen Portale beliebt, die Datenräume für Kunden und Geschäftspartner extern zur Verfügung stellen und als eine Art Fenster ins Unternehmenswissen fungieren, in das Kunden beziehungsweise Partner in kollaborativen und informativen Prozessen einbezogen werden«, berichtet Karsen Renz, CEO von Optimal Systems. Jeder Anwender hat ein sehr individuelles Frontend, wie »MySite«, und hat beispielweise Zugriff auf ein Dokument. Mehrere Anwender können das Dokument bearbeiten, weiterleiten oder andere Aktionen durchführen.
Bei Sharepoint 2010 lassen sich externe Nutzer nun leichter einbinden. Zudem hat sich die Strukturierung und Sicherheit bei der Verwaltung unternehmensweiter Contents, das Wissensmanagement und die Integration von Business-Anwendungen verbessert. Einen Grund dafür, dass sich nicht nur externe Nutzer, sondern auch Drittprodukte einfacher integrieren lassen, erklärt Roger David, Geschäftsführer von Windream: »Ausschlaggebend dafür ist unter anderem eine bessere Integration des Sharepoint-Designers in das Visual Studio 2010 und eine bessere Aufteilung der Sharepoint-Datenbanken.«
ECM und DMS sind ergänzungsbedürftig
Das Ignorieren ECM-spezifischer Leistungsmerkmale bemängelt David: »Sharepoint 2010 erlaubt das nachträgliche Ändern seiner Inhaltstypen, was aus ECM-Sicht nicht erlaubt ist. Denn die Möglichkeit der nachträglichen Änderung führt zu einer inkorrekten Archivierung, die aber besonders im Hinblick auf eine rechtskonforme Dokument-Archivierung unabdingbar ist.«
Die Grenzen der ECM-Leistung von Sharepoint 2010 zeigen sich auch bei den neu eingeführten Dokumentenmappen, die zum Aufbau von Aktenstrukturen dienen. Das ECM-Beratungshaus Zöller & Partner hat diese mit folgendem Ergebnis untersucht: Die Sharepoint-Dokumentenmappen sind exzellent in Microsofts Collaboration-Umgebung eingebettet und sehr gut geeignet für einfache Mappen-Anwendungen. Weitergehende Anforderungen wie eine Modellierung von Aktenstrukturen oder Strukturierung der Mappeninhalte sind jedoch als K.o.-Kriterien für deren Einsatz zu werten. Außerdem wären dedizierte Postkorbfunktionen erforderlich, die wesentlich über Outlook-Funktionen oder eine einfache SharePoint-Aufgabenliste hinausgehen.
Etwas relativiert werden die ECM-Mängel von Sharepoint durch Paul Caspers, Vorstand von Coextant: »Unserer Meinung nach tritt Sharepoint gar nicht als 'Allround'-ECM an, sondern eher als System, das die flexible Nutzung bestehender und die Erstellung neuer leistungsfähiger Applikationen rund um strukturierte und unstrukturierte Informationen in hervorragender Weise ermöglicht.«
Die Stärken von Sharepoint liegen somit in der Integration von Daten und Systemen und in der umfassenden Unterstützung von Information-Workern in ihrer Arbeit mit allem was moderne Systeme und Web 2.0 heute bieten. Dazu gehören beispielsweise auch die Möglichkeit der unternehmensweiten Suche oder auch Business-Intelligence-Anwendungen. Sind dagegen spezialisierte »vertikale« ECM-Lösungen gefragt, wie das Scannen und Verarbeiten von Eingangsrechnungen, dann können dies reine ECM-Systeme sicherlich besser abwickeln.