Vielen Unternehmen erscheint Microsofts MOSS 2007 als attraktive Einstiegsmöglichkeit in das Enterprise-Content-Management. Die Erwartungen werden nur teilweise erfüllt. Ausbaufähig sind vor allem die Dokumentenverwaltung und das Web-Content-Management. Sehr gut ist die Office-Integration.
von Jürgen Rentergent, Senior Consultant, Zöller & Partner
Bereits zur Markteinführung 2001 hofften viele interessierte Anwender, dass der »SharePoint Portal Server« wesentliche ECM-Funktionen im Bereich DMS, dokumentenzentrischem Workflow, Collaboration und Portal abdecken kann. Die stark überarbeitete, mittlerweile dritte Produktgeneration kommt den Erwartungen immer näher. Der Microsoft »Office SharePoint Server 2007« (MOSS) bietet zahlreiche neue Funktionen in den Bereichen Dokumenten-Management, Recordsmanagement, Web-Content-Management, Workflow, Business-Information, elektronische Formulare, sowie Collaboration.
Hervorzuhebende Funktionen sind unter anderem:
 | Dokumententypen und Inhaltstypen |
| automatisch gesteuerte Dokumentenkonvertierung |
| einfache Funktionen des Recordsmanagement durch Datenarchiv-Webseitenvorlage |
| Informationsverwaltungsrichtlinien |
| Rechteverwaltung auf Objektebene |
| verbesserte Versionierung |
| integrierte Workflow-Funktionalität |
| integriertes Web-Content-Management |
| Replikation mit Outlook undExchange |
| spezifische Unterstützung für Infopath- und Excel-Dokumente |
| Business-Intelligence-Funktionen |
| Unterstützung für Weblogs, Wikis und RSS |
Erweiterte, modulare Architektur
MOSS 2007 benutzt zur Datenhaltung wie schon die Vorgängerversion den hauseigenen »SQL Server« und basiert bei den grundlegenden Funktionen auf den »Windows SharePoint Services 3.0« (WSS). Die WSS liefert Microsoft kostenlos und bietet damit bereits die Grundlage für eine Reihe von Dokumenten-Management-Funktionen:
| Sperren von Dokumenten, Check-In/Out |
| Versionierung mit Unterversionen |
| Verwaltung von Metadaten |
| Informationsverwaltungsrichtlinien entsprechend der Inhaltstypen |
| Protokollierung |
| rollenbasierte Rechteverwaltung für Dokumentenbibliotheken, Ordner und einzelne Dokumente |
Eine wesentliche Verbesserung für Anwender, die flexibel zu handhabendes DMS erwarten, wurde dadurch erreicht, dass MOSS 2007 nun Inhaltstypen (oft auch als Content-Types oder Dokumententypen bezeichnet) einführt, die eine einfache Erfassung der Metadaten zu Dokumenten ermöglichen. Dabei werden Pflichtfelder und optional auszufüllende Felder unterstützt. Inhaltstypen lassen sich mit Workflow-Aktivitäten verknüpfen.
Integration mit der Office-Suite
Microsofts Strategie bei der Positionierung von MOSS 2007 stützt sich maßgeblich auf Synergien mit anderen Microsoft-Produkten. Da ist neben den Basistechnologien und dem MS SQL-Server in erster Line die Office-Suite zu nennen. Die Entscheidung, die Sharepoint-Entwicklungsmannschaft in das Office-Team zu integrieren, trägt definitiv Früchte:
| Sharepoint-Listen sind einfach per Konfigurationsmenü in Outlook einbindbar und so auch offline verfügbar. |
| MOSS 2007 unterstützt die Erzeugung von browserfähigen Infopath-Formularen und ermöglicht so die Formularverarbeitung ohne die Installation einer Formularsoftware – auch im Extra- oder Internet.vFür Excel-Anwender gibt es neben serverbasierten Excel-Services und Excel-Web-Services APIs auch die Möglichkeit Excel-Arbeitsblätter im Webbrowser anzuzeigen. |
| Bearbeitung – auch Versionierung – von Dokumenten aus einem Sharepoint-Portal ist mit den Office-Produkten einfach. |
Suchen und Finden
Die im MOSS 2007 integrierte Suchtechnologie, die als eigenständige Komponente auch als Microsoft »Search Server« vermarktet wird, liefert eine integrierte Suche über verschiedene, flexibel konfigurierbare Inhaltsquellen: Netzlaufwerke, Webseite, Sharepoint-Sites, Exchange-Server-Public-Folders und »Lotus Notes«-Datenbanken. Natürlich werden neben vielen Standardformaten alle Microsoft-Dateiformate bei der Indexierung erschlossen. Die beabsichtigte Übernahme des Search-Spezialisten Fast betont das zunehmende Engagement von Microsoft in diesem für ECM besonders relevanten Bereich. Damit positioniert sich der Hersteller als Anbieter leistungsfähiger Enterprise-Search-Lösungen.
Sharepoint ist kein DMS-Ersatz
Für die traditionellen DMS-Produkte ist MOSS 2007 trotz rudimentärer DMS-Funktionalität keineswegs ein Ersatz, sondern eher eine Ergänzung. Es fehlen Erfassungskomponenten für Papier-Eingangspost, hierzu gehören Scan- und Indexieranwendungen. Anspruchsvollere Postkorbanwendungen für Szenarien der frühen Erfassung und teil- oder vollautomatisierten nachgelagerten Bearbeitung, Anwendungen für die elektronische Aktenverwaltung, Archiv- und DMS-Funktionen für große Dokumentenmengen und Langzeitarchivierung sowie COLD-Anwendungen lassen sich ebenso wenig mit Bordmitteln des MOSS 2007 erledigen. Treten diese Anforderungen auf, so sind – falls verfügbar – Erweiterungen von Microsoft-Partnern gefragt oder es werden umfangreiche und kostenträchtige individuelle Programmierungen erforderlich.
Komplexität häufig unterschätzt
Die Gleichung – abgeleitet aus dem Office-Bereich – »Microsoft = MOSS 2007 = einfache Standardfunktionen« geht nicht auf. Zumindest was die Konzeption, Planung, Programmierung, Einrichtung und Administration einer kundenspezifischen Lösung mit MOSS 2007 angeht. Hier werden tiefgehende Kenntnisse gefordert, die bei IT-Abteilungen in kleinen und mittleren Unternehmen oft nicht vorhanden sind. Aber auch in fachlicher und organisatorischer Hinsicht wird dringend empfohlen, vorab eine Einführungsstrategie und Planung für die Nutzung des Sharepoint zu entwerfen, um zu verhindern, dass sich Anwendungen unkontrolliert verselbstständigen oder die Benutzerakzeptanz unnötig sinkt. Themen wie Rechte/Benutzerkonzept, übergreifende Navigation, Erscheinungsbild (CI), Klassifikation von Inhalten, Festlegung von Inhaltsquellen für die Suchfunktionen und weitere wichtige Rahmenbedingungen sollten vorab festgelegt werden.
Sharepoint-Knowhow ist gefragt
Der Erfolg beim Einsatz von MOSS 2007 ist zwangsläufig mit der Verfügbarkeit von Sharepoint-Experten vor Ort verknüpft, die entsprechende Hilfestellung in den jeweiligen Projektphasen geben können. Diese Mitarbeiter müssen sich nicht nur mit den technischen Aufgabenstellungen, sondern auch mit den organisatorischen Hürden auskennen. In dieser Hinsicht besteht derzeit ein Defizit – es gibt kaum noch Microsoftpartner mit kompetenten und ausreichend verfügbaren Fachleuten. Die in der letzten Zeit deutlich häufigeren Stellenangebote für Sharepoint-Spezialisten belegen dies.
Zusammenfassung
Microsoft bietet mit MOSS 2007 und den dazugehörenden Basistechnologien ausgereifte Funktionalitäten als Enterprise-Collaboration-Suite mit leistungsfähigen Suchfunktionen, integriertem rudimentärem DMS und Web-Content-Management sowie Portalfunktionen. Bei klassischen DMS-Anwendungen werden die Standardfunktionen des Sharepoint-Servers oft nicht ausreichen und Firmen integrieren dazu häufig zusätzliche DMS-Produkte. Dazu gibt es bereits zahlreiche Angebote von Schnittstellen zu reinen DMS-Produkten. Die tiefe Integration in die Office-Produktlinie – hier insbesondere die gute Infopath-, Excel- und Outlook-Integration – machen MOSS 2007 zu einem attraktiven Produkt für Unternehmen. Vorausgesetzt, sie lassen eine Single-Plattform-Strategie zu.