Das Outlook-Fenster besitzt nun eine eigene Docuware-Menüleiste (Bild: Docuware)
Die aktuelle Version »DocuWare 5.1c« steht ganz klar im Mittelpunkt des CeBIT-Auftritts des Germeringer DMS-Spezialisten
DocuWare. Zu den Messe-Highlights gehört das neue Modul »DocuWare Connect to Outlook«. Anwender können damit ihren Aufbewahrungspflichten auch bei E-Mails nachkommen, indem sie direkt in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung die elektronische Post in Docuware archivieren. Ebenso komfortabel ist laut Anbieter die Docuware-Suche aus Outlook heraus; sie biete deutlich mehr Recherchemöglichkeiten als die reguläre Outlook-Suchfunktion.
Docuware sieht das neue Modul als eine komfortable Lösung an, um die Flut an elektronischer Post einfach zu managen. Denn Anwender können ihre E-Mails mit Anhängen direkt aus dem Microsoft-Programm heraus im zentralen Dokumenten-Pool archivieren. Je nach Konfiguration werden die E-Mails anschließend automatisch gelöscht, oder mit einer Markierung versehen und im Postfach belassen – mit oder ohne Anhang. E-Mails können sowohl im Originalformat (MSG) als auch in den Formaten DOC, RTF, PDF, PDF/A archiviert werden. Die Archivierung von Anhängen erfolgt in ihrem jeweiligen Originalformat.
Archivierte E-Mails für alle berechtigte Mitarbeiter
Recherchen sollen nach Meinung des Softwarehauses ebenfalls einfach sein. Per Schnellsuche lässt sich direkt in Outlook die bereits archivierte elektronische Post finden. Der Anwender kann beispielsweise festlegen, dass zu einer E-Mail alle im letzten Quartal archivierten E-Mails mit gleichem Absender gesucht werden sollen. Dabei ist es auch möglich, E-Mails sortiert nach Aktualität anzuzeigen.
Natürlich stehen archivierte E-Mails allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Diese können die Dokumente unter anderem für ihre eigenen Projekte nutzen. Docuware erweitert damit den Funktionsumfang der in Outlook angebotenen Suche erheblich. Die Konfiguration des neuen Moduls erfolgt in den Web-Client-Einstellungen und wird vom Administrator oder Anwender selbst durchgeführt.
App »DocuWare Mobile« für alle gängigen Smartphones
Auf der Messe betont Docuware natürlich auch noch, dass die App »DocuWare Mobile« nun für alle gängigen Smartphones zur Verfügung steht: Neben Apple iPhone, iPad und iPod Touch werden jetzt auch RIM-Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebsystemen Android und Windows Phone 7 unterstützt. Der Docuware-CeBIT-Auftritt wird von den autorisierten DocuWare-Partnern (ADP) Alos, Alpha Com, abaNET, Butec, tutum und Weko Informatik unterstützt.
Docuware auf der CeBIT 2012:
Halle 3, Stand G20
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