»BvLArchivio« (Bild: Bvl Bürosysteme)
Immerhin: Das System war im letzten Jahr erstmals öffentlich vorgestellt worden (ECMguide.de berichtete) und hatte die Fachbesucher als Lösung derart überzeugt, dass diese schließlich mit dem Innovationspreis ausgezeichnet wurde. »Wir freuen uns, auch in diesem Jahr auf der DMS Expo vertreten zu sein, und laden jeden Interessierten zu einem persönlichen Test der überraschend einfachen Funktionsweise ein«, sagt Ralph-Norman von Loesch, Geschäftsführer von Bvl Bürosysteme, die das System entwickelt hat.
Besonders schnelle Installation
Die Archivierungslösung zeichnet sich laut Anbieter insbesondere durch schnelle Installation und geringe Kosten aus. Selbst Unternehmen, die den Einsatz eines digitalen Archivsystems bisher scheuten, sollen damit bequem in die »Welt der digitalen Dokumente« eintreten können.
30 x 40 x 30 Zentimeter misst die kleine Box, die lediglich an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen wird. Das Betriebssystem ist bereits auf einer integrierten Festplatte manipulationssicher vorhanden. Separat dazu gibt es eine Daten- und zwei Sicherungsplatten – durch diese strikte Trennung von Betriebssystem und Daten entfällt nach Angaben von Bvl Bürosysteme der sonst übliche unkontrollierte und unprotokollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen.
Box speichert Inhalt von 20.000 Ordnern
Pro Box können bis zu fünf Archive angelegt werden, die den Inhalt von etwa 20.000 Ordnern fassen können. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdokumenten durch einfachen Scan. Eine Text-Verschlagwortung in Kombination mit einer Barcode-Kennung zur Archivzuweisung (Stempel oder Aufkleber) erübrigt dabei jegliche Nachbearbeitung.
Gespeichert wird manipulationssicher im Langzeitarchivformat »PDF-A«. Während jeder Mitarbeiter das Archiv zu Recherchezwecken über die Google-ähnliche Bvlarchivio-Suchmaschine nutzen kann, lässt sich die Archivierungsbefugnis über die Vergabe von Schlüsseln regeln. Schnittstellen ermöglichen zudem das automatisierte Archivieren beispielsweise aus Buchhaltungsprogrammen.
Zertifiziert nach Standard IDW PS 880
Das System ist nach dem Standard IDW PS 880 zertifiziert und entspricht damit allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen. Zu einem Mietpreis ab bereits 99 Euro monatlich ist das System zu haben – inklusive Service des Herstellers.
BvL Bürosysteme auf der DMS Expo 2010:
Halle 7, Stand D19
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