Advertorial: Docuware ersetzt Papierarchiv

Über seinen zentralen Dokumenten-Pool hat der Siegener Apparatehersteller Igefa Weinbrenner Zugriff auf rund eine Million Dokumente. Kunden, die Ersatzteile benötigen, erhalten dadurch schnell Auskunft. Ein Rechnungsprüfung-Workflow schafft Transparenz über den Bearbeitungsstatus und sichert Skontoerlöse.

Der Spezialist für Wärmetechnik, die IGEFA WEINBRENNER Wärmetauscher GmbH, bietet seinen Kunden weltweit die präzise Konstruktion und Fertigung von Druckbehältern, wobei spezielle Kundenwünsche ebenso berücksichtigt werden wie eine effiziente Dimensionierung. »Mitdenken ist unsere Kernkompetenz«, sagt Jürgen Umlauf, Geschäftsführer des seit fast 60 Jahren erfolgreichen Familienunternehmens. Um international konkurrenzfähig zu bleiben, setzt das mittelständische Unternehmen auch in innerbetrieblicher Organisation und Verwaltung auf Innovation. Um ein ausuferndes sowie ineffizientes Papierarchiv zu beseitigen und gleichzeitig Arbeitsabläufe zu beschleunigen ist seit Ende 2008 das Dokumentenmanagement-System »DocuWare« im Einsatz. Hintergründe und weitere Informationen zeigt auch ein Video über das Docuware-Projekt bei Igefa Weinbrenner.

Anforderungen und Rahmenbedingungen

Zunächst fasste das Management von Igefa Weinbrenner eine Grundsatzentscheidung für ein neues, ganzheitliches IT-Konzept: Gleichzeitig mit einem neuen ERP-System sollte ein digitales Archiv eingeführt werden. Denn das Papierarchiv platzte aus allen Nähten, in den Büroräumen waren sämtliche Wände mit Aktenschränken voll gestellt. Für 45 neue Ordner, die für die Unterlagen des nächsten Jahres vorgesehen waren, fand sich kein Platz mehr, man hätte neue Lagerräume anmieten müssen. Ein lästiges und bei der Suche nach Unterlagen zeitraubendes Problem war aber auch die unterschiedliche Systematik, mit der die Mitarbeiter die Dokumente ablegten. »Bei Anfragen von Kunden nach Ersatzteilen kam es durchaus vor, dass über mehrere Tage nach den alten Aufträgen gesucht wurde«, erinnert sich Igefa-Geschäftsführer Umlauf. Bessere und schnellere Recherchemöglichkeiten standen deshalb neben der revisionssicheren Ablage ganz oben auf der Wunschliste. Ein weiterer Grund, warum sich das Igefa-Management für Docuware entschied, war die Möglichkeit, die Durchlaufzeiten von Dokumenten in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens mit Hilfe von integrierten Workflows zu beschleunigen, bestätigt Jürgen Umlauf: »Docuware ist hier am professionellsten aufgestellt.«

Die Lösung

In enger Zusammenarbeit mit dem nahe angesiedelten Docuware-Partner wurde eine pragmatische Lösung entwickelt, die genau an die Bedürfnisse des Apparatebauers angepasst ist. Ende 2008 wurde das DMS installiert und in einer Umstellungsphase von wenigen Monaten machten sich die Mitarbeiter der unterschiedlichen Abteilungen mit dem System vertraut. Dafür wurden 20 Arbeitsplätze mit neuen Rechnern und jeweils zwei großen Bildschirmen ausgestattet. Zum Scannen der Belege dienen zwei Sharp-Multifunktionsgeräte vom Typ »MX 3100N«. In einem ersten Schritt wurden innerhalb eines Vierteljahres mit Unterstützung von Aushilfen 700.000 alte Dokumente aus den letzten zehn Jahren inhouse gescannt, archiviert und anschließend geschreddert. Dazu zählten Lieferscheine, Angebote, Aufträge und Kassenbelege ebenso wie Konstruktionszeichnungen und Stücklisten. »Eine gute Gelegenheit, mit der Vergangenheit aufzuräumen«, erinnert sich Jürgen Umlauf. Heute steht kein einziger Archivschrank mehr in den Büros. Sämtliche Eingangspost wird sofort digitalisiert, verschlagwortet und archiviert. Um nach verschiedenen Kriterien recherchieren zu können, wurde großer Wert auf eine ausführliche Indexierung gelegt. Docuware ist nahtlos in das ERP-System »FEPA« von Planat integriert und Belege wie Lieferscheine, Rechnungen oder Angebote, die in der kaufmännischen Lösung erstellt werden und einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, werden automatisch archiviert. Im zentralen Dokumenten-Pool werden so monatlich rund 2000 neue Schriftstücke abgelegt.

Prozessdarstellung

Durch den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems hat der Apparatebauer Schritt für Schritt interne Arbeitsabläufe verbessern können. Ein Workflow zur Rechnungsprüfung, in den mehrere Abteilungen sowie extern der Steuerberater eingebunden sind, sorgt für schnelle Durchlaufzeiten und sichert dadurch Skontoerlöse, die früher regelmäßig verfielen. Heute wird jede neu eingegangene Rechnung gescannt, im Rechnungsarchiv abgelegt und erscheint anschließend sofort in der digitalen Mappe des Geschäftsführers. Dieser nimmt sie zur Kenntnis und leitet sie an die zuständige Abteilung weiter, die über die Bestellnummer identifiziert wird. Dort wird die Rechnung vom Mitarbeiter geprüft, freigegeben oder abgelehnt. Bei einer Freigabe erscheint sie in der Mappe der Finanzbuchhaltung. Dort wird sie gebucht und sofort via VPN-Leitung an den externen Steuerberater geschickt. Der Steuerberater, der anfangs dieser Neuerung durchaus skeptisch gegenüberstand, ist nun ein großer Fan des Systems, verrät Jürgen Umlauf: »Es geht kein Dokument mehr verloren. Außerdem sparen wir uns jeden Monat den umständlichen Transport der Belege zum Steuerberater und die erneute Ablage, wenn sie wieder zurückkommen.«

Ein weiterer Workflow optimiert und beschleunigt die Prüfung der Spesenabrechnungen der Mitarbeiter. Früher wurde oft fehlerhaft abgerechnet und unzureichend geprüft, so dass der Steuerberater die Abrechnungen zurückschickte und sie erneut bearbeitet werden mussten. Heute werden die Belege über einen Workflow den entsprechenden Stellen zur Prüfung vorgelegt und anschließend wird sofort das Geld ausgezahlt. Das spart allen viel Zeit und Ärger, betont der Geschäftsführer. Auch ihm selbst erleichtert ein Workflow die Arbeit, der zur Prüfung von Belegen durch die Geschäftsleitung eingerichtet worden ist. Gibt er sein OK, sind sie gleichzeitig archiviert. Dokumente wie etwa Krankmeldungen oder Stundenzettel, die auch für den Steuerberater relevant sind, werden automatisch dorthin weitergeleitet.

Die Vorteile

Seinen Traum vom papierlosen Büro sieht Jürgen Umlauf nun schon fast verwirklicht: »In unserem Unternehmen gibt es keine Papierablage mehr, das ist wie eine Befreiung.« Gleichzeitig haben sich die Recherchemöglichkeiten wesentlich verbessert. Das wissen auch die Kunden des Apparatebauers zu schätzen. Denn Igefa-Druckbehälter, die für jeden Kunden nach Wunsch individuell konzipiert und hergestellt werden, haben sehr lange Standzeiten. Wenn Kunden nun nach zehn bis 15 Jahren für ihre Apparate Ersatzteile wie beispielsweise Dichtungen, Schrauben oder komplette Heizbündel benötigen, stehen den Mitarbeitern die entsprechenden Unterlagen heute in Sekundenschnelle am Bildschirm zur Verfügung. »Früher waren das oft wahre Suchorgien«, erinnert sich der Igefa-Geschäftsführer. Dann waren auch schon mal drei oder vier Mitarbeiter stundenlang damit beschäftigt, einen alten Auftrag zu finden. Heute dagegen sind Kundenanfragen schnell erledigte Routinearbeiten. Die Mitarbeiter müssen ihren Arbeitsplatz nicht mehr verlassen, sie können den Kunden innerhalb kürzester Zeit ein Angebot für das passende Ersatzteil erstellen. Auch bei Neuaufträgen ist der zentrale Dokumenten-Pool eine nützliche Informationsquelle. Die Fertigung kann bei baugleichen Apparaten sofort auf alte Unterlagen zugreifen, Projekte können dadurch schneller abgewickelt werden.

Fazit

»Docuware ist heute aus unserem Unternehmen nicht mehr wegzudenken«, sagt Jürgen Umlauf. An die hohe Verlässlichkeit der Dokumentenmanagement-Lösung haben sich die Mitarbeiter schnell gewöhnt. Zwar ist ein weiterer Ausbau der Anwendung derzeit nicht geplant, der Zugriff auf den Dokumenten-Pool soll jedoch über Web Client für die Mitarbeiter in Zukunft noch komfortabler gestaltet werden. Die Kunden jedenfalls haben die Qualitätssteigerung beim Service aufmerksam registriert, so der Igefa-Geschäftsführer. Einige haben sich das System bereits für eigene Zwecke demonstrieren lassen.