06.06.2011 (as) Drucken
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Im Interview: BARC

Das Beratungs-und Forschungsinstitut BARC berät unter anderem Unternehmen bei der Umsetzung von ECM-Projekten. Welche Erfahrungen es speziell im Archivierungssegment sammeln konnte, berichtet Martin Böhn, Senior Analyst, im Interview.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Implementierung einer Archivierungslösung in der Praxis?

 Martin Böhn
Martin Böhn
Böhn: Zu den Aufgabenstellungen zählen die Erfassung und Klassifikation der wesentlichen Informationsbausteine. Neben den gesetzlichen Vorschriften sind auch Anforderungen aus Verträgen, innerbetriebliche Anforderungen und Vorschriften zur Vernichtung zu beachten. Zum sicheren Ablegen der zu archivierenden Dokumente müssen Schnittstellen geschaffen werden. Meist übernimmt ein Dokumenten-Management-System die Sammlung und Klassifizierung der Inhalte ebenso wie die Übergabe an das Archivsystem – dann müssen die Schnittstellen zwischen DMS und anderen Fachanwendungen (CAD, ERP, CRM etc.) geschaffen werden. Von bestimmten Dokumenten ist jeweils ein festgelegter Informationsstatus abzulegen. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Informationen langfristig lesbar und zugreifbar sind. Dazu ist häufig eine Formatwandlung beispielsweise in PDF/A notwendig.

Welche Compliance-Anforderungen kann ein Unternehmen mit Hilfe von Archivierungslösungen erfüllen?

Böhn: Compliance bezieht sich nicht nur auf die Ablage, dies ist nur die Hälfte. Die den Vorschriften entsprechende Erfassung, Bearbeitung und Ablage ist ebenso wichtig – also dass alle wichtigen Informationen überhaupt den Weg bis zum Archivsystem ordnungsgemäß gegangen sind. Zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist daher die Kombination aus Archiv- und Dokumentenmanagement- bzw. ECM-System notwendig. Compliance kann wie oben beschrieben anschließend unterteilt werden in gesetzliche, vertragliche und organisatorische Anforderungen. Neben der technischen Ebene sind prozessbezogene und strategische Aspekte wie die hohe Reputation bei Partnern aufgrund schneller und qualifizierter Antworten zu beachten.

Welche Voraussetzungen muss das Unternehmen selbst mitbringen, damit die Erfüllung der Compliance-Anforderungen mit einer Archivierungslösung funktioniert?

Böhn: Wie in der ersten Frage beschrieben muss das Unternehmen die eigene Informationslandschaft bestimmen und durch die relevanten Metadaten und den Informationslebenszyklus klassifizieren. Relevante Vorschriften sind zu identifizieren und Überlegungen zur technischen Infrastruktur vorzunehmen. Zudem ist die Archivierung wie unter Frage zwei beschrieben nur ein Teil der Erfüllung von Compliance-Anforderungen, man muss also auch die Prozesse analysieren und gegen (un)gewollten Informationsverlust absichern.

Wie stellt man sicher, dass die Archivierungslösung auf Dauer verfügbar ist und unbeeinflusst von Releasewechsel der ECM-Software oder der Speicherlösung funktioniert?

Böhn: Allgemein gesprochen: Es ist davon auszugehen, dass insbesondere mittel- bis langfristige Archivierungsanforderungen (beispielsweise 30 Jahre) nicht mit der gleichen technischen Basis erfüllt werden können. Die technische Entwicklung der letzten 15 Jahre hat hier schon deutliche Veränderungen hervorgebracht, bzw. die fast völlige Ablösung von optischen Speichermedien. Daher ist darauf zu achten, dass die Archivspeicher zum einen eine Selbstüberwachungsfunktion besitzen, um sich gegen Informationsverlust durch kaputt gehende Speichermedien abzusichern. Zum anderen ist ein klarer Migrationspfad gefordert. Bei der Migration ist darauf zu achten, dass nicht nur die Objektdaten (= die Dokumente) auf neue Medien übertragen werden können, sondern dass auch die fachlichen und die technischen Metadaten wie Fristen weiter genutzt werden können. Das logische Modell muss erhalten bleiben, auch wenn sich die technische Umsetzung darunter ändert.

Welche Trends sehen Sie in der Entwicklung von Archivierungslösungen?

Böhn: Es gibt seit Jahren eine klare Abkehr von optischen Speichern wie Jukeboxen mit DVD-/UDO-/…-Medien. Für die revisionssichere Archivierung dominieren aktuell die Content-Adressed-Storage-Systeme (CAS) den Markt, beispielsweise von EMC, NetApp oder IBM. Allerdings versuchen immer mehr Unternehmen, die Speicherkosten zu senken, indem nicht teure CAS-Speicher, sondern normale Speichersysteme, z.B. NAS und SAN, eingesetzt werden, und die Unveränderlichkeit der Informationen organisatorisch/technisch gelöst wird statt rein technisch auf der Speicherebene. So kann durch einen HASH-Wert als eindeutige Prüfsumme nachgewiesen werden, dass Dokumente auf dem Speicher nicht verändert wurden. Zwar wäre ein Löschen auf dem normalen Speicher theoretisch möglich, da der Speicher aber zum Beispiel nur durch ein ECM-System angesprochen werden kann und hier ein klares Rechtemodell greift, wird ein Löschen aber organisatorisch bzw. mit Software-Mitteln verhindert. Dieses Vorgehen wurde auch schon von verschiedenen Wirtschaftsprüfern anerkannt, was den Unternehmen erhebliche Einsparungen bei Speicherkosten ermöglicht.

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