14.06.2012 (eh) Drucken
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Mit der E-Akte kommt die Zukunft ins Unternehmen

  • Mit der E-Akte kommt die Zukunft ins Unternehmen
  • Platzmangel zwingt bei der Aktenlagerung zum Handeln
  • E-Akte heißt: permanente, redundanzfreie Informationsverwaltung
  • Pentadoc bestätigt: Die Elektronische Akte ist absolutes Trendthema
  • Viele Vorteile der Elektronischen Akte
  • »Personalakte« für sensibelste Personaldaten
  • »Vertragsakte« behält die Vertragsbedingungen im Auge
  • Fazit: besser informierte Mitarbeiter, Compliance-Erfüllung – und dazu noch Umweltschutz

Mit einer elektronischen Verwaltung von Akten lässt sich in vielen Bereichen ein großer Mehrwert erzielen. Ein Bereich sind die deutlich geringeren Kosten für die Lagerhaltung, die besonders hoch sind, wenn Dokumente aus Sicherheitsgründen an zwei verschiedenen Orten aufbewahrt werden müssen. Deshalb tauschen immer mehr Unternehmen die herkömmliche Papierakte durch ihre elektronische Nachfolgerin – die E-Akte – aus.

Die Elektronische Akte greift in allen Prozessen (Bild: Saperion)
Die Elektronische Akte greift in allen Prozessen (Bild: Saperion)
Unternehmen, die noch mit Papierakten arbeiten, spüren den Wettbewerbsnachteil, der sich in einer schnellen, digitalisierten Geschäftswelt dadurch ergibt. Die Suche nach Informationen in verschiedenen Akten und Strukturen und an unterschiedlichen Standorten dauert lange und ist manchmal vergeblich. Zudem werden Informationen nicht sinnvoll zusammengefügt und Prozesse unterbrochen, weil wichtige Informationen fehlen. Nicht zu vergessen: Papierakten stellen auch ein erhöhtes Sicherheitsrisiko dar, da sie beispielsweise abhandenkommen bzw. unerlaubt eingesehen werden können.

Platzmangel zwingt bei der Aktenlagerung zum Handeln

Neuerdings kommt noch ein Aspekt dazu: oft zwingt der Platzmangel bei der Aktenlagerung nun zum Handeln. Und auch die Einsicht, dass lange Bereitstellungszeiten und mangelnde Datensicherheit zu greifbaren und finanziellen Belastungen führen, setzt sich zunehmend auf der Geschäftsführungsebene von Unternehmen durch.

Auf diese Entwicklung reagieren auch die Anbieter aus der ECM-Branche. Das Berliner ECM-Softwarehaus SAPERION verweist hier bereits auf mehrjährige positive Erfahrungen. »Die Elektronische Akte ist der Schlüssel zu einer besseren Auskunftsbereitschaft und produktiverer Verwaltung im gesamten Unternehmen«, erklärt SAPERION-Vorstand Herbert Lörch. »Compliance-Anforderungen erfüllt sie in vollem Umfang. Mit nur wenigen Klicks können alle Akten eingesehen werden, die mit einem Geschäftsvorfall zusammenhängen.«

E-Akte heißt: permanente, redundanzfreie Informationsverwaltung

Herbert Lörch
Herbert Lörch
Oft sind Informationen in verschiedenen Akten abgelegt. Nur mit der E-Akte ist sie dann auch für unterschiedliche Abteilungen gleichzeitig und ohne physischen Transport einsehbar. Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten können die E-Akte bearbeiten und neue Dokumente hinzufügen, die jeder Leseberechtigte dann ebenfalls wieder einsehen kann. Diese permanente, redundanzfreie Informationsverwaltung garantiert schließlich, dass die jeweils aktuelle Version eines Vorgangs immer allen Mitarbeitern vorliegt.

»Die gesamte Akte ist die Grundlage für die Sachbearbeitung«, erläutert Herbert Lörch in einem ECMguide.de-Interview. »Also muss auch die komplette Akte – und nicht nur ein einzelnes Dokument daraus – in den entsprechenden Geschäftsprozess weitergeleitet werden können. Die Akte muss sämtliche Informationen zu einem Vorgang enthalten, so dass eine anstehende Entscheidung im Kontext der vorherigen Aktivitäten erfolgen kann. So ist ein Sachbearbeiter optimal unterstützt: sofort und umfänglich.«

Schnelle Vernetzung und schnelle Bereitstellung von Informationen führen somit schnell zu mehr Effizienz, Produktivität und Rechtssicherheit, da auch den Compliance-Anforderungen in vollem Umfang Rechnung getragen wird. Intelligente Konfigurationsmöglichkeiten machen die Elektronischen Akten von SAPERION somit für jedes Unternehmen und jede Behörde interessant.

Pentadoc bestätigt: Die Elektronische Akte ist absolutes Trendthema

Bereits die letztjährige »ECM-Marktpotentialanalyse 2011« von Pentadoc Radar definierte die Elektronische Akte als eines von drei Trendthemen der nächsten drei Jahre. Bereits zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die elektronisch archivieren, planen weitere Investitionen in elektronische Akten. Auch zwei Drittel der übrigen Unternehmen denken im Rahmen der ECM-Einführung an den Einsatz von E-Akten.

Und so verwundert es kaum: Immer vielfältigere Standardakten, wie die Personal-, Vertrags-, Projekt- oder Kundenakte zählen laut Pentadoc heutzutage zum Portfolio zahlreicher ECM-Lösungen. Erste Anbieter wie SAPERION bieten die E-Akte auch bereits für die Cloud, also als Software-as-a-Service (SaaS), an.

Viele Vorteile der Elektronischen Akte

Die wichtigsten Vorteile einer Elektronischen Akte auf einen Blick:
► Unternehmensweit einheitliche Organisation der Dokumente in Akten,
► Zeit- und Kosteneinsparung durch effiziente Recherchemöglichkeiten und komfortable Bearbeitungsfunktionen,
► standardisierte Verwaltung durch einheitliche Aktenpläne,
► hohe Auskunftsbereitschaft durch transparente Prozesse und fallbezogene Ablage,
► effizientere Administrationsprozesse durch Erstellung von Dokumenten auf Basis von Vorlagen,
► Wiedervorlagefunktionen und Vollständigkeitsprüfungen,
► Schutz vertraulicher Informationen vor nicht autorisiertem Zugriff, und
► rechtskonforme Archivierung auf Basis von Aufbewahrungsrichtlinien.

SAPERION liefert bereits zwei besonders häufig benötigte E-Akten einsatzfertig aus: die »Personalakte« und die »Vertragsakte«. Beide »Spezialakten« enthalten alles, was diese Geschäftsvorfälle benötigen.

»Personalakte« für sensibelste Personaldaten

Dr. Martin Bartonitz
Dr. Martin Bartonitz
Bei der Personalakte profitieren Anwender unter anderem von automatisierten Vorgängen, Wiedervorlagen, Erinnerungen sowie Vollständigkeitsprüfungen. Selbstverständlich werden die sensiblen Personaldaten zugriffssicher abgespeichert – und lassen sich trotzdem schnell und einfach finden. Von Personalbeschaffung über Weiterbildung, Zeitverwaltung, Laufbahn- und Nachfolgeplanung, Einkommensverwaltung und -zulagen, Einsatzverwaltung, Berichtsvorschriften bis hin zum Arbeitsschutz – alles lässt sich mit der Personalakte bestens und kostengünstig in den Griff bekommen.

Bei der Lösung von SAPERION steht Schutz der sensiblen Daten genauso im Vordergrund wie deren revisionssichere Aufbewahrung. »Unsere Personalakte ermöglicht einen unternehmensweiten, einheitlich strukturierten Aufbau der Personalakten«, betont Dr. Martin Bartonitz, Product Manager bei SAPERION. »Im Zusammenspiel mit einem bestehenden Personalmanagement-System ist somit für eine ganzheitliche Lösung hinsichtlich der Bewirtschaftung aller personalbezogenen Daten und Dokumente gesorgt. Personalsachbearbeiter benötigen weniger Zeit für die Administration der Unterlagen und gewinnen so mehr Raum für die Förderung und Betreuung der Mitarbeiter.«

Die verantwortlichen Personalmanager im Sinne des Datenschutzgesetzes legen die Zugriffsrechte auf die Dokumente eines Mitarbeiters selbst fest. So lässt sich dem Mitarbeiter oder seinem Vorgesetzten leicht ein temporärer Zugriff auf bestimmte Dokumente gewähren. Eine Protokollierung (Audit Trail) sorgt für die Nachvollziehbarkeit, da sich jederzeit nachweisen lässt, wer was wann an den Dokumenten geändert und sie eingesehen hat.

»Vertragsakte« behält die Vertragsbedingungen im Auge

Verträge zwischen Unternehmen sind tägliches Business. Dabei gilt es, vieles im Auge zu behalten: wann und wie ein Vertrag seine Gültigkeit verliert, Nebenabsprachen, Abmachungen, Berücksichtigung von Dokumenten beim Anbahnungsprozess eines Vertrags, das Einbeziehen unterschiedlich informierter Abteilungen in einem Betrieb, Zugriffsberechtigungen auf verschiedene Vertragsklauseln usw.

»Jeder Ihrer Mitarbeiter muss entsprechend seiner Zugriffsberechtigungen schnell und problemlos auf Informationen zugreifen können«, sagt Dr. Bartonitz. »Dabei helfen konsequent optimierte Bearbeitungsprozesse wie sie eine E-Akte ermöglicht.«

Die SAPERION-Lösung glänzt noch mit einer Besonderheit: Verträge können direkt aus Microsoft-Office heraus initiiert und elektronisch weitergeleitet werden. Zusätzliche Informationen wie Korrespondenzen, Entscheidungsvorlagen, Absprachen und Nebenabreden, Notizen, E-Mails etc. lassen sich der Vertragsakte somit problemlos hinzufügen. »Dadurch ist die Vollständigkeit der elektronischen Vertragsakte gewährleistet«, stellt Bartonitz heraus. »Und auf unnötige Kopien der Dokumente und die Papierablage kann ebenfalls verzichtet werden«.

Fazit: besser informierte Mitarbeiter, Compliance-Erfüllung – und dazu noch Umweltschutz

Schon die zahlreichen kleinen Funktionen einer E-Akte wie eine Vorlagenverwaltung, Erinnerungsfunktionen und aber auch Workflows mache viele Arbeitsgänge überflüssig, die sonst von Hand erledigt werden müssten und erleichtern die tägliche Verwaltungsarbeit. Sie sorgen auch dafür, dass weniger liegen bleibt und am Ende mehr Zeit für die eigentliche Geschäftsentwicklung bleibt. Funktionen zur Absicherung der Zugriffe auf Dokumente mit sensiblen Daten garantieren, dass Mitarbeiter nur jene Teile einsehen können, für die sie berechtigt sind.

All das sind Anforderungen, die alle Mitarbeiter – nicht nur diejenigen aus der Rechtsabteilung – an ein modernes Unternehmen mit einem erfolgreichen Vertragsmanagement stellen dürfen. Die E-Akte erfüllt darüber hinaus automatisch rechtliche Anforderungen zum Datenschutz und zur Compliance. Und last but not least: Sogar für die Umwelt leistet die E-Akte etwas – es wird weniger Papier verbraucht.

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08.10.2012 - UKampffmeyer

Was ist eine elektronische Akte? Diese Frage haben wir bereits vor mehreren Jahren in einem Artikel beantwortet: "Die virtuelle Akte" bit.ly/Virtuelle-Akte