Mit diesen fünf Tipps meistern Sie die GoBD

Die »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff« GoBD sind seit über einem Jahr gültig. Der ECM-Spezialist SER gibt fünf Tipps, wie sich mithilfe eines modernen Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) viele GoBD-Anforderungen erfüllen lassen.

Obwohl die GoBD-Grundsätze seit über einem Jahr gültig sind, tappen viele Unternehmen immer noch im Dunkeln, wenn es beispielsweise um die GoBD-konforme Aufbewahrung oder vollständige und lückenlose Erfassung von steuerrelevanten Daten geht. Dabei geht es relativ einfach. Ein modernes ECM-System, das viele Unternehmen ohnehin bereits installiert haben, hilft dabei, viele GoBD-Anforderungen einfach und direkt zu erfüllen.

Hier nachfolgend fünf Tipps von SER: Wie ein ECM-System die GoBD-konforme Arbeit erleichtern kann. Wer es noch intensiver will: Ausführliche Informationen zu den GoBD unter ECM-Aspekten hat SER in dem neuen Whitepaper »GoBD-Anforderungen an ECM-Systeme« zusammengestellt.

1. Sorgen Sie für Ordnung und Vollständigkeit: ECM hilft

Laut den GoBD sind Geschäftsvorfälle und zugehörige aufbewahrungspflichtige Dokumente und Daten vollständig und ordnungsgemäß zu erfassen. Mithilfe eines modernen ECM-Systems wie das GoBD-zertifizierte »Doxis4« von SER können Sie alle Dokumente – ganz egal über welchen Eingangskanal (Post, E-Mail oder Fax) diese eintreffen – zentral und vollständig erfassen sowie GoBD-konform, revisionssicher archivieren.

Die erfassten Informationen zu den Geschäftsvorfällen wie Bestellungen oder Rechnungen lassen sich direkt elektronischen Akten (Kundenakten, Lieferantenakten etc.) kontextbezogen zuweisen, was für Ordnung und Struktur sorgt.

2. Seien Sie jederzeit in der Lage, Nachweise zu erbringen: ECM kanns

Geschäftsvorfälle müssen sich gemäß den GoBD in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen, bei Bedarf rückwirkend wieder aufrufen sowie nachvollziehen lassen. Darüber hinaus soll eine zeitnahe Erfassung von Eingangsrechnungen innerhalb von acht bis zehn Tagen erfolgen.

Auch hier unterstützt Sie ein modernes ECM-System unter anderem mit integrierten Protokollfunktionen und einem digitalen Rechnungseingangsbuch. So wird etwa der Zeitpunkt, wann aufbewahrungspflichtige Dokumente erfasst oder archiviert wurden, protokolliert und kann zu jeder Zeit nachvollzogen werden.

Eine im Client integrierte Audit-Trail-Funktion unterstützt Sie bei der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte eines dokumentenbasierten Geschäftsvorfalls. Damit können Sie im Fall einer Wirtschafts- oder Betriebsprüfung nachweisen, wer wann welche Dokumente, Vorgänge und Akten eingesehen und Veränderungen vorgenommen hat und sind jederzeit auskunftsfähig.

3. Richten Sie Kontrollen ein: ECM dokumentiert

Zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften verlangt die Abgabenordnung (AO), Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Durch im ECM-System vorgesehene Zugriffsschutzmechanismen – zum Beispiel auf Benutzer-, Gruppen- und Abteilungsebene – können Sie exakt und differenziert definieren, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht.

Workflowbasierte Prüfungs- und Freigabeprozesse dokumentieren jeden Bearbeitungsschritt und sorgen so für Transparenz über Geschäftsvorgänge und Bearbeitungsstatus.

4. Archivieren Sie elektronisch und GoBD-konform: ECM archiviert

Sowohl in eigenen DV-Systemen erzeugte (Buchungs-)Belege, wie auch eingehende (elektronische) Handels- und Geschäftsbriefe sind innerhalb eines elektronischen Archivs laut den GoBD im Ursprungsformat aufzubewahren. Dokumente müssen zudem während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Dank automatisierter Versionierung lassen sich Dokumentänderungen innerhalb eines ECM-Systems nachvollziehen, ohne dass die Ursprungsversion verloren geht oder verändert wird. Die Entscheidung, ob und welche Dokumente wie lange archiviert werden sollen, lässt sich durch ein Regelwerk steuern, dem zum Beispiel in Abhängigkeit vom Dokumententyp (beispielsweise Rechnung, Buchungsbeleg etc.) Aufbewahrungszeiten zugewiesen werden können.

5. Halten Sie Ihre GoBD-Verfahrensdokumentation stets aktuell: ECM steuert den Workflow

Laut den GoBD muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Ein modernes ECM-System wie Doxis4 unterstützt den gesamten Prozess vom Erstellen, Bearbeiten, der Freigabe und dem Verteilen über den Zugriff auf Dokumente der Verfahrensdokumentation bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Mithilfe eines Workflow-gesteuerten Qualitätsmanagementprozesses sorgen Sie dafür, dass Dokumente und Anweisungen in einem geordneten und nachweisbaren Dokumentenmanagement-Zyklus verarbeitet werden, so dass die Vollständigkeit und Aktualität der Verfahrensdokumentation jederzeit gewährleistet ist.

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