08.04.2014 (as) Drucken
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Schritt für Schritt zum digitalen Archiv mit Fiducia

  • Inhalt dieses Artikels
  • Schnellere Prozesse und Revisionssicherheit
  • Maßgeschneiderte Scan-Lösungen
  • Einfache Bedienung überzeugt
  • Der Weg zum digitalen Archiv
  • Scannen von Altbestand

Die auf die Finanzbranche spezialisierte Fiducia IT AG unterstützt ihre Kunden bei der Erstellung eines digitalen Archivs und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Häufig kommen dabei Dokumentenscanner der Fujitsu-Tochter PFU zum Einsatz. Die Scanner stehen bei den einzelnen Banken nicht nur am Anfang eines elektronischen Geschäftsprozesses, sondern ermöglichen diesen vielfach erst.

Fiducia schafft digitale Archive für Banken (Bild: Fiducia)Rund 100.000 Anwender aus rund 750 Banken nutzen IT-Lösungen von Fiducia und vertrauen dem Sicherheitsstandard des Fiducia-Rechenzentrums. Ein wichtiges Service-Angebot, das rund 280 Bankkunden mit ungefähr 65.000 Anwendern in Anspruch nehmen, ist die Archivierung im Fiducia-eigenen Archivsystem FCMS (Fiducia Content Management System). Zu den weiteren Services zählen der Rechenzentrumsbetrieb unter Einsatz aktueller Technologie ebenso wie die Entwicklung und Implementierung integrierter IT-Lösungen.

Kunden, die das digitale Archiv nutzen wollen, benötigen elektronische Geschäftsprozesse. In vielen Fällen bedeutet dies, Prozesse umzustellen und Dokumentenscanner einzusetzen, um  weg von Papierdokumenten zu kommen. Bevor etwa Zahlungsverkehrsbelege oder Verträge auf die digitale Reise ins Fiducia-Archiv gehen, werden sie bei den Kunden vor Ort eingescannt, sowohl in der Zentrale als auch in den einzelnen Filialen. Dies beschleunigt die Prozesse in der Dokumentenverarbeitung deutlich und reduziert zudem die Kosten für den Papiertransport.

Schnellere Prozesse und Revisionssicherheit

Neben Kostenaspekten spielen auch andere Erwägungen eine wichtige Rolle. »Denn es steht völlig außer Frage, dass eine Bank heute ein elektronisches Archiv haben muss, allein schon aufgrund der Revisionssicherheit. Informationen müssen wiederauffindbar, transparent nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden«, erklärt Jochen Böttinger, Produktmanager bei Fiducia.

Genau das erreichen die Banken mit einem digitalen Archiv. Das weiß nicht nur der Revisor zu schätzen, dem das digitale Archiv die benötigten Dokumente per Knopfdruck liefert. Auch der Kunde am Bankschalter einer Filiale profitiert von den digitalisierten und dadurch beschleunigten Prozessen: Gleich ob Antrag, Einzahlung, Überweisung oder eine Auskunft: Musste der Mitarbeiter hinter dem Schalter früher erst in der Hauptstelle anrufen und einen Kollegen bitten, ein bestimmtes Schriftstück herauszusuchen und per Fax zuzuschicken, greift er heute direkt auf alle benötigten Informationen zu und kann seinen Kunden viel schneller bedienen. Zudem können die Banken dank elektronischem Archiv gesetzliche Vorschriften besser einhalten. Ein Beispiel ist die 2012 in Kraft getretene EU-Richtlinie SEPA (Single Euro Payments Area). Diese besagt zum Beispiel, dass eine Zahlung von einer Bank zu einer anderen innerhalb von Europa in 48 Stunden abzuwickeln ist.

Maßgeschneiderte Scan-Lösungen

Die technische Ausstattung für das Digitalisieren ihrer Dokumente stellt Digitalisierte Geschäftsprozesse beginnen häufig beim Scannen (Bild: Fujitsu Fiducia ihren Kunden in Form von Dokumentenscannern bereit. Das passende Modell können sich die Kunden im Fiducia-Shop aussuchen. Dort befindet sich neben Scannern weiterer Hersteller fast die komplette Produktpalette der Fujitsu-Scanner im Angebot: Von der kleinen Arbeitsplatz-Lösung »fi-6130Z« mit einem täglichen Scanvolumen zwischen 800 und 4.000 Scans über den Produktionsscanner »fi-5950«, der bis zu 100.000 Dokumente pro Tag einlesen kann, bis zu den Netzwerkscannern »fi-6010N« und »ScanSnap N1800«. In 85 Prozent aller Fälle entscheiden sich die Banken für einen Dokumentenscanner von Fujitsu.

Einfache Bedienung überzeugt

Dass die meisten Dokumentenscanner, die über die Ladentheke des Fiducia-Shops gehen, aus dem Hause Fujitsu stammen, hängt laut Böttinger unter anderem auch mit dem guten Preis-Leistungsverhältnis zusammen. Doch das ist nicht alles: Ob eine Bank sich für einen Fujitsu-Scanner oder lieber das Modell eines anderen Herstellers entscheidet, steht und fällt mit der Akzeptanz der Anwender. Und die ist im Falle der Fujitsu-Lösungen hoch. Dies beschreibt der Fiducia-Experte am Beispiel der Netzwerkscanner. »Diese haben ein relativ großes Touchpad. Will ein Mitarbeiter zum Beispiel Überweisungen einscannen, drückt er auf den Knopf ‚Überweisungen‘, dann gibt er nur noch die Anzahl an und legt die Dokumente ein. Sonst muss er nichts tun. Das kommt bei den Banken sehr gut an, denn die Einführung eines solchen Scanners macht im Prinzip keine Arbeit.«

Der Weg zum digitalen Archiv

Noch längst nicht alle Banken sind auf den digitalen Zug aufgesprungen. Doch der Trend geht klar in Richtung elektronisches Archiv. Auf dem Weg dorthin unterstützt Fiducia die Banken mit Beratungsdienstleistungen. In der Planungsphase arbeiten die Experten des Dienstleisters Hand in Hand mit der bankinternen Projektgruppe, idealerweise bestehend aus dem Vorstand, der Revisionsabteilung sowie dem Organisations- und Fachverantwortlichen.

Im ersten Schritt digitalisieren die Banken meist den sogenannten Passivbereich, in dem die Bank-, Spar- und Termineinlagen der Kunden bearbeitet werden. »Hier erzielt man sehr schnell sehr gute Effekte«, begründet der Fiducia-Fachmann die Vorgehensweise. »Denn die Mitarbeiter, die am Schalter stehen, müssen im Gespräch mit dem Kunden keine Dokumente mehr suchen. Sie klicken einfach in das Archiv und finden dort in der Kundenakte alle benötigten Informationen, Vollmachten, etc.« Als nächster Schritt folgt das Aktivgeschäft, also im Wesentlichen das Kredit- und Anlagengeschäft. Sind Passiv- und Aktivbereich digitalisiert, kommen oft noch die einzelnen Betriebsbereiche hinzu.

Scannen von Altbestand

Ein sehr großer Bankkunde digitalisiert derzeit den kompletten Altbestand seiner Kreditakten. »Hier haben wir es mit Aktenbergen zu tun, die teilweise mehr als 30 Jahre alt sind und eine entsprechend schlechte Papierqualität aufweisen«, erzählt Böttinger. Dafür nutzt die Bank zwei Produktionsscanner der »fi Series«. Ebenso wurde dezentral eine Infrastruktur für das Digitalisieren aufgebaut, bei der Netzwerkscanner von Fujitsu zum Einsatz kommen.

Das Ziel,  papierlos zu arbeiten, um damit Zeit und Kosten zu sparen, erscheint greifbar: »Bei circa 80 bis 90 unserer größten Anwender gibt es fast nichts mehr auf Papier«, so Böttinger. Zumindest bei der digitalen Archivierung arbeitet sich Fiducia mit ihren Kunden ziemlich nahe an einen papierlosen Zustand heran.