13.06.2012 (as) Drucken
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Treiber für die Einführung elektronischer Akten

Das Argument der Platzersparnis hat zwar nicht ganz ausgedient, doch stehen heute das Erreichen schnellerer und effizienterer betrieblicher Abläufe bei der Investition in elektronische Akten im Vordergrund. Mobile Anwendungen und Web 2.0-Technologien sowie Compliance-Aspekte sind weitere wichtige Treiber für die Einführung elektronischer Akten.

Personalakte in elektronischer Form (Bild: Circle Unlimited)
Personalakte in elektronischer Form (Bild: Circle Unlimited)
Laut verschiedenen Marktforschungsergebnissen wie von Pierre Audoin Consultants (PAC) in diesem Jahr und PENTADOC Ende letzten Jahres ist das Thema Elektronische Akte im Bereich Enterprise Content Management (ECM) beziehungsweise Dokumentenmanagement (DMS) bei den Anwendern mit am gefragtesten. Für Oswald Freisberg, Geschäftsführer von SER ist der Grund dafür klar der Medienbruch: »E-Mails in Postfächern, elektronische Dokumente in Filesystemen, Papierdokumente in Aktenordnern etc. getrennt zu halten, behindert effiziente und transparente Abläufe in allen Unternehmensbereichen. Insbesondere Kollaboration - das Arbeiten in Teams - benötigt eine strukturierte Ablage und einen barrierefreien Zugriff.«

E-Akte muss mehr als digitalisierte Papierakte bieten

Bei der elektronischen Akte geht es darum, fallbezogene digitale und physische Informationsobjekte wie E-Mails, Vertragsunterlagen und Korrespondenzen miteinander zu verknüpfen, damit der Anwender eine ganzheitliche und vorgangsbezogene Sicht erhält. Traditionelle physikalische Akten werden digitalisiert und mit den digitalen Quellen und Anwendungen zu einer elektronischen oder auch digitalen

E-Personalakten sind relativ weit verbreitet (Bild: Wewebu)
E-Personalakten sind relativ weit verbreitet (Bild: Wewebu)
beziehungsweise virtuellen Akte zusammengeführt. Allerdings muss eine elektronische Akte weit mehr bieten als die Abbildung ehemaliger Papierakten in digitaler Form. Der wesentliche Vorteil elektronischer Akten liegt in der Vernetzung von Informationen. In elektronischer Form ist es möglich, innerhalb kürzester Zeit über den gesamten Informationsbestand jeweils einen spezifischen Kontext herzustellen.

Um die Anwendung zu erleichtern, gleichen digitale Aktenlösungen in ihrem Design, der Bedienbarkeit und Strukturmerkmalen meist den physikalischen Akten. Jedoch liegt die elektronische Akte nicht mehr an einem bestimmten physischen Ort. Sie ist in einem zentralen System gespeichert und steht jedem Zugriffsberechtigten in der aktuellen Fassung zur Verfügung.

Beschleunigte betriebliche Abläufe

Neben der reinen Platzersparnis durch den Wegfall von Papierakten stehen für Unternehmen dynamischere Geschäftsprozesse durch digitale Akten immer stärker im Vordergrund. Mobile Technologien und Hardware, die den Zugriff ortsunabhängig ermöglichen, verstärken diesen Aspekt. »Die Anwender können mit den richtige Applikationen von überall aus auf die benötigten Akten zugreifen – sei es aus dem Homeoffice vom PC oder direkt beim Kunden vom iPad aus«, weiß auch Dr. Rainer Pausch, Head of Products and Marketing von WeWebU Software. Entscheidend dabei ist, dass die entsprechende Lösung für die elektronische Akte in der Lage ist, den Zugriff über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets zu ermöglichen. Das ist eine ebenso neue Herausforderung für die Anbieter elektronischer Akten wie die Einbindung von Social Media. Dies unterstreicht auch Sabine Lonien, Vorstandsmitglied des VOI: »Zukünftig werden mobile Lösungen und das reibungslose Zusammenspiel mit Business-Process-Modulen von zentraler Bedeutung werden. Durch die Integration von Social Media und Web-2.0-Lösungen muss das bisherige Metadatenmodell flexibler werden. Stichwort: Mix aus Metadaten und Tagging.«

E-Akte löst Compliance-Probleme

Ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten ist die Revisionssicherheit. Vor allem gegenüber dem Gesetzgeber müssen Unternehmen rechtskonforme Transparenz und

E-Personalakten gibt es auch schon aus der Cloud (Bild: Forcont)
E-Personalakten gibt es auch schon aus der Cloud (Bild: Forcont)
Aufbewahrung von Dokumenten gewährleisten, die sie mittels elektronischer Akten anstreben. »Compliance-Anforderungen im Dokumentenumfeld betreffen vor allem die Aufbewahrungsfristen. Laut HGB müssen zum Beispiel Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden, Handelsbriefe dagegen nur sechs Jahre. Patientenakten müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden, Röntgenunterlagen – so will es die Röntgenverordnung - sogar 30 Jahre«, führt Freisberg an. Elektronische Akten verfügen daher über Funktionen zur Überwachung von Aufbewahrungszeiten und Löschfristen. Für Einzeldokumente, Register oder ganze Akten lassen sich, je nach Vorschrift, Aufbewahrungsfristen festlegen. Dabei gehen Unternehmen oft über die vorgeschriebene Aufbewahrungszeit einzelner Dokumente hinaus, um den Gesamtzusammenhang eines Vorgangs bis zum Schluss zu bewahren. So können alle Dokumente einer Kundenakte erhalten bleiben, bis die längste Aufbewahrungsfrist, zum Beispiel einer Rechnung, abgelaufen ist. Auf der anderen Seite hilft eine elektronisch Akte auch dabei, ein gesetzlich vorgeschriebenes Löschdatum zuverlässig einzuhalten. So müssen zum Beispiel Abmahnungen laut gültiger Rechtsauffassung spätestens zweieinhalb Jahre nach ihrer Aufnahme aus der Personalakte wieder entfernt werden.

Unternehmen müssen Papier mit Digitalem verschmelzen

Die Vorgangsbearbeitung mittels einer elektronischen Akte bietet viele Vorteile. »Im Einzelnen sind Treiber für den Einsatz einer elektronischen Akte die Forderung nach effizienteren Arbeitsabläufen sowie rechtskonformer Transparenz und Aufbewahrung und die Bekämpfung der Papierflut«, fasst Michael Grötsch, Vorstand von Circle Unlimited zusammen. Den Entscheidern ist die Notwendigkeit an digitalen Vorgängen bewusst, auch wenn die Unternehmensrealität heute noch aus digitalen und papiergefüllten Parallelwelten besteht. Die hohe Nachfrage nach elektronischen Akten zeigt, dass die Welten allmählich miteinander verschmelzen.