23.11.2017 (as) Drucken
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Advertorial: E-Mails endlich im Griff

  • Inhalt dieses Artikels
  • Erfolgreiches Informationsmanagement
  • Geschäftsprozesse beschleunigen: client- oder serverbasiert
  • E-Mails rechtskonform archivieren
  • Zukunftssicher und effizient zusammenarbeiten
  • ELO Archiv: nahtlose Einbindung in Microsoft Outlook
  • Vorteile des E-Mail-Managements mit ELO auf einen Blick
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Mit einem intelligenten E-Mail-Management sind Unternehmen heute bestens aufgestellt: Die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung der E-Mail als Geschäftsbrief werden einfach erfüllt, interne Arbeitsabläufe beschleunigt und dazugehörige Informationen blitzschnell zur Verfügung gestellt.

Erfolgreiches Informationsmanagement

E-Mail-Management mit ELO Digital Office setzt genau an dieser Stelle an: »ELOxc for Microsoft EWS« stellt alle notwendigen Funktionen für ein zielgerichtetes und erfolgreiches Informationsmanagement zur Verfügung. Das ELO E-Mail-Management kann nahtlos in vorhandene Arbeitsprozesse integriert und flexibel angepasst werden. So ist auch eine Erweiterung um die ELO Fachlösungen – wie Rechnungs-, Vertrags- oder Besuchermanagement – einfach möglich.

Geschäftsprozesse beschleunigen: client- oder serverbasiert

Mit ELOxc for Microsoft EWS können E-Mails vorgangsbezogen den richtigen Geschäftsprozessen zugewiesen werden. So ist es zum Beispiel möglich, Kunden- oder Projektanfragen automatisch im richtigen Ordner abzulegen und einen entsprechenden Arbeitsprozess anzustoßen. Dies kann automatisiert über den Server oder manuell per Client erfolgen.

Auch die Archivierung erfolgt client- oder serverbasiert. Die manuelle Archivierung ermöglicht eine hohe Flexibilität. Sollen alle Geschäftsmails erfasst werden, bietet sich die automatisierte Archivierung an. Auf diesem Weg werden gleichzeitig Compliance-Anforderungen berücksichtigt. Natürlich ist mit ELO auch eine Kombination von client- und serverbasierter Archivierung möglich.

E-Mails rechtskonform archivieren

Client- und serverbasierte Archivierung mit ELOxc for Microsoft EWS (Bild: ELO Digital Office)Client- und serverbasierte Archivierung mit ELOxc for Microsoft EWS (Bild: ELO Digital Office)E-Mails sind elektronische Geschäftsbriefe und müssen für vorgeschriebene Zeiträume aufbewahrt werden. Dies ist zum einen wichtig, um die rechtlichen Anforderungen (GoBD, HGB, AO usw.) zu erfüllen. Zum anderen ist in zahlreichen Fällen, wie beispielsweise bei einer Steuerprüfung, der lückenlose Nachweis des Schriftverkehrs von Nöten.

Der manuelle Aufwand für Nachweise dieser Art ist hoch. ELOxc minimiert diesen durch die serverbasierte Archivierung. Über frei konfigurierbare Aktionsbäume lässt sich bestimmen, wie E-Mails automatisch archiviert werden.

Zukunftssicher und effizient zusammenarbeiten

Neueste Technologien machen das E-Mail-Management mit ELO zu einer zukunftssicheren Lösung: ELOxc kann sowohl in der Cloud als auch auf lokalen oder gehosteten Servern genutzt werden. Darüber hinaus ist auch ein Einsatz in hybriden Betriebsmodellen möglich.

Gleichzeitig steht mit dem ELO Dokumenten-Feed ein Kommunikationswerkzeug zur Verfügung, das eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht: In einem Nachrichtenstrom können Kommentare zu Vorgängen hinterlassen oder auch Dokumente abonniert werden, um über deren Status auf dem Laufenden zu bleiben.

ELO Archiv: nahtlose Einbindung in Microsoft Outlook

Ist die ELO Software im Unternehmen bereits im Einsatz, kann das bestehende ELO Archiv einfach in Microsoft Outlook integriert werden. Per Drag-and-drop werden E-Mails aus der Postbox dem richtigen Vorgangsordner zugewiesen. Wichtige E-Mails können auf Wiedervorlage gelegt werden. So entsteht eine zentrale, unternehmensweite Informationsplattform.

Dank der intelligenten Suche werden bereits archivierte E-Mails schnell gefunden und Informationen in kürzester Zeit bereitgestellt. So ist durch die Einbindung des ELO Archivs nicht nur effizientes Arbeiten möglich, auch die Speicherkosten des E-Mail-Servers werden gesenkt und die Performance des Systems nachhaltig erhöht.

Mit dem E-Mail-Management ELOxc for Microsoft EWS sind Unternehmen demnach gut aufgestellt. Im Fokus steht ein zielgerichtetes und erfolgreiches Informationsmanagement, das gesetzliche Anforderungen erfüllt und eine schnelle Bearbeitung ermöglicht.

»ELOxc for Microsoft EWS ist die Lösung für effizientes E-Mail-Management aus dem Hause ELO«, erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. »Die Lösung kann dabei gleichzeitig um das umfangreiche Portfolio der ELO Business Solutions erweitert werden. Hierbei handelt es sich um sofort einsatzfähige und intelligente Fachlösungen, wie Rechnungs-, Vertrags- oder Besuchermanagement.«

Vorteile des E-Mail-Managements mit ELO auf einen Blick

  • E-Mails automatisiert und vorgangsbezogen ablegen
  • Client- und/oder serverbasiert archivieren
  • E-Mails nach rechtlichen Vorgaben archivieren
  • Neueste Technologien nutzen
  • Bestehende ELO Archive einfach in Microsoft Outlook integrieren
  • Speicherkosten senken und dadurch die Performance des Systems erhöhen

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Über ELO Digital Office

Die ELO Digital Office GmbH zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM). Spezialisiert hat sich das Stuttgarter Unternehmen auf digitale Geschäftsprozesslösungen für alle Branchen und Bereiche. ELO Digital Office ist seit 20 Jahren am Markt. Vertrieben werden ELO Produkte und Lösungen weltweit in rund 20 Sprachen und in über 40 Ländern. Basis hierfür ist ein dichtes, internationales Partnernetzwerk von über 1.000 Systemhäusern weltweit. ELO selbst ist in 17 Ländern mit 21 Standorten präsent.

ELO Digital Office GmbH
Tübinger Str. 43
70178 Stuttgart
Telefon: 0711-806089-0
E-Mail: info@elo.com
www.elo.com


Überblick

Rein juristisch kommen Unternehmen an der E-Mail-Archivierung nicht mehr vorbei. Doch selbst ohne diese Pflicht, würde keine Firma dieses Thema wieder abschaffen. Zu sehr sind Unternehmen auf die Informationen angewiesen, die sich in den E-Mails verbergen. Um ihre Nutzung zu optimieren, gehen viele Lösungen über das reine Archivieren hinaus und beschäftigen sich auch mit der E-Mail-Verwaltung und dem E-Mail-Management. Sie erleichtern dem Anwender die Recherche und dem Administrator die Systempflege.

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