01.09.2008 (eh) Drucken
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E-Mail-Archivierung ist schon mal ein Anfang

  • Inhalt dieses Artikels
  • Keine Mitarbeiterregeln für E-Mails
  • Interessanter Ansatz: Unified-Archiving
  • Von E-Mail-Archivierung zu Compliance

Das Thema Compliance hält immer weiter Einzug in ECM-Lösungen, da sind sich nicht nur der Veranstalter der »DMS Expo« und der VOI sicher. In Köln werden etliche E-Mail-Archivierungen vorgestellt, die Unternehmen in einem ersten Schritt bei Compliance helfen sollen.

von Engelbert Hörmannsdorfer

Die gesetzliche Grundlage ist eindeutig und bereits vor einigen Jahren geschaffen worden. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gelten bereits seit dem 1. Januar 2002. In diesen schreibt das Bundesministerium für Finanzen Unternehmen verpflichtend vor, sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen zu können. Hierzu gehören auch steuerrelevante E-Mails. Mit Beginn des Jahres 2007 wurden die Regeln nochmals verschärft und E-Mails mit anderen Geschäftsbriefen gleichgestellt. Unternehmen sind somit zu einer lückenlosen Datenvorhaltung und Speicherung von E-Mails samt deren Anhängen verpflichtet. Und sie müssen zudem auch noch schnell recherchierbar sein.

Seit Juli 2008 gilt überdies die so genannte Euro-SOX – angelehnt an den »Sarbanes-Oxley Act« (SOX). Im Februar 2008 wurde »MoReq2« veröffentlicht, eine Spezifikation für elektronisches Dokumenten- und Records-Management. Diese und eine Vielzahl weiterer Einzelregelungen verpflichten Verantwortliche, ein wirksames Risikosystem einzuführen, die Funktionsweise der IT nachvollziehbar zu dokumentieren und für eine angemessene Archivierung digitaler Dokumente zu sorgen.

Das Problem: Angesichts sehr vieler unterschiedlicher Vorschriften können Verantwortliche nicht beurteilen, welche Maßnahmen notwendig und wirtschaftlich angemessen sind. E-Mail-Archivierung ist zumindest schon mal eine Minimal-Lösung, da das Gros aller Unternehmensdokumente (Angebote, Preislisten, Präsentationen, Absprachen, Rechnungen etc.) irgendwann einmal per E-Mail versendet wurde.

Keine Mitarbeiterregeln für E-Mails

Fängt man an, in deutschen Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung zu recherchieren, stellt man freilich schnell fest, dass in den meisten Unternehmen nicht einmal klare Regeln für die Mitarbeiter existieren, geschweige denn, dass die gesetzlichen Vorgaben mit entsprechenden IT-Hilfsmitteln umgesetzt wurden. Ob E-Mails nun GDPdU- oder nur GOB-konform, nach Solvency II, SOX oder nach anderen Vorschriften oder gar nicht aufbewahrungspflichtig sind – in kaum einem Unternehmen gibt es eindeutige Vorgaben für die Mitarbeiter. Und somit bewegen sich nach einer vorsichtigen Schätzung zirka 80 Prozent aller deutschen Unternehmen nicht nur juristisch auf dünnem Eis, was das Thema E-Mail-Archivierung angeht.

Einen vor allem für Mittelständler interessanten Weg geht Allgeier IT-Solutions mit »scanview Secure E-Mail«, das in die neue ECM-Plattform »scanview« integriert werden kann. Scanview-Secure-E-Mail bietet eine einheitliche Plattform zur gesetzeskonformen Archivierung und integriert dabei die digitale Signatur sowie Verschlüsselungstechnologien. Auch hier verfolgt Allgeier das Ziel, Lösungen aus einer Hand zu präsentieren. Dem Thema »Langzeitarchivierung« wurde mit der Integration des PDF/A-Standards in Scanview ebenfalls Rechnung getragen.

Revisionssichere Lösungen zur Dokumentenverwaltung und Archivierung sind auch das Thema bei Easy Software. Das Softwarehaus will seinen Namen zum Programm machen: Einfach und revisionssicher sollen Dokumente und E-Mails archiviert werden. Der große Vorteil ist: Selbst nach Jahren kann darauf noch über eine Volltextrecherche in Sekundenschnelle zugegriffen werden – und das auch dann, wenn sich die gesuchten Inhalte in angehängten Dateien befinden. Zusätzlich werden die Datenbanken entlastet.

H&S Heilig und Schubert stellt auf der diesjährigen DMS Expo praktisch überwiegend Produkte und Lösungen rund um die Themen E-Mail-Archivierung im Exchange-Umfeld und Dokumenten-Management vor. Schwerpunkt ist die neueste Version der E-Mail-Archivierung »exchange@PAM« mit weiteren Verbesserungen. So wurde beispielsweise die Bedienung durch eine assistentengesteuerte Installation optimiert, die automatische Archivierung und der Datenbankzugriff nochmals beschleunigt. Zudem unterstützen neue Funktionen Exchange 2007, Unicode und MAC-Entourage. Unternehmen können mit der Lösung von H&S ihre gesamte E-Mail-Kommunikation automatisiert rechtskonform und revisionssicher steuern. »Gleichzeitig werden Speicher der Mail-Server extrem entlastet, der ROI ist schnell erreicht«, betont das Unternehmen.

Mit »windream Exchange« steht Anwendern der ECM-Suite »windream« eine Software-Lösung zur Verfügung, die eine automatisierte und manuelle Archivierung von E-Mails eines Microsoft-Exchange-Servers in Windream ermöglicht. Wie das Herstellerunternehmen Windream berichtet, können Anwender darüber hinaus die umfangreichen Windream-Funktionen nutzen, um damit Nachrichten zu verwalten oder danach zu suchen. Windream-Exchange leitet beliebige Nachrichtenobjekte von einem Microsoft-Exchange-Server an Windream weiter und speichert sie im Windream-ECM. Das System archiviert sowohl alle Nachrichtentexte als auch die dazugehörigen Anlagen. Auf der Clientseite werden die Objekte aus Microsoft-Outlook vom Exchange-Server nach Windream verschoben. Dieser Prozess erfolgt nach individuell definierbaren Regeln, die sich mit Hilfe eines Assistenten erstellen lassen.

Interessanter Ansatz: Unified-Archiving

Der E-Mail-Archivierungsspezialist GFT inboxx geht dieses Jahr noch einen Schritt weiter und stellt eine zukunftsfähige Unified-Archiving-Architektur vor, bei der »inboxx hyparchiv« als Backbone die zentrale Basis darstellt. Hierbei arbeitet die Archivierungsinfrastruktur zentral im Hintergrund und integriert sich in Quell-Anwendungen und deren Client-Applikationen (z.B. Microsoft-Exchange und Outlook, SAP, Windows-Dateiserver usw.). Gleichzeitig bietet sie als Querschnittsfunktion Zugriff auf Dokumente aus allen Quellen. Dabei spielt es laut GFT inboxx keine Rolle, aus welcher Quelle die Dokumente stammen und welches Format sie haben. Beispiele sind Mailsysteme wie MS-Exchange oder Lotus-Notes, Instant-Messaging-Systeme, Web-2.0-Anwendungen, Voice/Screen-Recording-Daten, ERP-Daten (SAP, MS-Dynamics usw.), Windows-Dateiserver, Office-Dokumente oder auch Formate, die heute noch nicht üblich sind. Der Ansatz der Unified-Archiving-Architektur ist spannend; zur DMS Expo sollen weitere Module vorgestellt werden.

Ein zentrales Thema des Messeauftritts bei COI sind neben dem klassischen Enterprise-Content-Management das E-Mail-Management mit »COI-BusinessFlow« im Zeichen von Compliance und mit der Verknüpfung von Geschäftsvorgängen. E-Mail-Archivierung ist schon länger ein strategisches Geschäftsfeld von COI. Das Paket »COI-BusinessArchive« gibt es in Versionen für MS-Exchange, Groupwise und Lotus-Notes. Als »feinen Unterschied« stellt COI heraus, dass neben Lösungen, die sich rein auf die Archivierung von E-Mails konzentrieren und der Serverentlastung und der Sicherstellung von gesetzlichen Anforderungen (Compliance) dienen, das COI-E-Mail-Management den prozessorientierten Ansatz verfolgt. Beispielsweise sei die Verbindung von geschäftsrelevanten E-Mails zu den zugehörigen Geschäftsvorgängen, z.B. Vertrags-, Kunden- und Projektakten etc., dabei möglich.

Archivierung zum Anfassen demonstriert der Value-Added-Distributor Avnet mit dem »Mobile Solution Center«, einer vollständigen Demo-Instrastruktur. Es besteht aus dem »IBM Storage-System DR550« und den IBM-Softwareprodukten »ContentManager« und »Commonstore«. Es sei die richtige Lösung, um E-Mail-Archivierung in den Griff zu bekommen.

Von E-Mail-Archivierung zu Compliance

Die fme stellt beispielsweise mit dem »Compliance-Assessment« einen praktikablen Weg vor, um Klarheit zu schaffen, indem zunächst Schwachstellen im Unternehmen aufgezeigt werden. Anschließend können mit diesen Ergebnissen die notwendigen Änderungen definiert und betriebswirtschaftlich bewertet werden.

Als Alternative positioniert sich seit jeher Iron Mountain. Das Unternehmen macht es ganz klassisch – und offeriert Services und Lösungen für das sichere und effiziente Management aktiver Dokumente. Unter aktiven Dokumenten versteht Iron Mountain physische und elektronische Unterlagen, die sich noch nicht endgültig archivieren lassen, da sie Teil eines aktiven Unternehmensprozesses sind. Messebesucher können sich in Köln über das ganzheitliche Konzept für das Dokumentenmanagement von Iron Mountain informieren: von der physischen Aufbewahrung und Verwaltung, über das Scannen und Indizieren bis zur digitalen Speicherung aktiver Dokumente.

Für ihre ECM-Lösung plädiert IBM dieses Jahr unter ihrem Leitmotiv »Take back control«. Es werden Lösungen gezeigt, mit denen alle relevanten Unternehmensinhalte gesammelt, nach Compliance-Richtlinien kontrolliert und in Geschäftsprozessen genutzt werden. »Der Einsatz von Enterprise-Content-Management ist nicht mehr eine Frage des `Ob´ sondern nur noch des `Wie´ und `Wann´«, fasst Frank Theisen, Business Unit Executive Information Management bei IBM Deutschland, zusammen. »Dabei ist ECM ein integraler Bestandteil unserer Information-On-Demand-Strategie, unter der wir unsere Kompetenzen und Produkte bündeln, mit denen Unternehmen ihre Informationen nutzbar machen können – unabhängig davon, ob die Informationen aus Daten oder Dokumenten stammen.«

»Papier, die Achillesferse von Compliance« – ist dieses Jahr das Motto bei eCopy. Unternehmen jeder Größenordnung sollen ihre Compliance-Strategien mit den Document-Imaging-Lösungen dieses Unternehmens effektiv verbessern können. Mit Ecopy-Lösungen ist es möglich, eingescannte Dokumente direkt vom Erfassungspunkt aus intelligent weiterzuleiten – etwa von einem Scanner oder einem Multifunktionsgerät mit Scanoption. Sobald sie in elektronischer Form vorliegen, können papierbasierte Informationen über klar definierte Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens an die richtigen Adressaten weitergeleitet werden, ein Vorgang, der komplett nachvollziehbar, steuerbar und sicher ist. »Compliance sollte nicht als vorgeschriebene Notwendigkeit angesehen werden, sondern als Chance, ein strukturiertes Informationsmanagement mit all den damit verbundenen Vorteilen einzurichten«, weiß Bernd E. Klüber, Regional Sales Director Central Europe bei Ecopy, aus zahlreichen Projekten. »Ecopy unterstützt alle Unternehmen bei ihren Compliance-Strategien – und trägt so zur Verbesserung bei Effizienz und Produktivität bei.«

Freilich hat natürlich E-Mail-Archivierung auch diverse Defizite, um richtigen Compliance-Anforderungen zu genügen. So wird die Speicherung auf Basis des Transportmediums oder Formats E-Mail gestartet, nicht auf Basis des Inhalts. E-Mail-Archivierungslösungen werden überdies häufig als Insellösungen implementiert, um die Performance des Exchange- oder Notes-Systems zu erhöhen, ohne die entsprechende Kopplung an bestehende ECM-Lösungen oder Fachanwendungen. Mögliche Folge in diesem Fall: Wird später eine richtige unternehmensweite ECM-Lösung gestartet, kann es problematisch werden, die Insellösung zu konsolidieren. Ein weiterer Nachteil der E-Mail-Archivierung ist, dass keine inhaltliche Analyse der E-Mail statt findet. So können vertrauliche, diskriminierende oder pornografische Inhalte nicht aufgedeckt werden. Und zu guter Letzt: E-Mails und Spam-Mails nebst Viren-Mails oder Trojanern werden gleichbehandelt.


Neues Gesetz zur E-Mail-Archivierung in den USA
In den USA soll ein neuer Gesetzesentwurf für die Archivierung von E-Mails verabschiedet werden. Der »Electronic Message Preservation Act« (EMPA) soll Standards zur Archivierung setzen und gleichzeitig die zuständige Behörde National Archives and Records Administration (NARA) mit der Einhaltung der Vorschriften beauftragen. Im Weißen Haus soll dies auf Widerstand stoßen, weil der Amtssitz des Präsidenten dies als unzulässige Einmischung entgegen der in der Verfassung festgeschriebenen Gewaltenteilung sieht. Zum anderen soll es Bedenken über die Kosten geben, da der Gesetzesentwurf nicht nur E-Mails, sondern möglicherweise auch Instant-Messages, Wiki- und Blogeinträge und andere Ergebnisse elektronischer Kommunikation betrifft. Nun soll der Gesetzesentwurf den Senat passieren.
»Leider wird dies auch einen negativen Nebeneffekt haben – man stürzt sich nur auf die reine E-Mail-Archivierung, verbannt E-Mails in separate Speichertöpfe und vergisst darüber, dass E-Mails eigentlich in einen Kontext gehören, also in Projekt-, Vertrags-, Kunden-, Fall- und andere Formen von elektronischen Akten«, schimpft Dr. Ulrich Kampffmeyer, Gründer und Geschäftsführer der Unternehmensberatung Project Consult. »Mit reiner E-Mail-Archivierung geht der sachliche Zusammenhang verloren und man schafft sich neue Informationsinseln. Für Europa besteht allerdings Hoffnung, denn ein vergleichbares europäisches Gesetz ist nicht in Sicht. Allerdings werden besonders die amerikanischen Anbieter mit dem Rückenwind von SOX, FRCP und EMPA versuchen, auch E-Mail-Archivierung noch mehr in Europa zu platzieren.«


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Überblick

Rein juristisch kommen Unternehmen an der E-Mail-Archivierung nicht mehr vorbei. Doch selbst ohne diese Pflicht, würde keine Firma dieses Thema wieder abschaffen. Zu sehr sind Unternehmen auf die Informationen angewiesen, die sich in den E-Mails verbergen. Um ihre Nutzung zu optimieren, gehen viele Lösungen über das reine Archivieren hinaus und beschäftigen sich auch mit der E-Mail-Verwaltung und dem E-Mail-Management. Sie erleichtern dem Anwender die Recherche und dem Administrator die Systempflege.

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