Entwicklungen im E-Mail-Management

Im zunehmenden Maß sind Managed-Services und Cloud-Angebote eine beliebte Alternative zu Inhouse-Lösungen für E-Mail-Management und –Archivierung. Nachteilig ist dabei jedoch, dass integrative Ansätze kaum zu realisieren sind. Ein weiterer Trend ist die Zunahme von Klassifizierungslösungen.

Zu E-Mail-Systemen und Hardware-Appliances für die einfache E-Mail-Archivierung bieten sich inzwischen immer häufiger das Outsourcing beziehungsweise Managed- oder Cloud-Services an. Besonders Hosting-Anbieter, die E-Mails auf Viren und Spam prüfen, haben die Archivierung im Programm. »Generell sind viele gute Angebote vorhanden«, erklärt Martin Böhn, Senior Analyst bei BARC.  »Was dem Thema E-Mail-Archivierung im Rahmen der Auslagerung als Service hilft ist, dass es sich hierbei um eine klar definierte Aufgabenstellung handelt. Die Archivierung kann gut ausgelagert werden, da eine fachliche Beschreibung der Aufgabenstellung vergleichsweise einfach zu erstellen ist, und die Definition von Schnittstellen technisch und im fachlichen Prozess klar ist (wie wird auf die Inhalte zugegriffen und wann?)«.

Integrative Ansätze sind nicht möglich

Jedoch gilt bei Managed-Services ebenso wie bei Stand-alone-Systemen ebenso, dass kein integrativer Ansatz möglich ist, bei dem E-Mails mit anderen Quelldokumenten zu einer Informationsbasis zusammengeführt werden. »Die Herausforderung ist, Dokumente und Prozesse nicht als einzelne Vorgänge abzubilden, sondern in übergeordneten Strukturen zu denken«, sagt Sven Hattenbach, Team Manager Interface Development von Optimal Systems. Es gehe nicht darum, eine  E-Mail zu archivieren, sondern darum, eine Kunden- oder Projektakte elektronisch abzubilden, in der neben E-Mails, auch Rechnungen und andere Dokumente, eingescannte Belege oder jegliche strukturierte Daten aus dem ERP-System zu finden sein müssen.

Ganzheitliche Ansätze sind auch durch die zunehmende Nutzung von Social-Media-Kanälen gefragt, die zum Teil die E-Mail-Kommunikation ersetzen. »Wenn die eingesetzte Lösung auf einem ganzheitlichen ECM-System basiert, können die sogenannten Timelines sowie die abonnierten RSS-Feeds ganz einfach eingefangen und dauerhaft archiviert werden«, erklärt Hattenbach.

Um die zunehmende Kommunikationsflut über verschiedene Kanäle zu bewältigen, kommen Klassifizierungssysteme zum Einsatz, denen Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO eine wachsende Beliebtheit bescheinigt: »Klassifizierungssysteme sind Tools, die den Menschen entlasten sollen. In der Praxis gibt es viele Beispiele, wo sie sehr helfen. Wie man sie konkret einsetzt muss im Einzelfall entschieden werden. Der konkrete Einsatz nimmt zu.« Liegen eindeutige Betreff-Begriffe oder E-Mail-Adressen vor, lassen sich gute Klassifizierungsergebnisse erzielen. Die freie Analyse von Texten ist dagegen schwieriger. Böhn legt in seinem Interview ausführlich dar, welche  Klassifizierungsansätze gut und welche weniger gut funktionieren. Spannend bleibt zu beobachten wie schnell selbstlernende Systeme in Zukunft für bessere Ergebnisse sorgen werden.
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