04.06.2009 (kfr) Drucken
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Im Interview: Ceyoniq Technology

Stefan Niemann, Produktmanager, Ceyoniq Technology

E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Stefan Niemann, Produktmanager bei Ceyoniq, über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.

Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?

 Stefan Niemann 
Stefan Niemann
Niemann: Das hängt grundsätzlich von den Anforderungen des Kunden ab. Appliances bieten einerseits eine einfache Handhabung und simples Deployment und sind mit diesen Eigenschaften für kleinere Unternehmen konzipiert. Andererseits sind sie auf Grund ihrer geringen Anpassungsmöglichkeiten unflexibel und in ihrer Funktionalität oft eingeschränkt. Softwarelösung bringen eine große Flexibilität mit und eignen sich besonders gut für die individuelle Integration in die marktbeherrschenden Systeme »Exchange«, »Lotus Notes« und »GroupWise« mit erweiterter Funktionalität im E-Mail-Client und Backend. Sie können auf die im Unternehmen vorhandene Infrastruktur zurückgreifen und in die spezifische Systemumgebung eingepasst werden.

Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?

Niemann: Hier sind wiederum die individuellen Anforderungen maßgeblich. Allerdings sollte bei einer guten Lösung die nahtlose Integration der Suche in den E-Mail-Client gewährleistet sein. Auch die Volltext- und Metadaten-basierte Suche, die administrative- und benutzerbasierte Suche sowie die direkte Weiterverarbeitung der E-Mails sollten aus dem Suchergebnis, wie zum Beispiel zur Weiterleitung oder zur Wiederherstellung im Postfach, Standard sein.

Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung bzw. E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?

Niemann: Als Archivierungslösung darf nicht allein die Software gesehen werden. Zu einer Lösung im Sinne des Kunden gehört sowohl die Analyse der wichtigen Rahmenparameter, welche Objekte ins Archiv müssen, die Implementierung und der Workshop mit den Administratoren.
Ein klassisches Szenario ist die Postfach- und Journaling-Archivierung für 100 Benutzer. Aufbewahrung zehn Jahre. Archivierung im Postfach nach 30 Tagen.

Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?

Niemann: Die heutigen Backup-Methoden sind noch weit von den hier benötigen Konzepten aus der klassischen Archivierung entfernt. Dazu zählen neben Spiegelung, Verteilung, Ausfallsicherheit, Zugriffsschutz, Online- und Offline-Zugriff und Suche, natürlich auch das Management von Aufbewahrungsfristen und die Reorganisation von Daten auf neue Speicher-Backends. Das Motto lautet: Was im Archiv liegt, muss nicht gesichert werden.

Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?

Niemann: Für eine gute E-Mail-Archivierungslösung sind folgende Kriterien selbstverständlich: Die rechtssichere Archivierung mit Beachtung von Aufbewahrungsfristen; die Entlastung der Benutzerpostfächer; die Möglichkeit zur Integration in ein ECM-System und die Einbindung der relevanten E-Mails an der Stelle, wo sie wirklich benötigt werden: In den Geschäftsprozess oder in die Vorgangsakte. Nicht zuletzt muss auch der transparente Zugriff auf archivierte E-Mails aus dem normalen E-Mail-Client gewährleistet sein.

Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?

Niemann: Unternehmen, die sich mit dem Thema E-Mail-Archivierung auseinandersetzen, sollten mit beachten, E-Mails nicht in einer Dateninsel zu versenken. Sie müssen von vorneherein die Nutzbarkeit der E-Mails im Zusammenhang mit anderen geschäftsrelevanten Datenobjekten berücksichtigen. Eine gute E-Mail-Archivierung kann die Basis für einen späteren Einstieg in ein ganzheitliches ECM sein und bietet damit strategische und wirtschaftliche Vorteile für die Zukunft.

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Überblick

Rein juristisch kommen Unternehmen an der E-Mail-Archivierung nicht mehr vorbei. Doch selbst ohne diese Pflicht, würde keine Firma dieses Thema wieder abschaffen. Zu sehr sind Unternehmen auf die Informationen angewiesen, die sich in den E-Mails verbergen. Um ihre Nutzung zu optimieren, gehen viele Lösungen über das reine Archivieren hinaus und beschäftigen sich auch mit der E-Mail-Verwaltung und dem E-Mail-Management. Sie erleichtern dem Anwender die Recherche und dem Administrator die Systempflege.

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