13.01.2011 (eh) Drucken
(3.3 von 5, 6 Bewertungen)

Im Interview: Dataglobal

Unternehmen bleibt heutzutage überhaupt nichts mehr anderes übrig, als sich mit der langfristigen revisionssicheren und gesetzeskonformen Aufbewahrung von E-Mails zu befassen. Doch trotz E-Mail-Flut müssen sich IT-Administratoren zusätzlich mit Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen auseinandersetzen.Wir sprachen über die Herausforderungen sowie über mögliche Lösungen mit Bernd Hoeck, VP Marketing & Business Development bei Dataglobal.

Wenn sich ein Unternehmen für ein E-Mail-Archivierungssystem interessiert – was sind die Knackpunkte/Schmerzpunkte, warum man sich für so eine Lösung unterscheidet?

Bernd Hoeck
Bernd Hoeck
Hoeck: An erster Stelle sind die gesetzlichen Pflichten an die digitale Archivierung von E-Mails zu nennen. Ein weiterer Auslöser sind die zunehmende Instabilität und wachsenden Kosten des E-Mail-Systems, die übrigens durch die so genannte Archivfunktion von Microsoft Exchange 2010 eher gesteigert als vermieden wird. Auch hier sorgt eine richtige E-Mail-Archivierung für eine deutliche Entlastung. Viele Unternehmen erkennen aber eigentlich erst nach der Einführung den mitunter größten Vorteil: die einfachere Transparenz in der E-Mail-Kommunikation und verbesserte Verzahnung mit anderen Kommunikationskanälen.

Da der Bedarf an Managed-Storage – also an hoch performantem Speicherplatz – laut Analystenschätzungen durch E-Mail jährlich um rund 30 Prozent steigt, kommen Mailserver-Architekturen schnell an ihre Grenzen und ziehen kontinuierlich Investitionskosten nach sich. Sind hier separate E-Mail-Archivierungssysteme wirklich die Antwort darauf? Oder sollten IT-Administratoren nicht besser in Tiered-Storage-Systeme mit guten Storage-Verwaltungsprogrammen investieren?

Hoeck: Die Art und Weise, mit der weit verbreitete E-Mail-Systeme ihre Daten im Filesystem ablegen, ist für einen sinnvollen Einsatz von Tiered-Storage-Systemen leider weitgehend ungeeignet. Hier kann nur mit E-Mail-Archivierungssystemen Abhilfe geschaffen werden. Aber wie Ihre Frage schon andeutet, sollten es keine separaten E-Mail-Archivsysteme sein. Wir von Dataglobal sind Pionier für übergreifende Archivierung – Unified-Archiving – von E-Mails, Dateien, Belegen, Daten usw. Dabei kommt man dann auch auf deutlich höhere Speicherplatzeinsparungen durch das übergreifende Vermeiden von Dubletten zum Beispiel zwischen Mail- und File-System.

Die langfristige revisionssichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von E-Mails ist heute eines der wichtigsten Themen rund um die geschäftliche E-Mail-Kommunikation. Wie stellen Sie dies bei Ihrer Lösung sicher?

Hoeck: Wir liefern seit fast 20 Jahren gesetzeskonforme und revisionssichere Archivsysteme und bieten damit sicherlich eine in diesem Bereich führende Lösung an. Aus unserer Sicht sollten die Kunden bei der Auswahl auch auf die langfristige Erfahrung von Anbietern achten. Wenn Sie den typischen Archivzeitraum von zehn Jahren betrachten, müssen Sie davon ausgehen, dass Sie in dieser Zeit das dem Archivsystem zugrunde liegende Storage-Medium typischerweise zwei- bis dreimal auswechseln wollen. Bei dieser andauernden Migration von Archiven über die jeweils aktuellen Storage-Medien stehen neue Anbieter oft vor ungeahnten Problemen, die routinierte und erfahrene Anbieter wie wir gut im Griff haben.

Wichtig sind auch die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich ja von üblicherweise von sechs Jahre (Geschäftsbriefe) bis zehn Jahre (Jahresabschlüsse). Sind solche Fristeneinhaltungen in Ihrer Lösung mit enthalten?

Hoeck: Natürlich. In der Praxis hat sich aber gezeigt, dass eine Unterscheidung von Handelsbriefen (sechs Jahre) und steuerlich relevanter Kommunikation (zehn Jahre) für die meisten Nutzer nicht einfach ist. Wir empfehlen unseren Kunden zum Beispiel in der E-Mail-Archivierung zur Vereinfachung alle E-Mails zehn Jahre aufzubewahren.

Gibt es noch weitere Vorschriften, die ein IT-Administrator beim E-Mail-Verkehr und bei der E-Mail-Archivierung zu beachten hat?

Hoeck: Wichtig ist die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen aus dem Telekommunikationsgesetz wenn auch private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adressen zugelassen ist. Hier ist eine große Flexibilität in der Konfiguration erforderlich. Ein plumpes Journaling, wie es manchen Hersteller anbieten, reicht da nicht aus.

Haben sich schon Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven etabliert? Oder sind das, was es auf dem Markt gibt, eher proprietäre Lösungen?

Hoeck: Es gibt leider noch keine Standards und die Lösungen sind in der Regel proprietär. Kunden sollten vor allem darauf achten, dass das E-Mail-Archiv nicht isoliert ist, sondern mit vielen anderen Archivquellen (Datei-, Beleg und Datenarchivierung) auf einer gemeinsamen Archivplattform zusammengefasst ist und übergreifende Konzepte zum Beispiel für das Management von Aufbewahrungsfristen ermöglicht.

Was sollten Unternehmen beachten, wenn sie das neue Microsoft Sharepoint für E-Mail-Archivierungszwecke einsetzen wollen? Lässt sich damit eine vernünftige und rechtskonforme Lösung umsetzen?

Hoeck: Nein. Microsoft Sharepoint ist ebenso wie Microsoft Exchange mit Bordmitteln nicht in ein rechtskonformes Archiv zu gestalten. Die so genannten Archivfunktionen sind – vereinfacht gesprochen – nichts anderes als Kopien und als solches einfach manipulierbar. Die grundlegend mangelnde Revisionssicherheit ist damit nicht gelöst. Abhilfe schafft hier nur eine dedizierte Ergänzung der Archivierung durch spezielle Systeme.

Mittlerweile gibt es ja auch bereits E-Mail-Archivierungsangebote als Managed-Service bzw. E-Mail-Archivierung-as-a-Service. Können Sie einem Unternehmen diese Lösung schon uneingeschränkt empfehlen?

Hoeck: E-Mail-Archivierung-as-a-Service ist sicherlich ein interessantes Konzept für Kunden, die wenig eigene IT betreiben wollen. Das gilt natürlich insbesondere für Kunden, die auch Ihr E-Mail-System als Service betreiben lassen. Bei der Auswahl des Anbieters sollten die Kunden aber zwei Dinge berücksichtigen. Erstens: Kann der Anbieter auch die übergreifende Archivierung von E-Mails, Dateien, Belegen, Daten usw. in einem gemeinsamen System als Service anbieten? Dieser Bedarf wird mittelfristig kommen. Und zweitens: Wie einfach kann der Kunde seine Daten aus der Cloud auch wieder zurückbekommen? Mit anderen Worten, welche Mechanismen bietet der Anbieter zum Austausch der Daten. Serviceprovider, die unsere Lösung einsetzten, bieten Ihren Kunden dazu beispielsweise eine quartalsweise Kopie auf DVD oder Blue-ray-Disk an.


Überblick

Rein juristisch kommen Unternehmen an der E-Mail-Archivierung nicht mehr vorbei. Doch selbst ohne diese Pflicht, würde keine Firma dieses Thema wieder abschaffen. Zu sehr sind Unternehmen auf die Informationen angewiesen, die sich in den E-Mails verbergen. Um ihre Nutzung zu optimieren, gehen viele Lösungen über das reine Archivieren hinaus und beschäftigen sich auch mit der E-Mail-Verwaltung und dem E-Mail-Management. Sie erleichtern dem Anwender die Recherche und dem Administrator die Systempflege.

Special
»E-Mail-Management«
powered by:
Alos
DMS Factory