04.06.2009 (kfr) Drucken

Im Interview: Docuportal

Jens Büscher, Geschäftsführer, Docuportal

E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Jens Büscher, Geschäftsführer bei Docuportal, über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.

Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?

 Jens Büscher  
Jens Büscher
Büscher: Die Standards sind ja bereits durch rechtliche Rahmenbedingungen gesetzt und zur Einhaltung eben dieser notwendig. Somit sind sie nicht nur nützlich, sondern eben zwingend erforderlich.

Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?

Büscher: Die Suchfunktion ist neben einer einfachen Oberfläche die Messlatte einer Lösung. Je schneller Mitarbeiter Inhalte jeglicher Art themennah wiederfinden, desto effektiver arbeiten sie und damit das gesamte Unternehmen. Hier helfen Technologien, wie Volltextsuche, Texterkennung in Grafiken (OCR), Strukturierungen (Kategorien, Schlagworte), Voransichten von Dateien, Bewertungen und vieles mehr.

Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung beziehungsweise E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?

Büscher: Das ist zu pauschal und genau daran scheitern auch die meisten Kundenprojekte. Hier ist die genaue Aufnahme der Anforderungen des Kunden aber auch der notwendigen rechtlichen Rahmenbedingungen beim Kunden erforderlich, zum Beispiel welche Speichermedien verwendet werden oder ob und in welcher Form eine Signatur erforderlich ist. Zur E-Mail-Archivierung muss sich der Kunde zwischen den Vor- und Nachteilen einer serverseitigen oder clientseitigen Archivierung von Mails entscheiden. Trotzdem muss die Einführung einer solchen Lösung nicht wochenlanges Consulting umfassen, sondern sie sollte in kürzester Zeit funktionsbereit sein. Der Kunde will arbeiten – nicht warten.

Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?

Büscher: Jedes namhafte ECM-System, wie beispielsweise unseres, erfüllt heutzutage annähernd alle Aspekte der Compliance. Spezialisierte Archivierungsanbieter werden in den nächsten Jahren nur noch Nischen besetzen.

Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?

Büscher: Eine gute E-Mail-Archivierung erfüllt die rechtlichen Erfordernisse und bietet möglichst automatisierte Prozesse zur Kategorisierung und zum Finden der abgelegte E-Mails. Es berücksichtigt Sicherheitsaspekte, wie Maßnahmen gegen Spam und Viren-Mails, auch wenn die Mail bereits im Archiv abgelegt wurde. Elementar ist aber die Geschwindigkeit und Genauigkeit für die Mitarbeiter, die Mails wiederzufinden.

Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management beziehungsweise künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management (ILM)? Wo sind hier die Schnittstellen? Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?

Büscher: E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil zu einer allumfassenden Informationsinfrastruktur im Unternehmen. E-Mails, digitalisierte Papierdokumente (eingehend und ausgehend), Wissen in Form von elektronischen Formularen, Web-Inhalte aus Wikis, Blogs oder Foren sowie normale unstrukturierte Dateien werden gemeinsam und möglichst automatisch strukturiert abgelegt, damit man sie effektiv finden sowie bearbeiten kann. All dies unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen und mit Oberflächen, welche die Mitarbeiter motivieren und nicht abschrecken.


Überblick

Rein juristisch kommen Unternehmen an der E-Mail-Archivierung nicht mehr vorbei. Doch selbst ohne diese Pflicht, würde keine Firma dieses Thema wieder abschaffen. Zu sehr sind Unternehmen auf die Informationen angewiesen, die sich in den E-Mails verbergen. Um ihre Nutzung zu optimieren, gehen viele Lösungen über das reine Archivieren hinaus und beschäftigen sich auch mit der E-Mail-Verwaltung und dem E-Mail-Management. Sie erleichtern dem Anwender die Recherche und dem Administrator die Systempflege.

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