04.06.2009 (kfr) Drucken
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Im Interview: Windream

Dr. Michael Duhme, Pressesprecher, Windream

E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Dr. Michael Duhme, Pressesprecher bei Windream, über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.

Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?

 Dr. Michael Duhme 
Dr. Michael Duhme
Duhme: Selbstverständlich ist die Einhaltung von Standards beim Betrieb von E-Mail-Archivierungslösungen hilfreich. Da archivierte Informationen auch in ferner Zukunft noch lesbar sein müssen – wir sprechen hier durchaus über einen Zeitraum von Jahrzehnten – müssen Mail-Archive die in ihnen enthaltenen Dokumente auch in entsprechend langfristig lesbaren Standardformaten wie zum Beispiel PDF/A oder TIFF archivieren können.

Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?

Duhme: Nach wie vor bieten Appliances dem Anwender nur sehr eingeschränkte Nutzungsmöglichkeiten, da sie fast immer auf ein bestimmtes Anwendungsgebiet hin ausgerichtet sind. Softwarelösungen, die auf Rechnern mit Standard-Betriebssystemplattformen laufen, sind universeller einsetzbar und lassen sich vor allem mit anderen Anwendungen kombinieren. Das ist speziell im ECM-Bereich sehr wichtig, wo es häufig darauf ankommt, mehrere Anwendungen wie zum Beispiel ERP- oder CRM-Systeme parallel zu integrieren. Insofern sind Software-Lösungen auf jeden Fall nutzbringender als Appliances.

Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?

Duhme: Suchfunktionen sollten Anwendern die Möglichkeit eröffnen, Mails nach individuellen Kriterien schnell wiederzufinden. Man muss insbesondere darauf achten, dass die Eingabe der Suchkriterien nicht zur Geduldsprobe wird. Systeme, die dem Anwender hier konkrete Hilfestellung bieten, etwa durch die Möglichkeit, Profile zu speichern und wiederholt auszuführen oder eine Suchabfrage nach fest strukturierten Regeln beliebig oft zu wiederholen, sind hier klar im Vorteil.

Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung beziehungsweise E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?

Duhme: Eine typische Archivierungslösung integriert sich möglichst »unauffällig« in die bestehende IT-Landschaft. Integration bedeutet hier beispielsweise, dass die E-Mail-Archivierungssoftware mit bekannten Anwendungsprogrammen wie Outlook oder Lotus Notes reibungslos kooperiert. Mails werden automatisch ohne weitere Eingriffe des Anwenders direkt aus der Client-Anwendung beziehungsweise vom Mailserver in das Archiv verschoben, ohne dass der Anwender davon überhaupt etwas merkt. Dennoch sollte das System bei Bedarf auch manuelle Eingriffe erlauben. Diese Prinzipien der Archivierung sind aber nicht auf eine bestimmte Unternehmensgröße beschränkt.

Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?

Duhme: In vielen Fällen kooperieren Archivierungsanbieter eng mit Herstellern aus der Backup-Szene oder mit Spezialisten auf dem Sektor der Speichertechnologien. Soft- und Hardware-Anbieter können hier eine ideale »Ehe« eingehen, und davon profitieren Anwender in besonderem Maße. Denn gerade das nahtlose Zusammenspiel zwischen Hard- und Software-Komponenten ist mitentscheidend für die Einhaltung der Compliance-Anforderungen. Das haben auch die Unternehmen der Backup-Szene längst erkannt.

Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?

Duhme: Eine gute Archivlösung zeichnet sich dadurch aus, dass sie dem Anwender tatsächlich eine zeitraubende Tätigkeit abnimmt. Das ist durchaus wörtlich gemeint. Es muss mit einer guten Archivierungssoftware möglich sein, alle Archivierungsfunktionen direkt aus dem Mail-Programm heraus auszuführen. Darüber hinaus sollte die Lösung auf jeden Fall regelbasiert arbeiten, um die Archivierungsprozesse weitgehend zu automatisieren. Denn je weniger der Anwender manuell eingreifen muss, desto effektiver kann er mit der Archivierungslösung arbeiten. Selbstverständlich gehören dazu auch die bereits erwähnten Suchoptionen. In dieser Hinsicht sind einige Systeme, die auf dem Markt erhältlich sind, technisch absolut ausgereift, sicher und leistungsfähig. Kommende Produktgenerationen werden auf dieser Basis weiter aufbauen. Die Integration von Konvertierungsmodulen, die es ermöglichen, auch »exotische« Dateiformate in Standardformate wie zum Beispiel in PDF/A automatisch zu übersetzen, spielt eine zentrale Rolle, aber nicht nur bei der E-Mail-Archivierung.

Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management beziehungsweise künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management (ILM)? Wo sind hier die Schnittstellen? Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?

Duhme: E-Mail-Archivierung ist eigentlich schon ein klassischer Teilbereich des Storage-Managements. Umgekehrt könnte man sagen, dass Storage-Management ohne die Möglichkeit, Mails zu archivieren, gar keinen Sinn macht. Im Bereich Storage-Management beziehungsweise ILM kommt es ja gerade darauf an, eine Vielzahl heterogener Informationen in einem gemeinsamen Informations-Managementsystem zu integrieren. Dazu gehören Mails genau so wie MP3-Dateien, Videos oder gescannte Papierdokumente. In Zukunft wird ILM dafür sorgen, dass die archivierten Dokumente – natürlich auch auf der Basis gesetzlicher Vorgaben – jederzeit und an jedem Ort auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, und zwar über den gesamten Zeitraum von der Erstellung bis zur endgültigen Vernichtung. Um dies zu gewährleisten, ist aber auch ein effektives Storage-Management unerlässlich. So muss beispielsweise ein modernes ECM-System eine leicht konfigurierbare Schnittstelle bieten, über die sich die Software mit unterschiedlichen Hardware-Speichertechnologien verbinden lässt. Nur so kann ein leistungsfähiges ILM in Verbindung mit der Nutzung moderner Speichertechnologien realisiert werden. Das sollten Unternehmen, die die Investition in eine Archivierungslösung planen, als zentralen Punkt in ihren Anforderungskatalog mit aufnehmen.


Überblick

Rein juristisch kommen Unternehmen an der E-Mail-Archivierung nicht mehr vorbei. Doch selbst ohne diese Pflicht, würde keine Firma dieses Thema wieder abschaffen. Zu sehr sind Unternehmen auf die Informationen angewiesen, die sich in den E-Mails verbergen. Um ihre Nutzung zu optimieren, gehen viele Lösungen über das reine Archivieren hinaus und beschäftigen sich auch mit der E-Mail-Verwaltung und dem E-Mail-Management. Sie erleichtern dem Anwender die Recherche und dem Administrator die Systempflege.

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