Advertorial: Mit dem Smartphone ins Unternehmensarchiv

Nach dem privaten Sektor erobern Smartphones und Tablet-PCs auch den Unternehmensbereich. Um sie sinnvoll nutzen zu können, müssen die mobilen Technologien eng mit dem digitalen Unternehmensarchiv verzahnt sein. Der Stuttgarter ECM-Hersteller ELO Digital Office hat bereits einige ECM-Apps im Angebot, die dies leisten. Auf der CeBIT 2012 stellt ELO eine neue Lösung speziell für das Apple iPad vor.

Von Laura Rozic, ELO Digital Office
Sie sind überall. Ob beim Bäcker, in der Bahn oder auf der Straße, wohin man auch blickt, Smartphone-Displays leuchten in den Händen ihrer Benutzer. Die kleinen Alleskönner gehören nicht mehr in die Kategorie neuer Technologien, sie sind zum Alltagsgegenstand geworden. Mittlerweile gibt es Tausende Apps (Applikationen/Anwendungen) für fast jeden Bedarf. Sie reichem vom Online-Banking, lokalen Diensten, Status-Änderung in sozialen Netzwerken bis zu mobilen Unterhaltungsangeboten.

»Mobility« hat aber nicht nur den privaten Sektor erobert, der Trend ist längst auf geschäftlicher Ebene angekommen. Flexible Kundenbetreuung, Reaktionsschnelligkeit und hohe Produktivität entscheiden über Erfolg oder Misserfolg am Markt. Kein Manager kann es sich mehr leisten, erst nach Rückkehr von einer Dienstreise seine Mails zu lesen und zu beantworten. Heute gilt es, auch Leerlaufzeiten sinnvoll zu nutzen. Hierfür eignen sich Smartphones oder auch Tablet-PCs, die nicht erst wie ein Notebook hochgefahren werden müssen. Über spezielle Schnittstellen bieten sie Zugriff auf alle aktuellen Unternehmensdaten. Daher geht es heute nicht mehr darum, ob ein Unternehmen mobile Technologien einsetzt, sondern welche – und wie sie mit der Unternehmens-IT verzahnt werden.

ECM-Systeme als zentrale Basis für flexible Prozesse

Enterprise-Content-Management (ECM) schafft durch unterschiedlichste Informationstechnologien wie zum Beispiel Dokumentenmanagement, Workflowmanagement oder Archivierung eine zentrale Wissens-Plattform in Unternehmen. Hierbei stellt das ECM-System Informationen aus zum Beispiel Webportalen, kaufmännische Anwendungen (ERP), Kundenmanagement-Anwendungen (CRM),
E-Mail-Anwendungen oder auch CAD-Systemen zur Verfügung. Insbesondere bei der Steuerung der Unternehmensprozesse ist ECM die Basistechnologie zur Bereitstellung aller erforderlichen Prozessdokumente. Das gesamte Unternehmenswissen liegt quasi im ECM-Archiv, der Zugriff wird über intelligente Berechtigungskonzepte verwaltet.

Informationsverfügbarkeit ist innerhalb von Mobility und ECM ein wichtiges Schlüsselwort. Nicht verwunderlich also, dass ECM und Mobility gemeinsam unschlagbar sind, wenn es darum geht, Durchlaufzeiten zu verringern und die Produktivität zu steigern. Die Verfügbarkeit von Unternehmenswissen unabhängig von Ort und Zeit ist die Voraussetzung dafür.

Der Mobility-Pionier im ECM-Markt

Moderne ECM-Lösungen sollten daher einen Multi-Client-Ansatz verfolgen, demzufolge jeder Anwender einen Geschäftsvorfall von dem von ihm bevorzugten Client (Anwendung) aus bearbeiten kann. Dies kann Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes oder eben auch eine App für ein Smartphone beziehungsweise einen Tablet-Rechner sein.

Der Stuttgarter ECM-Hersteller ELO Digital Office war einer der ersten, der dies umsetzte. Zunächst entwickelte ELO eine ECM-App für das Apple iPhone. Aufgrund der hohen Nachfrage folgten Apps für nahezu alle auf dem Markt verfügbaren Smartphones und Tablet PCs. Dieses Jahr bringt ELO pünktlich zur CeBIT 2012 eine speziell für das Apple iPad entwickelte App auf den Markt, deren Benutzeroberfläche exakt auf das Gerät zugeschnitten wurde und viele komfortable Features bietet.

Die Handhabung der ELO-Apps für Smartphone und Tablet-PC ist kinderleicht: Der Anwender verbindet sich mit dem ECM-Server im Intranet und erhält über das hochauflösende Display die gewünschten Daten. Anzeigen lassen sich verschiedenste Dokumentenarten wie Bilder, Textdateien oder PDF-Dokumente. Mit der ECM-App können Nutzer von überall auf ihre Informationen zugreifen, Dokumente und Akten sogar offline mitnehmen. Die Sicherheit der Daten ist zum einen über den Passwortschutz, zum anderen über speziell abgesicherte Übertragungsprotokolle gegeben.

Leistungsstarke Suche inklusive

Nutzt der Anwender eine ECM-App, so nutzt er in der Regel auch die Suche des ECM-Systems. Im Falle von ELO ist eine Enterprise-Search-Technologie »ELO iSearch« integriert. Komfortabel wie bei der Internetsuche tippt der Anwender den Suchbegriff ein, die Suchanfrage wird an den ELO-Server übermittelt und die Suchergebnisse erscheinen übersichtlich im Display. Dabei umfasst ELO iSearch auch die Suche in allen angebunden Applikationen: Kaufmännische Anwendungen (ERP), Kundenmanagement-Anwendungen (CRM), E-Mail-Anwendungen oder das Internet lassen sich einfach in das ECM-Archiv integrieren. Das bietet völlig neue Sucherlebnisse und -ergebnisse auch über das Smartphone und Tablet-PC.

Workflow per Fingertipp

Selbstverständlich beschränken sich mobile Szenarien nicht auf die Anzeige von Daten beziehungsweise die Suche danach. Vielmehr lassen sich auch Workflow-Funktionen und -Aufgaben über die mobilen Endgeräte abbilden. So kann ein Vertriebsmitarbeiter zum Beispiel auch von unterwegs ein Angebot freigeben. Hierzu stellt ihm ein Kollege aus der Firmenzentrale das freizugebende Angebot in Form einer Aufgabe zu. Der Vertriebler ruft diese über sein Smartphone oder Tablet-PC ab und prüft das dazugehörige Dokument. Geht er mit den Angaben konform, initiiert er die Freigabe per Fingertipp. Auf diese Weise bleiben Geschäftsprozesse in Bewegung, Liegezeiten werden auf ein Minimum reduziert.

Gleiches gilt für die Prüfung einer Rechnung. Der Anwender kann bequem per Fingertipp zwischen den ERP-Buchungsdaten und Belegen hin und her navigieren. Er kann Anmerkungen ergänzen und den Workflow-Prozess abschließend freigeben und/oder die Aufgabe dem nächsten Bearbeitungsschritt zuführen. Getreu dem Motto »mobil ans Ziel«.